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Untitled Prezi

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mauricio alonso montealegre

on 11 March 2013

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2.2. COMPONENTES DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL GUIA PARA LA IMPLEMENTACION DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA DOCUMENTOS DE GRAN FORMATO.
TAPA
DIMENSIONES: INTERNAS EXTERNAS
LARGO: 88 cm. 88,5 cm.
ANCHO: 61 cm. 62,5 cm.
ALTO : 8 cm. 8,5 cm.

BASE
LARGO: 87 cm. 87,5 cm.
ANCHO: 59 cm. 60 cm.
ALTO : 8 cm. 8,5 cm. CAJAS PARA DOCUMENTOS DE MEDIANO FORMATO.
TAPA
DIMENSIONES: INTERNAS EXTERNAS
LARGO: 60 cm. 60,5 cm.
ANCHO: 44 cm. 44 cm.
ALTO : 8 cm. 8,5 cm.
BASE
LARGO: 57,5 cm. 58 cm.
ANCHO: 41 cm. 43 cm.
ALTO : 8 cm. 8,5 cm.
DISEÑO: INCLUYE TAPAS CON BISAGRA DE APERTURA DE 15 cm. DEL BORDE, PARA FACILITAR LA CONSULTA Y RETIRO DE LA DOCUMENTACIÓN. CENTRAL.

DIMENSIONES: INTERNAS EXTERNAS
ANCHO: 20 cm. 21 cm.
ALTO: 25 cm. 26,5 cm.
LARGO : 39 cm. 40 cm.

DISEÑO: INCLUYE UNA APERTURA FRONTAL CON PLIEGUE EN EL COSTADO IZQUIERDO Y PESTAÑA PARA SU MANIPULACIÓN. DISPROMUL R. DISPERSIÓN BALANCEADA CON CERAS PARAFÍNICAS, Ph 8-9, VISCOCIDAD 200 cps MÁXIMO MA-003.

RECUBRIMIENTO EXTERIOR: CON PULPA BLANCA, PREIMPRESO CON IDENTIFICACIÓN DE LA ENTIDAD.

ACABADO: EL CARTON CORRUGADO DEBE TENER UN ACABADO LISO, SUAVE, LIBRE DE PARTÍCULAS ABRASIVAS U OTRAS IMPERFECCIONES. NO SE DEBEN USAR CARTONES QUE TENGAN UN RECUBRIMIENTO CUYO ÚNICO COMPONENTE SEA PARAFINA.
LOS RECUBRIMIENTOS QUE CUMPLEN LAS ESPECIFICACIONES SON:
EMULEN 50. Ph 8 – 9.2, VISCOCIDAD 200-400 cps (centipoises).
MOBIL-CER-A. PELÍCULA A BASES DE CERA Y PARAFINAS, USADA PARA EXPORTACIÓN DE FLORES CON EL FIN DE EVITAR LA DESHIDRATACIÓN.
ADHESÁN 599. ADHESIVO EN EMULSIÓN DE POLIVINIL ACETATO MODIFICADO, VISCOCIDAD 1200-1500 cps. LOS DISEÑOS FACILITAN LA PRODUCCIÓN EN LINEA Y SU POSTERIOR ARMADA AL NO USAR ADHESIVOS NI GANCHOS METÁLICOS.
LAS CAJAS NO DEBEN TENER PERFORACIONES QUE FACILITEN LA ENTRADA DE POLVO E INSECTOS.
ESTAS DEBEN SER FABRICADAS CON CARTÓN KRAFT CORRUGADO DE PARED SENCILLA:
RESISTENCIA: EL CARTÓN CORRUGADO DEBE TENER UNA RESISTENCIA MÍNIMA A LA COMPRESIÓN VERTICAL (RCV) DE 930 Kgf/m2 Y UNA MÍNIMA AL APLASTAMIENTO HORIZONTAL DE 2 kgf/cm2. EL LABORATORIO DE RESTAURACIÓN DEL A.G.N HA AVALADO LOS SIGUIENTES MODELOS DE CAJAS PARA: ARCHIVO HISTÓRICO, ARCHIVO CENTRAL Y PARA DOCUMENTOS DE MEDIANO Y GRAN FORMATO.

EL DISEÑO DE LAS CAJAS DEBEN TENER UNA ESTRUCTURA RESISTENTE AL APLASTAMIENTO Y AL RASGADO. El archivo debe contar con el talento humano debidamente asignado a sus funciones y exclusivamente para realizar
dicha labor.
La entidad deberá contar con un programa de capacitación
que permita a los funcionarios del archivo ampliar y mejorar sus conocimientos en aspectos de la gestión documental y la organización de los archivos, además formación en el área de
la auditoria de información y manejo de procesos. La Gestión de Documentos, debe inscribirse como un programa estrátegico de la entidad, con el apoyo de la alta dirección.
Tener definido el sistema de administración de archivos de la entidad.
Contar con la participación de las diferentes áreas de la entidad, en especial con la estructura directiva y aquellas áreas relacionadas con las compras y suministros, la tecnología, el desarrollo organizacional y el presupuesto.
Disponer de un reglamento de archivos para la entidad, basado en el Reglamento General de Archivos del AGN y demás normas complementarias, que garantice el cumplimiento de al menos los siguientes aspectos:
Fases de formación del archivo, control sobre la entrada y salida de los documentos, acceso a los documentos, ordenación y descripción de los fondos de archivo, conservación de documentos, adopción de las normas técnicas colombianas que se hayan establecido en materia de archivos y documentos, existencia de la coordinación de la función archivística dentro de la estructura administrativa de la entidad de acuerdo con lo establecido en la Ley 594 de 2000, participación de la dependencia en los comités internos relacionados con la definición de procesos y procedimientos, gestión de calidad, entre otros. Para realizar este diagnóstico las entidades podrán actualizar los aspectos metodólogicos relacionados con las etapas de investigación preliminar, análisis e interpretación de la información recolectada, las cuales fueron desarrolladas en el proceso de elaboracion de T.R.D y T.V.D.

Lograr una documentación exacta y completa de las políticas y procedimientos de una organización y controlar, perfeccionar y simplificar los documentos y los sistemas de documentación, además de la conservación y utilización juiciosa de los documentos.

Dar un manejo ordenado y eficiente en el flujo de información, que resuelva los problemas y ayude a tomar decisiones.

Tener una visión exacta y completa de las políticas, funciones, programas y servicios de una entidad, la cual se ve reflejada en un Sistema Institucional de Archivos, plenamente organizado y definido que garanticé el flujo y disposición de la información en forma ágil y oportuna.
A partir del estudio y análisis de la documentación el programa de gestión documental normaliza todas las fases de la gestión documental de la información institucional como recurso indispensable para la toma de decisiones y la preservación del patrimonio documental de la entidad.

Asegurar la asignación de recursos económicos, humanos
y físicos que permitan el desarrollo armónico de las distintas fases archivísticas con los criterios operativos del mismo. TECNÓLOGO GESTIÓN DOCUMENTAL. F.C. 29 59 94.

INSTRUCTORA: NAYIBE TORRES P.

APRENDIZ: MAURICIO ALONSO M.

THANK YOU FOR YOUR TIME… HISTÓRICO.
DIMENSIONES: INTERNAS EXTERNAS
ANCHO: 11,5 cm. 12,5 cm.
ALTO : 25,5 cm. 26,5 cm.
LARGO: 39 cm. 42,5 cm.

MEDIDAS QUE SE PUEDEN MODIFICAR DE ACUERDO CON EL FORMATO DE LA DOCUMENTACIÓN. ESPECIFICACIONES CAJAS DE ARCHIVO RECUBRIMIENTO INTERNO. EL CARTÓN CORRUGADO TIENE UN Ph INFERIOR A 7. (EL PH ES UNA MEDIDA DE LA ACIDEZ O DE LA ALCALINIDAD DE UNA SUSTANCIA).
PARA EVITAR LA MIGRACIÓN DE ÁCIDO A LOS DOCUMENTOS, EL CARTÓN DEBE CONTAR CON RECUBRIMIENTO INTERIOR CONSTITUIDO POR UNA PELÍCULA TRANSPARENTE DE MATERIAL INERTE CON Ph NEUTRO (Ph=7), DEBE SER INSOLUBLE EN AGUA, NO PRESENTAR UNTUOSIDAD AL TACTO Y NO ADHERIRSE A LOS DOCUMENTOS. Las cajas se utilizan para almacenar carpetas, legajos o libros.
Protegen la documentación del polvo, la contaminación, los cambios bruscos de humedad relativa y temperatura, contribuyen a su adecuada manipulación y organización. Las cajas han ser funcionales y para ello se deben seleccionar diseños acordes con el formato de los documentos. EL ACUERDO 049 DE 2000. POR EL CUAL SE DESARROLLA EL ARTÍCULO DEL CAPITULO 7; CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS. 11.1 ALMACENAMIENTO Y CONSERVACIÓN Las instalaciones de los archivos deben reunir las condiciones mínimas para el adecuado desarrollo de
su función, siguiendo las recomendaciones del Archivo General de la Nación, en relación con las características arquitectónicas y medioambientales, espacio,
distribución de áreas de acuerdo con el flujo de los procesos del archivo, ubicación con relación a las dependencias, mobiliario y equipo. Centralización de la recepción y envío de los documentos, (adecuación de la oficina de recibo y despacho de correspondencia).
Definición de procedimientos de distribución de documentos internos y externos.
Tener debidamente aprobadas por el A.G.N o por la instancia territorial correspondiente, las Tablas de Retención y las T.V.D, según sea el caso.
Contar con el Comité de Archivo respectivo, el cual deberá tener definido su reglamento y funciones. Considerados la base del programa; se refieren a los contemplados en la Ley 594 de 2000 y en la teoría sobre la gestión de documentos. Estos son: El concepto de archivo total, el ciclo vital del documento, el principio de procedencia y el principio de orden original. ARCHIVISTICOS Se refiere a contemplar las situaciones administrativas de la gestión de documentos en aspectos como la transparencia, la simplificación de trámites y la eficiencia de la administración. ADMINISTRATIVOS Aspectos que se deben considerar para elaborar un Programa de Gestión Documental. 2.2.2.CONSIDERACIONES BASICAS
Por Programa de gestión documental se entiende: como un proceso archivístico sistemático encaminado al eficiente, eficaz, efectivo manejo y organización de la documentación producida y recibida por una entidad, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su producción, trámite, utilización y conservación. OBJETIVOS: LA LEY MENCIONA QUE LAS ENTIDADES PÚBLICAS TIENEN EL DEBER DE ENCAMINARSE HACIA PROGRAMAS DE GESTIÓN DE LOS DOCUMENTOS LOGRANDO ASÍ EL USO DE NUEVAS TECNOLOGÍAS Y SOPORTES, PERO SIEMPRE OBSERVANDO LOS PRINCIPIOS Y PROCESOS ARCHIVÍSTICOS. EL TEMA DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL QUEDA CONSIGNADO EN EL TÍTULO V, ARTÍCULOS 21 AL 26, EN LOS QUE SE ESTABLECE QUE LAS ENTIDADES PÚBLICAS DEBERÁN ELABORAR PROGRAMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL. LEY 594 DE 2000 – LEY GENERAL DE ARCHIVOS DISEÑO: INCLUYE TAPA CON BISAGRA DE APERTURA DE 15 cm. DEL BORDE, PARA FACILITAR LA CONSULTA Y RETIRO DE LA DOCUMENTACIÓN. DISEÑO: INCLUYE UNA APERTURA SUPERIOR Y DOS ALETAS FUELLE PARA EVITAR EL DESLIZAMIENTO DE LAS
UNIDADES INTERIORES: CARPETAS, LEGAJOS O LIBROS. TÉCNICAMENTE EL GRUPO DEL LABORATORIO DE RESTAURACIÓN DEL A.G.N, ESTABLECEN LAS SIGUIENTES ESPECIFICACIONES PARA LAS UNIDADES DE CONSERVACIÓN:
CAJAS DE ARCHIVO. ARTICULO 5. CONDICIONES AMBIENTALES Hacen relación a la necesidad de integrar el programa de gestión documental (PGD) con todas las funciones administrativas de la entidad, así como con los sistemas de información, con las aplicativas y demás herramientas informativas de las que haga uso la entidad, en atención a las siguientes consideraciones: REQUISITOS ADMINISTRATIVOS Se refieren a las condiciones o instrumentos técnicos previos como: contar con manuales de procesos y procedimientos,
manual de funciones, Organigrama institucional y tablas de retención documental, adopción de normas técnicas y normatividad en general, existencia de archivos en las diferentes fases del ciclo vital y de Unidad de Correspondencia. Para ello, se deberán verificar el cumplimiento de las siguientes condiciones: REQUISITOS TÉCNICOS El diseño y desarrollo de un programa de gestión documental, obedece a un plan de acción con líneas concretas que facilite su implementación de manera efectiva, contempla la identificación de problemas, oportunidades y objetivos, análisis y determinación de los requerimientos de información, mantenimiento, evaluación y documentación del programa, planes de mejoramiento y planes de contingencia. DIAGNÓSTICO Hacen relación al análisis de situaciones de tipo económico de la gestión de documentos, como la reducción de costos derivados de la conservación
de documentos innecesarios y la racionalización
de los recursos destinados para la gestión documental. ECONÓMICOS CONJUNTO DE NORMAS TÉCNICAS Y PRACTICAS ARCHIVÍSTICAS, QUE NOS AYUDAN A ORGANIZAR Y ADMINISTRAR PROCESOS DE INFORMACIÓN TALES COMO LA PRODUCCIÓN, RECEPCIÓN, DISTRIBUCIÓN, CONSULTA, ORGANIZACIÓN, RECUPERACIÓN Y DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS PARA FACILITAR SU UTILIZACIÓN Y CONSERVACIÓN. GESTIÓN DOCUMENTAL 2.2. COMPONENTES DE UN
PROGRAMA
DE GESTIÓN DOCUMENTAL GUIA PARA LA IMPLEMENTACION DE UN PROGRAMA
DE GESTIÓN DOCUMENTAL
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