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Proyecto miniCompañía

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by

Álex G. Rodríguez

on 3 November 2013

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Transcript of Proyecto miniCompañía

Sesiones:
Fechas:
Formación:
Grado de implantación:
17
2012/2013
Teórico / Práctico
Ángel San Andrés


Ángel Luis Guillén
Juan Tejerina
Álex G. Rodríguez
Alberto Cano
Carlos Sánchez-Guerra
Susana Jimenez
Actualmente existe una gran necesidad de encontrar modelos de trabajo de gran productividad y altamente efectivos, así como la implicación por parte de los trabajadores de una empresa sin que piensen que son meros operarios, sino parte de algo "más grande".

Por ello, la minicompañía es uno de los modelos de gestión que existen a día de hoy más adecuado para ello. Nos permite realizar un seguimiento de forma autónoma para empresas pequeñas o, como es nuestro caso, hacer de los departamentos de una gran empresa pequeñas minicompañías que funcionen por si mismas y donde cada miembro es una parte importante del conjunto, aunque tenga unos objetivos comunes con el resto.

Miembros Presenciales mC:
Marcar unas pautas de actuación aumentando así el compromiso de los integrantes, sumándoles responsabilidades y, en cierta medida, dándoles una completa autonomía para afrontar las mejoras y retos viables en el propio área.

Además, se tiene en cuenta la motivación creciente de los miembros así como las aspiraciones en el ámbito laboral de cada uno.
¿Cuál es nuestro propósito?
Consultor:
Proceso Gráfico:

Glosario de Términos
Departamento perteneciente a la Dirección General de Operaciones/producción, compuesta de las áreas de Preimpresión, Mesa de Coordinación y Diseño/Maquetación Multidispositivo.
Estructurar, elaborar y diseñar contenidos gráficos:

En las distintas áreas, se realiza desde la estructura de planillos de los diarios, pasando por el tratamiento de imágenes, normalización de publicidad y transmisión a centros impresores, hasta la elaboración y enriquecido de las ediciones digitales.
Asímismo, diseño y maquetación multidispositivo para la creación de webs y aplicaciones móviles, campañas de márketing, etc.
Soportes tradicionales, como nuevas tecnologías

El departamento no sólo está orientado a soportes tradicionales como periódicos y revistas, sino que se adapta a las necesidades del grupo, tanto las ediciones digitales, como en diseño de aplicaciones para todo tipo de dispositivos.

Servicio y producto de calidad:

Somos conscientes de ser un departamento de servicio, por lo que nuestro principal objetivo es la calidad en todos nuestros productos, cumpliendo las especificaciones para garantizar la satisfacción del cliente. Si a esto le sumamos nuestro afán de mejora continua, iremos más allá del resultado esperado.

Productos: Periódicos, revistas, páginas web, diseño y usabilidad de las app móviles, ficticios, campañas publicitarias, de marketing...

Clientes internos y externos:

— Internos: cualquier departamento o persona perteneciente al Grupo Vocento, que reciba de directamente nuestros productos o servicios.

— Externos: cualquier grupo de interés que reciba nuestros productos y servicios.
Valor añadido de nuestras actividades, asumiendo nuevas competencias:

Estamos abiertos a asumir nuevas tareas en nuestro trabajo, siempre y cuando añadan más valor a lo que hacemos, aprovechando la experiencia y conocimientos del personal de nuestra mC.
Guiar y asesorar a nuestros clientes:

Queremos aportar nuestros conocimientos al cliente, para hacerle ver que el producto que demanda, puede ser mejorado en sus especificaciones, consiguiendo satisfacción para ambos y hacer un proyecto común.
— Cumplir con las expectativas de los clientes y propias.

— Aumentar el valor añadido de nuestras actividades asumiendo nuevas competencias.

— Ser referente de gestión y organización dentro del grupo Vocento.

— Aprovechando la experiencia y profesionalidad adquirida, guiar y asesorar a nuestros clientes, para conseguir un producto en el que todos estamos satisfechos y quede reflejada nuestra dedicación y esfuerzo.
Conseguiremos:
Uno de los elementos más importantes de las miniCompañías son las personas en sí mismas. Se consideran tanto el motor que hará que avance como los cimientos de la misma.

De ahí que sea necesario el compromiso por parte de cada uno de los integrantes como el hecho de que se sientan elementos importantes en el funcionamiento de la misma. La aplicación de las herramientas y técnicas son parte fundamental de nuestros objetivos.

Por ello hemos establecido una relación de personas y definido las funciones de cada puesto de trabajo.
Organigrama Funcional
Diseños de puesto
Por otro lado, hemos elaborado una Matriz de Competencias con las actitudes y aptitudes de cada uno de los integrantes de la mC y, con esos datos, hemos preparado un Plan de Formación para tratar de solventar las carencias en determinados aspectos o mejorar y aumentar unos conocimientos base, buscando además una autonomía para cada elemento que forma el equipo y fomentando los aspectos polivalentes.
Con una serie de métodos, como los indicadores de trabajo, hemos llevado un seguimiento estricto de todas las tareas y el grado de actividad diaria que suponen las mismas para los integrantes del equipo.

Gracias a estos datos estamos tratando de lograr una mejora continua, así como un mejor trabajo en equipo que se verá reflejado en la calidad de nuestras tareas. Conseguiremos así una mayor satisfacción para todos nuestros clientes, tanto internos como externos.
¿Qué queremos?
Ofrecer un servicio y producto de calidad, tanto a nuestros clientes internos y externos como al usuario final. Para lograrlo, hemos fomentado el trabajo en equipo y la formación continua, implicándonos para alcanzar nuestros propios objetivos.
¿Quiénes somos?
En el Departamento de Proceso Gráfico nos encargamos de estructurar, elaborar y diseñar contenidos gráficos, para la realización de los diferentes medios del grupo Vocento, tanto en los soportes tradicionales como nuevas tecnologías.
95%
Un aspecto muy importante a la hora de realizar un buen trabajo es, valga la redundancia, estar en un buen lugar de trabajo —también denominado como GEMBA—. Para ello hemos tenido que mejorar las condiciones de trabajo, de seguridad, la motivación del personal y la eficiencia, partiendo de una base de organización, orden y limpieza de nuestras áreas. Con esto evitaremos conservar materiales innecesarios que no nos van a aportar nada, optimizaremos el espacio disponible en cada zona y, además, sabremos en cada momento y de forma rápida dónde se encuentra cada material necesario en nuestra actividad diaria, así como su ubicación en cada uno de los servidores utilizados.

Para ello hemos realizado las acciones de las 5S:
Seiri - Organización
Hemos realizado una identificación y posterior separación de los materiales necesarios e innecesarios en cada área y se ha procedido a eliminar estos últimos, creando un espacio ZAMI donde ubicar los materiales dudosos a la espera de decisión.
Nos encontramos un sitio totalmente desorganizado con pruebas impresas descolocadas, material de papeleria esparcido por encima y un casco de moto en un lugar que no le corresponde.
Natalia Torres
Maite Díaz
Sergio Calvo
Barry Prendergast
Sergio Díez
Marcos Rodríguez
Tamara Reyes
Rafael Martín
Adrián Díaz
Antonio Becerro
Óscar Torres
Jose Luis Parrado
Silvia Guinot


Miembros mC:
Es la principal razón de ser de la miniCompañía. Básicamente es el motivo por el cual existe.
¿Qué es la misión?
Nos ha permitido establecer un orden en cada departamento, una serie de pautas y reglas a seguir para, por un lado, facilitar el trabajo y, por otro, aumentar la calidad y eficacia del trabajo a realizar por los miembros, buscando una evolución y mejora tanto individual como de grupo.
¿Para qué sirve?
Seiton - Orden
Se ha acordado un método de ubicación y de identificación de los materiales necesarios para la realización del trabajo, tanto físicos como de información, de manera que tanto los integrantes que conforman el departamento como personas ajenas a él sepan dónde encontralos de la forma más rápida posible.
Seiso - Limpieza
Para asegurarnos un óptimo estado de nuestras áreas y elementos de trabajo, hemos procedido a comprobar el buen estado en el que se encuentran e identificar las zonas donde se suelen acumular materiales e información prescindibles que generen fuentes de suciedad o de difícil limpieza, proponiendo soluciones al respecto.
Seiketsu - Control Visual
El control visual nos sirve para mantener todo lo conseguido al aplicar OOL y detectar de forma rápida cualquier alteración en las áreas y herramientas de trabajo, además de ayudarnos a saber dónde y cómo deben estar las cosas siguiendo unas normas que todos los componentes del departamento deben conocer.
Shitsuke - Disciplina y Hábito
Todos los componentes del departamento deben cumplir con las normas establecidas de OOL evitando el deterioro de lo conseguido y llevando a cabo los mecanismos de revisión establecidos como son los paseos y auditorías, y posteriormente aplicando las acciones correctoras necesarias.
Es muy importante llevar a cabo una estructuración para conocer los clientes principales de la mC, así como nuestro nivel de relación con ellos. Con esto hemos sido capaces de comprender y dar un nuevo enfoque al trabajo para satisfacer de forma oportuna sus necesidades, además de mejorar la comunicación y llevar a cabo consensos para solucionar los posibles problemas que han surgido.

Para ello, y en primer lugar, hemos definido un planetario donde mostraremos las áreas con las que tenemos relación y en el que mostrará el nivel de implicación y/o cantidad de trabajo que se lleva a cabo de forma bidireccional.
Planetario de mC P.G
En segundo lugar, y para aumentar la vinculación entre clientes y proveedores nos hemos reunido con nuestros clientes principales realizado una carta de relación y así mejorar una serie de procesos concretos, sobre todo aquellos que fueran incumplidos de forma continua y cuyas consecuencias fueran altamente graves. Esto se verá reflejado en el Plan de Acción.

Con esto conseguiremos entender la relación entre distintas áreas y hacer una gestión más acorde con cada una, además de entender sus necesidades y demandas. Conseguir una facilidad para analizar los problemas y darles soluciones tempranas de forma conjunta y trabajar mano a mano desde un inicio con ellos. Por otro lado, nos permitirá corregir y/o eliminar aquellos factores que afecten a la calidad final del trabajo así como las relaciones entre ambos.
Carta C-P / Plan de Acción
Para finalizar, hemos realizado una encuesta de satisfacción a nuestros clientes. Con ello conseguimos una visión tan real como directa de la calidad de los trabajos que entregamos a todos y cada uno de nuestros clientes y, lo más importante, dar soluciones a los factores que no estén a la altura que deberían.
Encuesta de Satisfacción
Mapa de Procesos
Diagrama Funcional
Plan de Acción
Entenderemos como «proceso» la transformación de las materias primas en productos terminados:
— No hay proceso sin un producto/servicio concreto.
— No hay producto/servicio sin cliente que lo reciba.

En este apartado hemos definido un mapa de procesos en el que se encuentran todas las tareas del departamento, explicadas cada una de ellas en sus respectivos diagramas funcionales, que nos sirven para representar el proceso de forma gráfica, observando las diferentes áreas o departamentos por las que fluye y las decisiones que se toman a lo largo del mismo.
Puntos Rojos
Gracias a todas estas acciones pudimos analizar todas y cada una de las actividades que añaden valor a nuestro trabajo, identificar errores y puntos de mejora dentro de cada proceso y controlar las incidencias que ocurren para resolverlas de forma rápida y eficaz.
Una vez establecidos, definidos y estructurados todos y cada uno de los procesos que se realizan en el departamento llevamos a cabo una descripción más profunda. Nos encargamos de recoger las normas y pasos a seguir para llevar a cabo cada tarea concreta, estableciendo un estándar para así asegurarnos tanto el éxito a la hora de llevar a cabo las tareas como que todos lo hagamos de la misma manera, eligiendo la más rápida, efectiva y que otorgue un mejor resultado. Todo esto se ha recogido en los SOPs del departamento que, por ahora, son un total de 13.

Para ello hemos realizado un desglose de los puestos así como sus respectivas actividades. Además, también hemos llevado a cabo una descripción de los puestos.
Desglose de puestos
Con miras a alcanzar objetivos muchos más grandes hemos realizado un conjunto de actuaciones que han sido previstas para conseguir determinados fines y/u objetivos; esto recibe el nombre de plan de gestión. Estos objetivos dentro del plan de gestión pueden clasificarse en Mejora —nombrado como "M"— o de mantenimiento —definido por una "m"—. El objetivo de nuestro plan de gestión es mantener y mejorar la actividad del grupo mediante ciclos PDCA y SDCA.
El plan de gestión nos está permitiendo ligar actividades de la mC con los objetivos principales de la empresa. Hemos conseguido que el personal de la unidad conozca como enfocar cada actividad y hacia dónde dirigir los esfuerzo de la mejora continua.
Objetivos de Mejora
Reflexionamos sobre las directrices de dirección, demandas del mercado y preocupaciones internas.
Matriz en X Objetivos M
Despliegue en M
Objetivos: resultado —resolución de problema crónico—, desarrollo organizativo y proyecto de mejora.
Cuadro de Mando QCDSM
Gracias a los indicadores tenemos un sistema de información vital para la toma de decisiones.. Nos muestra la evolución de nuestros indicadores clave KPI para actuar sobre ellos. También nos ayuda a conseguir objetivos y a anticiparnos a problemas futuros. Para finalizar, controlaremos de manera eficiente los recursos que se consumen.
La comunicación interna sirve para que los miembros de la miniCompañía estén al tanto de lo que ocurre en el departamento, participen de forma activa para buscar mejoras y/o soluciones para un mejor y más fácil trabajo y se sientan parte viva en ella.

Gracias a ella conseguimos que los miembros no sientan que están vagando a un rumbo incierto y tener unos conocimientos claros de los objetivos y situaciones que se viven en la empresa, aumentando además el nivel de motivación de los trabajadores.

Se han establecido una serie de reuniones de carácter diario, semanal y mensual.
Para finalizar, hemos generado una serie de SOPs en los que se refleja cómo y de qué manera hay que realizar las tareas por todos y cada uno de nosotros. Es decir, creamos un estandar de trabajo que todos conocemos —o podremos aprender de forma rápida e intuitiva— y debemos seguir. Con ello hemos obtenido más control sobre las labores, así como una gestión más eficaz. Ello nos ha facilitado aplicar ciclos de mejora continua y de control o mantenimiento.
SOP Tratamiento de Publicidad
Cartas
Indicadores
Acta Reunión Mensual Operativa
— Las reuniones diarias son de cinco minutos y se realizan por áreas.
— Las reuniones semanales son de treinta minutos y se llevan a cabo por los responsables de las áreas de la mC.
— Las reuniones mensuales duran alrededor de sesenta minutos y serán para todos los miembros de la mC.
Al establecer un plan de mejora contínua somos capaces de identificar y dar solución a los problemas que surgen mediante la aplicación sistemática de herramientas de calidad como son los SCRAs —problemas puntuales— o los CEDACs —problemas crónicos— y el buzón de sugerencias, que parten de la base de la participación y conocimiento de todos los componentes del departamento.
Sugerencias
SCRA
Después del esfuerzo que todo el departamento ha realizado, sobre todo por la falta de tiempo para poder desarrollar de forma adecuada los pasos para la implantación de la mC, hemos podido observar las siguientes mejoras en el departamento:
— Integrar a los equipos de diseño y preimpresión en un mismo proyecto.
— Una mayor implicación de sus integrantes a la hora de querer alcanzar los objetivos compartidos de todo el departamento así como de la empresa.
— Marcar la pautas respecto a la organización y métodos de trabajo tanto de cara a los clientes como a nivel interno, consiguiendo una mayor optimización en la gestión de equipos, proyectos y resultados.
— Ser capaces de conocer todos los flujos de trabajo así como la carga de los mismos.
— Llevar a cabo los procedimientos de OOL para tener el departamento dispuesto de forma correcta y plenamente ordenado.
— Hemos conseguido fomentar la participación activa de los miembros de la mC en pro de buscar soluciones y/o pasos que consigan mejorar todos y cada uno de nuestros procesos.
— Estamos realizando un seguimiento tanto de actitudes como de aptitudes del personal para así enfocar nuestros recursos en la dirección más adecuada, además de poder dar la formación necesaria según las características de cada miembro, buscando la polivalencia.
— Para finalizar, se han sentado las bases desde las que trabajar una serie de objetivos de mantenimiento y mejora del departamento a través del seguimiento de nuestros resultados.


Pese a todas estas mejoras hay puntos en los que debemos seguir trabajando día a día:

— Necesitamos que se aporten más sugerencias y de forma más activa y precisa por parte de los miembros de la mC.
— Mantener el ritmo en todos los procesos de OOL para no descuidar ninguno de los elementos que lo conforman y mantienen organizado.
— Lograr un punto intermedio con todos los clientes en el que tanto nosotros como ellos estemos satisfechos con el resultado del trabajo y la metodología utilizada.


No obstante, siempre hay cosas que mejorar...
Misión »
Calendario de SOPs
SOP de Imposición de Color
Indicadores
Ciclo PDCA:

Glosario de Términos
— P: Plan o Planificar.
— D: Do o Hacer.
— C: Check o Verificar.
— A: Act o Actuar.
Ciclo SDCA:

— S: Standardize o Estandarizar
— D: Do o Hacer.
— C: Check o Verificar.
— A: Act o Actuar.
Indicador Reclamaciones
Indicadores de Salud
Mantenimiento de mC
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