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Administración documental en el entorno laboral

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by

Lina Pedraza

on 6 August 2014

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Transcript of Administración documental en el entorno laboral

Administración documental en el entorno laboral
2. Actividades de Reflexión inicial
Inicialmente, recuerde y reflexione acerca de la importancia y funciones de los siguientes elementos en un proceso archivístico:

El Dato:
es la una seña que representa una parte mínima de un contenido, que describen una parte de la realidad.

La Información:
Conjunto de datos organizados.

El Documento:
es un instrumento que contiene información la cual puede ser testimoniada.

3. Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el aprendizaje
¿Cuál sería la clasificación de los documentos mencionados según el soporte?

Según soporte.

• Textual. Nota, borradores, apuntes rápidos
• Cinta: Cintas magnéticas, vídeo
• Gráficos: mapas, dibujos, planos
• Imágenes: Fotografías, cuadro
• Otros soportes: disco duro

4. Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización)
1. Diferencias entre el dato, la información y el documento.
El
dato
es un elemento aislado que no ha sido procesado.
La
información
es un conjunto de elementos procesados para un fin específico.
El
documento
es un instrumento donde se plasma los elementos procesados para darlos a conocer.
Características
-Dato:
Recolección, procesamiento, transformación
-Información:
dependiendo de su naturaleza, personal, institucional y documental.


Según su naturaleza:
Internas: entidad productora, orígenes funcionales, fecha y lugar de producción, contenido sustantivo o substancial.
Externas: Clase (textual, no textuales), tipo, forma, formato (textual y no textual) y cantidad.

Luego...
Después de haber realizado la reflexión inicial, es momento de que usted observe el siguiente vídeo denominado: IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS, y posteriormente piense a nivel general, cuáles podrían ser las posibles fallas que existen en el proceso general del documento archivístico.
• La principal falla en el proceso general del documento archivístico es el desorden que hay en algunas empresas o en algunas dependencias de las empresas y esto hace que fallen los procesos de organización, que la información se pierda y no se pueda dar testimonio.
En el foro temático correspondiente al tercer contenido de estudio, responda de forma clara y argumentada las siguientes preguntas :
a. Observe la imagen que se presenta a continuación y explique con sus palabras cuál es el procedimiento que se evidencia en la misma.

En la imagen se observa el procedimiento que tiene un dato para que tenga efectividad:
• Recolección: Inicialmente se recolectan los datos.
• Procesamiento: los datos so organizados
• Transformación: finalmente se transforman en información

b. Escriba las cuatro tipologías documentales que se presentan en el contenido y exponga la importancia de cada una de ellas, en el proceso de la Administración Documental.

Tipologías documentales:
• Correspondencia comercial: en estos documentos se puede observar las características de la empresa y sus avances.
• Documentos contables: evidencia los movimientos financieros de la empresa, pérdidas y ganancias.
• Documentos legales: por su contenido puede servir como prueba
• Documentos especiales: por sus características específicas permite encontrar información y ver los avances de la empresa.
c. Describa dos aportes generales que le brindaría a la temática de este contenido y explique el porqué de sus aportes.

• Importancia a la compañía: si el archivo de las empresas se encuentra organizado, esta ganara importancia ya que podrá mostrar su historia, sus avances.
• Optimizar tiempo: las compañías ahorraran tiempo cuando deseen buscar información, todo estará organizado y será fácil encontrar lo que se busca.
Jenny Villamil Lara
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