Loading presentation...

Present Remotely

Send the link below via email or IM

Copy

Present to your audience

Start remote presentation

  • Invited audience members will follow you as you navigate and present
  • People invited to a presentation do not need a Prezi account
  • This link expires 10 minutes after you close the presentation
  • A maximum of 30 users can follow your presentation
  • Learn more about this feature in our knowledge base article

Do you really want to delete this prezi?

Neither you, nor the coeditors you shared it with will be able to recover it again.

DeleteCancel

Make your likes visible on Facebook?

Connect your Facebook account to Prezi and let your likes appear on your timeline.
You can change this under Settings & Account at any time.

No, thanks

Requerimientos para la Organización de Eventos

31 pasos fundamentales que se requieren a la hora de realizar un evento exitoso.
by

karlos molina

on 7 September 2012

Comments (0)

Please log in to add your comment.

Report abuse

Transcript of Requerimientos para la Organización de Eventos

Requerimientos para la Organización de eventos
y Certámenes NOMBRE DEL EVENTO
Permite ubicar al personal encargado de su planeación en un contexto definido y claro. Debe ser de fácil recordación, impactante y llamativo.
OBJETIVO
Definir claramente qué se busca con el evento, cuáles son las necesidades del cliente que desea el evento, qué clase de evento es: social, político, académico, deportivo o protocolar. EVIDENCIAS DE PROCESO O MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Construcción de evidencias de planeación paso a paso con sus respectivos responsables con la ayuda de una secretaria que se encargará de elaborar y diligenciar formatos y escritos de conocimiento permanente para el grupo organizador. Al final se encargar las memorias retroalimentadas por el cliente, el equipo organizador, los participantes y los invitados. EVIDENCIAS DE PROCESO O MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Construcción de evidencias de planeación paso a paso con sus respectivos responsables con la ayuda de una secretaria que se encargará de elaborar y diligenciar formatos y escritos de conocimiento permanente para el grupo organizador. Al final se encargar las memorias retroalimentadas por el cliente, el equipo organizador, los participantes y los invitados.
PRESUPUESTO
En éste punto se debe calcular el costo del evento como tal, para dar paso a las siguientes etapas.
INVITADOS
Son aportados por el cliente o por el organizador según el caso, permite definir el lugar adecuado y el presupuesto teniendo en cuenta temas como los refrigerios, comidas, bebidas, material de apoyo, silletería, mesas, etc. LUGAR
Características que debe tener el lugar en materia de seguridad, comodidad, accesibilidad, iluminación, ventilación, recursos, etc.
ACTIVIDADES A REALIZAR
Nos permite determinar si se requieren salones alternos, ayudas audiovisuales como videobeam, computadores. Se originan de las lluvias de ideas y con base en ellas se toman decisiones.
PERSONALIDADES QUE QUIERO QUE ASISTAN
Si es un invitado de alto rango, el evento debe programarse una vez se confirme su asistencia. HORA
Será determinada por la característica del evento. Por ejemplo, si es una rueda de prensa lo ideal es realizarla en horas de la mañana. Hay que tener en cuenta el comportamiento del clima y otros aspectos relacionados con el ambiente y los invitados. FECHA
Tener en cuenta la disponibilidad de los invitados, el tiempo laboral y los calendarios sociales y comerciales.
PROTOCOLO Para el manejo de éste punto, es necesario conocer los pormenores de precedencias, etiqueta, protocolo y glamur y en general el comportamiento adecuado para cada situación teniendo en cuenta las políticas organizacionales, los credos religiosos, políticos, militares y sociales de cada región o país. BANDERAS
Deben estar siempre, para los actos administrativos, la bandera de Colombia, el departamento, de la ciudad y de la organización o empresa. Las banderas irán atrás, en el centro o a la derecha de quienes presiden y según su espacio. Deben evidenciar el aseo y mantenimiento permanente.
ATRIL
Deben ser cómodos y adecuado a la estatura de los presentadores y llamados a él. Iluminación adecuada y conexión adecuada a internet que garantice su excelente funcionamiento. Es necesario que cuenten con un servicio de agua para el presentador.
PRESENTADOR
Es la persona que orienta el evento. Debe manejar un tono de voz acorde al lugar y a la ceremonia, dinámico, recursivo, hábil con la palabra y convincente.

HIMNOS:
Se deben entonar los himnos acordes al país, al departamento, a la ciudad y a la organización o empresa que realiza el evento. HABLADORES
Permiten identificar la ubicación de las personalidades en la mesa principal y en las primeras filas del lugar.
ORDEN DEL DÍA O PROGRAMA
Se construye con anterioridad al evento y se presenta en carpeta, con buena calidad de papel y letra legible. Se le entrega al presentador con anticipación para que lo ensaye y lo conozca. Se deben evitar los cambios a última hora y en caso de haberlos, entregarlos con discreción y con la misma presentación del inicial.
Se va desarrollando a medida que transcurre el evento. Según el programa que se trate, se tendrá en cuenta:

 Los himnos van de mayor a menor.

 Los discursos van de mayor a menor. Esto significa que primero habla el anfitrión y por último, la persona más importante o el homenajeado. Todo depende del evento y de cada uno de los participantes. MESA PRINCIPAL
Según el acto, habrá una mesa de honor, representada por las personas que presiden el acto. Siempre será un número impar. LOGÍSTICA SONIDO Y MICRÓFONOS
Tener en cuenta que para un evento al aire libre se requiere mayor amplificación y es prudente, realizar pruebas antes de dar inicio al evento. Contar con repuestos en caso de requerimientos a última hora.
TARIMA
Verificar que la tarima cumpla con las expectativas de espacio de las actividades a desarrollar.
AYUDAS AUDIOVISUALES
Verificar con los expositores, el tipo de ayudas audiovisuales requeridas. Tener en cuenta que se deben hacer pruebas antes de iniciar el evento y que el videobeam no se debe utilizar en espacios abiertos con luz. SILLAS, MESAS Y MANTELES
Dependen del número de invitados y las actividades a realizar.
FLORES
Se pueden utilizar para decorar el salón y en la mesa principal pueden situarse en el suelo, recostadas a la mesa o al atril o en el borde de una tarima.
INVITACIONES
El diseño de las tarjetas debe tener el visto bueno de la organización o empresa a la cual se pertenece. Por cortesía, deben enviarse a los invitados 15 días antes del evento. Si se trata de eventos sociales, se recomienda que los sobres sean marcados a mano. Con el fin de conservar el medio ambiente se puede hacer el envío por correo electrónico.
LISTADO DE INVITADOS
Debe definirse con claridad el público objetivo. En lo posible, confirmar la recepción de la tarjeta y la asistencia al evento. Los invitados adicionalmente pueden recibir indicaciones específicas relacionadas con el evento, como vestuario recomendado, admisión de otros acompañantes, etc.
TRANSPORTE
En caso que se requiera ya sea para los expositores o para los invitados, debe dársele a conocer con anterioridad, teniendo en cuenta el lugar y la hora de abordaje, características del vehículo, entre otros.
ALIMENTACIÓN
Depende del presupuesto, el horario, la duración del evento y la cantidad, calidad y clase de invitados.
EQUIPOS DE COMUNICACIÓN
Se utiliza en caso de que el personal de logística lo requiera para garantizar el normal desarrollo del evento teniendo en cuenta la distancia entre los puestos de servicio o la magnitud del evento.
SEGURIDAD Y EQUIPOS DE EMERGENCIA
Es un aspecto importante para garantizar la tranquilidad de la actividad. Se puede coordinar con la secretaria de gobierno, convivencia y seguridad ciudadana y con las diferentes comitivas de salud ocupacional.
MATERIAL POP
Evento vende evento.
Es importante mostrar la imagen corporativa como organizadores de eventos. Para ello debemos portar distintivos que a su vez informen de nuestro perfil ocupacional para hacer nuevos contactos.

Debe garantizarse la adecuada presencia institucional a través de pendones, camisetas, gorras, escarapelas, botones, plegables, volantes. En caso necesario, debe prepararse material de apoyo como cartillas, videos promocionales o un puesto de información durante el evento.
PLANEACIÓN CONFORMACIÓN DEL COMITÉ CENTRAL
Se deben concretar las personas que conforman el comité organizador, un coordinador general y todos los que sean necesarios para cumplir las diferentes funciones asignadas las cuales a su vez seleccionarán su equipo específico de trabajo al cual dirigirán.
Full transcript