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Gestión del Voluntariado

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by

Nina Chacon

on 8 September 2012

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Transcript of Gestión del Voluntariado

Gestión del Voluntariado Estructuración
Planificación
Sistematización FASE DE PREPARACIÓN Implica tomar decisiones que tienen como resultado distintas formas de organizarse. Estructuración Abarca todos los elementos que sirven para contextualizar el voluntariado de forma transversal en el seno de la entidad La mejora de la gestión del voluntariado nos ha de permitir
que los objetivos de los programas de la organización se
cumplan beneficiando a más personas y con mayor impacto,
que nuestros voluntarios tengan la formación y habilidades
necesarias para realizar correctamente sus tareas, que estén
satisfechos de su aportación y así podamos aprovechar todas
sus capacidades”

Fuente: Manual de Gestión de Voluntariado, Fundación La Caixa, 2009. ¿Qué es Gestión? Gestionar voluntariado significa trabajar con unos procedimientos establecidos que permitan seguir unas pautas y criterios comunes, útiles en todas las fases del voluntariado en la entidad. Persona que de forma libre y por voluntad propia, decide participar en la mejora de su entorno involucrándose en diferentes causas a través de distintas entidades. Entre el Voluntariado y la Organización se establece una relación de INTERCAMBIO El Voluntariado Espacios en que voluntarios realizan acciones para cambiar situaciones desigualdades, mejorar la calidad de vida de personas con menos oportunidades o denunciar injusticias. Organizaciones del Tercer Sector El Voluntariado en las Organizaciones Implica y genera la ciudadanía,

Por su externalidad puede aportar una visión crítica constructiva a la entidad,

Aporta credibilidad,

Tiene efecto vinculante, es un puente entre otros sectores,

Aporta innovación y diversidad,

Potencial de convertirse en donantes o promotores importantes,

Potencial colaborador remunerado. Conoce los valores, misión y visión de las organizaciones. Beneficios del Voluntariado Llevar a cabo acciones que hacen posible la realización de una operación o de un anhelo cualquiera.

Sugiere la existencia de cuatro aspectos:
Estrategia
Cultura
Estructura y
Ejecución

Administrar, por otra parte, abarca las ideas de gobernar, disponer dirigir, ordenar u organizar una determinada cosa o situación. Definición Importancia de la Gestión del Voluntariado Si bien los voluntarios se caracterizan por tener un deseo desinteresado por apoyar a su organización, y eso ha permitido que muchas entidades incluso surjan y crezcan, esto no determina que se minusvalore la importancia de la gestión de estos colaboradores.

Es importante resaltar que el interés de estas personas no es tanto en la labor que pueden desempeñar, sino en el fin mismo de la organización. Debemos reconocer que no sólo la gestión del voluntario impacta en el resultado que su relación tenga con nuestra entidad. También lo es la gestión de toda la organización. Pero si la organización aún no ha examinado todas sus gestiones, el hacerlo respecto a los voluntarios hará una gran diferencia en la permanencia de ellos en la organización. Permite desarrollar las entidades. Alcanzar sus obejetivos. Ser más óptimos. Toma de decisiones en el momento de organizar el voluntariado

Tipo de actividades en las que va a participar.

Existencia o no de un departamento o área específica de voluntariado.

Incorporación o no de una persona voluntaria como responsable del voluntariado. Planificación Diagnóstico ¿Cómo se hará? Supone una serie de aspectos que debemos de tomar en cuenta para la Gestión del Voluntariado. En el plan debemos de indicar CÓMO lograremos nuestro objetivo.

El documento "PLAN" es vivo y supone una guía de pasos a realizar para conseguir una Gestión verdadera del voluntariado. El Plan de Voluntariado debe:

Determinar las líneas de actuación.

Guía de referencia. No grilletes.

Ser flexible y susceptible de ser ampliado.

Contar en su realización con la participación del personal remunerado y voluntario.

Ser conocido y compartido por la dirección y el resto de colaboradores. Consideraciones claves para el éxito
del Plan del Voluntariado Responsabilidad Compartida

Continuidad

Dedicación

Seguimiento La asignación de las funciones de coordinación del voluntariado a una o varias personas dentro de la organización es clave para garantizar la óptima gestión de este colectivo. • Fijar objetivos.
• Planificar.
• Organizar.
• Comunicar.
• Fomentar el desarrollo personal.
• Motivar.
• Controlar.
• Evaluar. De forma genérica se pueden establecer las siguientes responsabilidades básicas (Volunteer Development Agency, 2001): La existencia de uno o varios referentes para el voluntariado facilita: Individualmente:
• El acompañamiento• La orientación• La supervisión
Colectivamente
• La consolidación del grupo• El trabajo en equipo Algunas funciones de la persona coordinadora de voluntariado. Coordinador/a Voluntariado • Representación institucional del voluntariado en cualquier lugar.

• Sistematizar los procesos vinculados a la gestión del voluntariado.

• Gestión administrativa del voluntariado.

• Coordinación del proceso de selección de las personas voluntarias.

• Búsqueda de nuevos canales de captación de voluntariado.

• Concretar la labor del voluntariado en la organización.

• Potenciar la motivación de las personas voluntarias.

• Estructuración de la formación del voluntariado.

• Facilitar la comunicación y la coordinación entre las personas voluntarias.

• Velar por la participación del voluntariado en la entidad.

• Responsabilizarse de la evaluación y el seguimiento periódicos del voluntariado.

• Establecer vías de reconocimiento del voluntariado transversales.

• Articulación de las relaciones entre las personas voluntarias y el personal remunerado. ¿Quién será el responsable? Formalizar y documentar por escrito las diferentes acciones que ya se ejecutan en la entidad. Traslada los conocimientos o experiencias del plano personal al organizativo. Ventajas de la Sistematización Sistematización Trasladar experiencias del plano personal al organizativo.

Disponer de criterios claros de actuación hacia el voluntariado.

Garantizar conocimientos de cara al futuro aunque las personas varíen.

Eliminar la necesidad de aprendizaje continuo. ¿Qué Procesos? Perfiles
Captación
Selección FASE DE DEFINICIÓN Implica establecer cuáles son las competencias, conocimientos y experiencias que se esperan de las personas que se incorporan, tanto en el aspecto técnico como motivacional, para asegurarse así de su adecuación a la misión y los objetivos de la entidad. Perfiles Incluye todos los aspectos que la organización debe de considerar en el proceso previo a la incorporación de las personas voluntarias Todo perfil debe de contener: "La pareja ideal" En esta fase, la persona voluntaria y la entidad acostumbran a buscar más información sobre la otra parte para saber si las expectativas previas encajan. Surante las entrevistas y primeros acercamientos con un posible voluntario, se debe de hacer lo siguiente: Selección "Saber elegir" Muchas organizaciones necesitan de voluntarios y también necesitan darse a conocer, pero no saben cómo lograr ambas.

Crear una política de captación, permitirá a esta etapa un carácter estratégico, así como al seguimiento de normas y límites para el alcance de los objetivos y misión de la organización. Aspectos clave a considerar para la formulación de la política Captación Capacidad Organizativa VRS Volumen de Voluntariado.

Identificar los Canales de Captación.







Coherencia del mensaje y la imagen Creación de Políticas ¿Cuáles son las tareas que puede realizar la persona voluntaria en la entidad?

¿Qué tipos de personas se necesitan?

¿Dónde encontrar a esas personas?

¿Se selecciona entre todas las personas que se ofrecen?

¿Cómo se hace esta selección?

¿Se tienen establecidos unos criterios de asignación para las nuevas personas voluntarias? Para esta fase es necesario responde a las siguientes interrogantes: Valores y Misión de la Organización Nombre del puesto
Área organizativa en la que se ubica y dependencia
Edad (si procede)
Experiencia previa requerida
Formación previa necesaria (si procede)
Habilidades y competencias necesarias para el desarrollo del puesto
Modalidad de colaboración y duración prevista
Dedicación requerida
Principales funciones
Principales objetivos
Recursos necesarios para desarrollar la labor ? • ¿Se han definido los perfiles de voluntariado
necesarios para el desarrollo de los objetivos
de la entidad?

• ¿Los perfiles de voluntariado actuales responden a las necesidades de la entidad?

• ¿Existen los canales de comunicación necesarios para que la persona responsable conozca las necesidades de voluntariado que tiene la organización? Procedencia del voluntario actual Lista de posibles canales o fuentes de captación Análisis de las características de los canales Análisis de la eficiencia de lo que se ha definido antes Establece escenarios, planifica acciones, define objetivos y establece indicadores Vías de Captación Envío postal o por correo electrónico a personas relacionadas con la organización.

Boca a boca.

Federaciones, coordinadoras o plataformas de voluntariado locales.

Publicación de ofertas de voluntariado en la página web de la entidad, en otros portales, etc.

Medios de comunicación generales o locales.

Carteles en sitios estratégicos.

Actos de presentación de la entidad. ? • ¿Se ha analizado la procedencia del voluntariado actual?

• ¿Se ha pensado en las vías de captación en función de los perfiles de voluntariado definidos previamente?

• ¿Se ha hecho una evaluación de las vías de captación actuales?

• ¿Se ha reflexionado sobre el mensaje que quiere transmitir la organización? Presentar a la entidad Describir la función del voluntariado Presentar las condiciones en las que se desarrollará el voluntariado Conocer las motivaciones de la persona Conocer las habilidades, experiencias y otros elementos de su trayectoria ? • ¿Se informa suficientemente sobre la organización
a las personas voluntarias? ¿Se les explican la misión y los valores de la entidad?

• ¿La información sobre la entidad está sistematizada
y actualizada?

• ¿Hay un contacto previo con la persona voluntaria
antes de la entrevista?

• ¿Se cuenta con un guión de entrevista que defina los aspectos básicos que deben tratarse y que incluya unos criterios básicos de evaluación?

• ¿Están consensuados e incorporados al protocolo
los criterios de selección? ! Elegir algunas veces significa decir NO ! Formalización del compromiso
Bienvenida/Acogida
Incorporación FASE DE INCORPORACIÓN Si bien se acostumbra llegar a acuerdos verbalmente, es importante que se incluya una carta de compromiso en la que se establezcan las condiciones de la alianza como: compromisos de ambas partes, dedicación de tiempo, apoyo ofrecido por la entidad, entre otros. Formalización de Compromiso Incluye todos los aspectos que se originan desde que la organización ELIGE al voluntario, lo ACEPTA; y a su vez este acepta colaborar definitivamente con la entidad. Importancia de la Formalización en la Gestión ¿Acta o Anillo? Esto no es un momento en el cual se presenta al voluntario/a a los miembros de la organización.

Es más bien un proceso de integración a toda la rutina, cultura e incluso imprevistos de la organización.

Dependiendo del perfil del voluntario, puede llevar días o semanas esta etapa del ciclo de la Gestión del Voluntariado. Aspectos clave a considerar Hacer sentir bienvenido/a al Voluntario/a Existen preparativos previos, como la notificación al equipo de la incorporación del voluntario. Si así lo requiere, notificar a entidades con las que se relaciona la organización.

Así también se debe de contemplar que el voluntario tenga lo necesario para el desarrollo de su labor, desde el espacio, hasta los materiales e insumos de información.

El coordinador de voluntariado debe ser un enlace inmediato del voluntario hacia la entidad. Debe ser referente.

Se debe dar una formación inicial. Si lo amerita, una inducción insitu de la entidad.

Compartir el funcionamiento de la entidad y la importancia de su labor como voluntario/a.

Involucrar al equipo en el proceso.

También se puede generar una tutoría personalizada. Bienvenida / Acogida ¿Cuáles son las tareas que puede realizar la persona voluntaria en la entidad?

¿Qué tipos de personas se necesitan?

¿Dónde encontrar a esas personas?

¿Se selecciona entre todas las personas que se ofrecen?

¿Cómo se hace esta selección?

¿Se tienen establecidos unos criterios de asignación para las nuevas personas voluntarias? Para esta fase es necesario responde a las siguientes interrogantes: Fundamentos Legales vigentes existentes La formalización conlleva un compromiso implícito muy importante de la persona voluntaria con la misión y los valores de la organización, que debe ponerse de manifiesto en las actividades y los proyectos en los que colabore.

A su vez, para la organización, supone el deber de transmitir a la persona voluntaria la misión y los valores.

El resto de deberes y derechos pierden importancia cuando este compromiso mutuo es muy bajo. ? • ¿Se ha elaborado un documento que recoja el
compromiso entre la persona voluntaria y la
organización?

• ¿El documento de compromiso es lo suficientemente
explícito y claro?

• ¿Se han tenido en cuenta la misión y los valores
de la entidad al elaborarlo?

• ¿Qué relevancia se da al acto de la firma de la
carta de compromiso?

• ¿Tiene claro todo el equipo cuáles son los compromisos que se han establecido entre las personas voluntarias y la organización?

• ¿Se tramitan los seguros obligatorios? ? ¿Se ha analizado cómo son los primeros días del voluntariado en la organización?

¿Hay posibilidad de mejorar el proceso de acogida?

¿Se ha sistematizado la información necesaria para que la persona voluntaria pueda realizar su tarea en condiciones óptimas?

¿Se destina tiempo de alguna persona de la entidad (voluntaria o del equipo remunerado) con experiencia en la organización para que pueda acompañar a las nuevas personas voluntarias?

¿Se ha presentado el nuevo voluntariado a la dirección de la organización, al equipo con el que coincidirá y al resto de las personas voluntarias? Más del 65% de la comunicación es NO verbal Carta de Compromiso Incorporación:
Los primeros días en la entidad Incorporación:
Manual de Incorporación y Bienvenida El manual de acogida debe ser un documento ágil y flexible que se adapte a la situación de la entidad y del voluntariado. Group Organización Member Member Member Member (cc) photo by theaucitron on Flickr (cc) photo by theaucitron on Flickr copy paste branches if you need more.... Fase de Desarrollo Constituye la etapa de mayor duración en la gestión. Representa la VIDA de la persona voluntaria dentro de la organización Organización
Formación
Comunicación
Participación
Seguimiento
¿En qué áreas participará el voluntariado? y en cuáles no... ¿Cómo se relacionará el voluntariado con el resto de la entidad y desde cada una de ellas? El voluntariado puede realizar diversos tipos de actividades en función de sus perfiles, desde la atención directa a los colectivos hasta la participación en los órganos de gobierno. Nivel de Autonomía
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