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Metodologia de la auditoria administrativa

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by

ivan valles

on 1 July 2014

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Transcript of Metodologia de la auditoria administrativa

Metodología de la auditoría administrativa
Por: Iván Valles Zarate
Cesar Carreño
Alfonso Gonzalez
La metodología de la auditoría administrativa tiene el propósito el de servir como marco de actuación para que las acciones en sus diferentes fases de ejecución se conduzcan en forma programada y sistemática, unifiquen criterios, y delimiten la profundidad con que se revisaran y aplicarán las técnicas de análisis administrativo para garantizar el manejo oportuno y objetivo de los resultados.

Los factores que se consideran fundamentales para el estudio de la organización en función de dos vertientes proceso administrativo y los elementos específicos que forman parte de su funcionamiento.

Etapa de planeación.
Visión.
Misión.
Objetivos.
Metas.
Estrategias.
Procesos.
Políticas.
Procedimientos.
Programas.
Enfoques.
Niveles.
Horizonte.


Estructura organizacional.
División y distribución de funciones.
Cultura organizacional.
Recursos humanos.
Cambio organizacional.
Estudios administrativos.
Instrumentos técnicos de apoyo.


Liderazgo
Comunicación.
Motivación.
Grupos u equipos de trabajo.
Manejo del estrés y conflictos.
Información y tecnología.
Toma de decisiones.
Creatividad e innovación


Adquisiciones: abastecimiento de recursos.
Almacenes e inventarios: resguardo y canalización de recursos.
Asesoría externa: soporte especializado con visión de negocio.
Asesoría interna: asistencia para elevar el desempeño.
Coordinación: determinan la unidad de acción.
Distribución del espacio: disposición de instalaciones.
Exportaciones: alternativa de expansión.
Globalización: apertura a un mercado mundial.
Importaciones: insumo de origen extranjero.
Informática: manejo alterno de información.




Preparación de proyectos de auditoría.
Propuesta técnica.
Programa de trabajo.
Asignación de la responsabilidad.
Capacitación.
Diagnóstico preliminar.


Proceso administrativo

Naturaleza.
Sistemas.
Nivel.
Proceso.
Áreas de aplicación.
Herramientas.
Calidad.

Factores que complementan
el proceso
Investigación y desarrollo: despliegue de creatividad e innovación.
Marketing: desplazamiento y ubicación de productos.
Operaciones: generación de productos y servicios.
Proveedores: promueven la unidad de propósito.
Recursos financieros y contabilidad: manejo, registro y control de servicios.
Servicio a clientes: capacidad de rebasar expectativas.
Servicios generales: desarrollo de condiciones de operación
Sistemas: definen la distribución interrelacionada de componentes

Procesos que se
complementan

Internas.
Órgano de gobierno.
Órganos de control interno.
Socios.
Niveles de la organización.
Niveles de la organización.
Comisiones, comité y grupos de trabajo.
Sistemas de información.
Externas.
Normativas.
Organizaciones análogas, o del mismo sector.
Organismos naciones e internacionales.
Redes de información.
Proveedores.
Clientes y usuarios.

Fuentes de estudio
Esta etapa implica revisar aspectos técnicos y legales, información del campo de trabajo y demás documentos, así como el primer contacto con la realidad, lo cual puede provocar, una reformulación de los objetivos, estrategias, acciones a seguir o tiempos de ejecución.
Investigación preliminar
Criterios necesarios para realizar esta tarea.
Determinación de las necesidades específicas.
Identificación de los factores que requieren de atención
Definición de estrategias de acción.
Jerarquización de prioridades en función del fin que se persigue.
Descripción de la ubicación naturaleza y extensión de los factores.
Especificación del perfil del auditor.
estimación del tiempo y recursos necesarios para cumplir con el objetivo definido.

Propuesta técnica
Antecedentes: Recuento de todos los estudios en la materia preparados con anterioridad.
Naturaleza:
Tipo de autoría que se pretende realizar.
Justificación:
Demostración de las necesidades de instrumentarla.
Objetivos:
Logros que se pretenden alcanzar.
Acciones:
Iniciativas o actividades necesarias para su ejecución.
Resultados:
Resultados que se espera obtener.


Programa de trabajo
Identificación: Nombre de la auditoría.
Responsables: Auditor o grupo auditor a cargo de su implementación.
Áreas: Universo de bajo estudio.
Actividades: Pasos específicos para captar la información.
Fases: Definición del orden secuencial para realizar las actividades.
Calendario: Fechas asignadas para el inicio y terminación de cada fase.

Representación gráfica: Descripción del programa en cuadros e imágenes.
Formato: Presentación y resguardo del programa de trabajo.
Reportes de avance: Seguimiento de las acciones.
Periodicidad: Espacio de tiempo dispuesto para informar avances.

Capacitación
Comprende la capacitación a la persona o equipos designados, no sólo en cuanto al manejo del método y mecanismos que se emplearan para levantar la información, sino todo el proceso para la implementación de la auditoría.
Se debe dar a conocer al personal asignado el objetivo que se persigue, las áreas involucradas, calendarización de actividades, documentos de soporte, la información a recabar, cargas de trabajo, mecanismos de coordinación y supervisión.
El programa debe integrar al personal sustantivo y adjetivo del nivel decisión, mandos, medios y operativo según corresponda.

Se refiere a la percepción que el auditor tiene de la organización como producto de su experiencia y visión.
Con base en el conocimiento adquirido por el auditor, se debe preparar un marco de referencia que fundamente el porqué surge la necesidad de auditar, debiendo considerarse los siguientes elementos.

Diagnostico Preliminar
Génesis de la organización.
Creación de la organización.
Cambios en la composición jurídica.
Traducción del objeto en estrategias.
Manejo de la delegación de facultades.

Infraestructura
.
Esquema de operación.
Estilo de administración.
Modificaciones de la estructura organizacional.
Nivel de desarrollo tecnológico.

Forma de operación.
Desempeño registrado.
Logros alcanzados.
Expectativas no cumplidas.
Proceso de toma de decisiones.

Posición competitiva.
Naturaleza, dimensión, sector y giro industrial de la organización.
Competencias centrales.
Clientes, proveedores y competidores.

Instrumentación.
Recopilación de la información.
Técnicas de recolección
Medición.
Papeles de trabajo.
Evidencia.
Supervisión del trabajo.

Cumplida esta etapa de planeación y preparado el proyecto de auditoría con la propuesta técnica y el programa de trabajo respectivo, así como obtenido el diagnóstico preliminar, se procede a la instrumentación de la auditoría, para la cual se seleccionan y aplican las técnicas de recolección mas viables para la auditoría a realizar, se eligen indicadores, el manejo de los papeles de trabajo y evidencia, y la supervisión necesaria para mantener una coordinación eficaz.

Investigación documental
Observación directa.
Acceso a redes de información.
Entrevista.
Cuestionarios.
Cédulas.

Tecnicas de recolección
Observación directa
Consiste en la revisión del área física donde se desarrolla el trabajo de la organización, para conocer las condiciones laborales y el clima organizacional.
Es recomendable que el auditor responsable encabece la observación directa, comente y analice su percepción con los otros auditores para asegurar que existe un consenso en las condiciones de funcionamiento del área y definir los criterios a los que deberá sujetarse en todo momento la auditoría.

Permite detectar información operativa o normativa de clientes, socios, proveedores, empleados, organizaciones del sector o ramo, lo que a su vez, facilita el intercambio electrónico de datos y mantener una relación interactiva con el entorno.
Esta técnica consiste en reunirse con una o varias personas y cuestionarlas orientadamente para
obtener información. Este medio es posiblemente el más empleado y uno de los que puede brindar información más completa y precisa.


Cuestionarios
Están constituidos por series de preguntas escritas, predefinidas secuenciales y separadas por capítulos.
La calidad de la información que se obtenga dependerá de su estructura y forma de presentación

Registran información de acuerdo con el objeto y alcance de la auditoría. Están integradas por formularios que incluyen casillas, bloques y columnas, que facilitan su revisión y análisis.
Como herramientas de diagnóstico y evaluación permiten asociar con claridad aspectos técnicos con el desempeño.

normativa
administrativa
mercado
ubicación grafica
estudios financieros
situación económica
comportamiento del consumidor
investigación
documental
Acceso a las redes
de información
Entrevista
Cédulas
Investigación Preliminar
Factores a revisar.
Etapas de la organización
Etapas de la dirección
Etapas del control
Alcance: Áreas de aplicación.
Recursos: Requerimientos humanos, materiales y tecnológicos.
Costo: Estimación global y específica de recursos financieros.
Estrategia: Ruta fundamental para orientar las acciones y asignar recursos.
Información complementaria:
Material e investigaciones que pueden servir de apoyo.
Medición
Para consolidar la instrumentación, es necesario que los hechos se puedan evaluar relacionándolos con una medida, la cual parte de los indicadores establecidos para el proceso administrativo y de los elementos específicos, así como del propósito estratégico y atributos fundamentales asociados con uno y otro
Escalas de medición.
Las escalas que se empleen deben cumplir con la función de garantizar la confianza y validez de la información que se registra en los papeles de trabajo.

Componentes del proceso administrativo y elementos específicos.
La selección de los componentes del proceso administrativo y elementos específicos debe hacerse considerando las variables fundamentales que influyen en el desempeño de una organización, tal como su naturaleza, campo de actuación, tamaño, giro industrial y enfoque estratégico.

Indicadores
Los indicadores son un elemento estratégico del proceso de evaluación de la forma de gestión organizacional.
Su uso como sistema permite hacer comparaciones y proyectar retrospectivamente la información para generar alternativas altamente significativas para los procesos de toma de decisiones

para ordenar, agilizar e imprimir coherencia a su trabajo, el auditor tiene que hacerlo en lo que se denomina papeles de trabajo, que son los registros en los que se consignan las técnicas y procedimientos aplicados, las pruebas realizadas, la información obtenida y las conclusiones alcanzadas.
Los papeles de trabajo tienen que elaborarse sin perder de vista que su contenido debe incluir:

Papeles de trabajo
Identificación de la auditoría.
El proyecto de la auditoría.
Índices, cuestionarios, cédulas y resúmenes del trabajo realizado.
Indicaciones de las observaciones recibidas durante la aplicación de la auditoría.
Observaciones acerca de su trabajo.
Anotaciones sobre información relevante.
Ajustes realizados durante su ejecución.
Lineamientos recibidos por área o fase de la aplicación.

Evidencia
Física.
Se obtiene mediante inspección u observación
directa de las actividades, bienes o sucesos, y se presenta a través de de notas, fotografías, gráficas, cuadros, mapas etc.
Documental.
Se obtiene por medio del análisis de documentos
y está contenida en cartas, contratos, registros, actas, minutas, facturas etc.

Testimonial.
Se consigue de toda persona que realiza declaraciones durante la aplicación de la auditoría.
Analítica.
Comprende cálculos, comparaciones, razonamientos y desagregaciones de la información por áreas, apartados y componentes.

Para tener la seguridad de que se aplica y respeta el programa aprobado, es necesario ejercer una estrecha supervisión sobre el trabajo que realizan los auditores.
Supervisión del
trabajo

Revisión del programa de trabajo.
Vigilancia constante y cercana al trabajo de los auditores.
Control del tiempo invertido en función del estimad

Muchas Gracias por su atención...
Revisión oportuna y minuciosa de los papeles de trabajo.
Revisión final del contenido de los papeles de trabajo para cerciorarse de que están completos y cumplen con su propósito.
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