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SÉ PRODUCTIVO USANDO CORREO ELECTRÓNICO

Make a difference with data!
by

Preparatoria Americana

on 5 November 2017

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Transcript of SÉ PRODUCTIVO USANDO CORREO ELECTRÓNICO

Objetivos
Eliminar el estrés asociado con exceso de correos.

Mejorar la productividad usando Outlook.

Desarrollar todas las tareas

Priorizar actividades y ser organizado
Desafíos
Rutina de trabajo
¿Qué es la Productividad?
¿qué estoy haciendo bien?
¿qué estoy haciendo mal?
¿qué no estoy haciendo?
Uso de las líneas Para, CC, CCO
Para:
CC:
CCO:
Responsable de la acción de la línea del asunto. La acción o información se relaciona directamente con un objetivo mutuo
No eres responsable de ninguna acción en la línea del asunto. La comunicación se relaciona directamente con un objetivo mutuo
¡Ten mucho cuidado!
Recibo demasiados
correos
Se pierde información
jmabdala@papa.edu.mx
No se trata de hacer más
Sé Productivo usando correo electrónico
¿Dónde capturas tus compromisos?
Correos, post it, redes sociales, llamadas, etc.
"Una visión sin una tarea es un sueño. Una tarea sin una visión es un trabajo arduo. Una visión con una tarea, es la esperanza del mundo"
Una inglesa en Ingalterra
Interrupciones y
distracciones
No me alcanza el tiempo
Somos reactivos y no proactivos
Prioridades y planificación
Calendario vs. Lista de Tareas
¿Está planeando desde su Calendario ó de su Lista de Tareas?
¿Qúe vas a aprender?
Prezi designed by Stephanie Humphries
Agosto 2015
Lic. Derecho (UDEM)
Diplomado Integración Económica Latinoamericana (Carlos III, Madrid)
Maestría en Derecho Administrativo (ITAM)
Diplomado en Coaching

Dueño de negocios, emprendedor y orador
Asesor y consultor en las áreas de negocios, productividad, mercadotecnia, ventas, finanzas personales y oratoria, entre otras.

10 años experiencia en negocios
10 años como conferencista
5 años como instructor de negocios
Lic. José Manuel Abdala Carmona
A
R
E

prender
equiere
nergía
PENDIENTES
No tengo que hacerlo todo
La Productividad se trata de hacer las cosas correctas
Lo correcto son mis objetivos
80-20
No estamos alineados ni colaboramos efectivamente
No aprovechamos los recursos (gente/tecnología)
Demasiadas reuniones
El correo no es el problema
es tu comportamiento
No usamos el calendario para planear con efectividad
Mantenemos información
en la cabeza y no en los sistemas
Cambiar el comportamiento para aumentar productividad
Ciclo de la productividad
Alineación
Integridad
Enfoque
Rendición de cuentas
Manejando las interrupciones
6 formas en las que somos interrumpidos
Sonidos y alertas
Notificaciones
Tu cabeza
Personas
Multitasking
Juntas
Sistema
de
recolección
Correo Electrónico, llamadas, ideas, juntas, tareas, etc.
Sistema de acción
Sistema de referencia
Calendario y lista de tareas
Carpetas, documentos, contactos
Sistema de acción
Sistema de
acción
Sistema de
referencia
Procesando y Organizando
Mejorando el sistema de referencia

Estableciendo categorías en la lista de tareas

Correos electrónicos que generan resultados

Vaciando bandeja de entrada.

Planificación
Acción
Categorías 1:1
Con personas que impactan directamente en mis objetivos.

Se programan

Se pueden usar para revisar y corregir el rumbo.
Categorías Próximas Acciones
Estratégicas
Están vinculadas a un proyecto

Las puedes hacer tú

Completarlas da enfoque y energía

Son una acción específica
Calendario + Ctrl 6
Objetivos Significativos, Proyectos de apoyo
1:1 Ventas, 1:1 Jefe, 1:1 Pepé
Computadora, Correo, Escritorio, Diligencia, Lectura y Llamadas
CTRL + SHIFT + T
CERO
of data collection and usage amongst the regional companies..
Significant variation
There is still
from investigating and identifying areas for benchmarking and comparison with other companies, as illustrated by Company A and Company B.
potential for companies to benefit
4 principios en la toma de decisiones
Eliminar (Delete it)

¿Estoy por encima de mi correo?
Truco
Si no se relaciona con ningún objetivo o proyecto
Si puedes encontrarlo en cualquier otro lado
Si no lo consultarás en 3 o 6 meses
Si no responde a Recursos Humanos
Hacer (Do it)

Si te lleva menos de 2 minutos
Respondes o archivas
Delegar (Delegate it)

Enviar asunto delegado
Si es necesario, marcas para seguimiento en categoría
Diferir (Differ it)
Transferir a categoría 1:1, acción o calendario
Cómo escribir un correo usando el modelo PASA

Orden en que se escribe un correo
Cuerpo
Línea del asunto
Para, Cc.

Escribiendo Líneas de Asunto efectivas

Cómo usar las línes de: Para, Cc y Bcc

¿Qué necesitas preguntarte antes de mandar un correo electrónico?
Correos Electrónicos que consiguen resultados
Genera mas dudas que instrucciones
El tiempo de respuesta máxima debe ser 24 horas
CTRL + SHIFT + M
Envíamos mensajes que no son valiosos

Pasamos mucho tiempo en la bandeja de entrada

No debe usarse como mensajería instantánea


Modelo PASA de Correo Electrónico
P
A
S
A
¿Cuál es el
propósito
de esta comunicación?
¿Se relaciona con un objetivo o proyecto?
¿Qué
acción
requiere?
¿Tiene fecha límite?
¿Qué
información de soporte
necesita el destinatario?

¿Se resumió la comunicación efectivamente en la
línea del asunto
?

Uso de la línea del Asunto:
Acción Solicitada (AS).-



Respuesta Solicitada (RS).-



Sólo Lectura (SL).-



FYI.-



FIN.-
Fin del mensaje
Analiza la propuesta aprobada
¿te encuentras disponible para viajar mañana?
Documento de planeación
Se me olvidó la película
Preguntas para hacerte antes de presionar "Enviar":
¿Has escrito el correo electrónico de modo que no regrese con preguntas del destinatario?

¿Necesitar realizar seguimiento de este correo en una Categoría 1:1?

Sí es así, envíate una copia "CC", envía el correo y luego arrástralo y suéltalo en la categoría 1:1
Gracias por su visita
Hay un 70% de mayores probabilidades de completar sus acciones si están en el calendario a que sí están en su Lista de Tareas

Programando en el Calendario
incrementa la integridad
(por qué está haciendo lo que
dijo iba a hacer)

Cumpliendo las citas consigo mismo
promueve auto-estima.
¿Qué va en el calendario?
Tiempo para pocesar correo electrónico

Repaso semanal

Acciones estratégicas

Reuniones 1:1

Reuniones de personal

Viajes y traslados

Comida

Vacaciones
Otros seminarios de productividad:
Administración efectiva del tiempo

Cómo costruir equipos de alto rendimiento
/abdalacarmonajm
Repaso Semanal
Usar el calendario para planificar

Respetar las citas conmigo mismo y los demás

Agendar y completar la revisión semanal

Revisa los asuntos incompletos de la semana anterior en tu calendario

Planificar la siguiente semana
Lineamientos
para el éxito
1. Recoge todos los papeles sueltos.

2. Vacía y organiza todo.

3. Recopila las tareas incompletas de la semana del calendario anterior.

4. Analiza la(s) semana(s) futura(s) de calendario.

5. Analiza la estructura del calendario.

6. Evalúa el estado de tus Objetivos y Proyectos.

7. Analiza las Categorías 1:1.
Modelo de una reunión
¿Cuál es la agenda?

¿Quienes asisten?

¿Se requiere información de apoyo?

¿Lugar y duración del evento?

¿Fecha?
Nombre de la reunión

Ejemplo: Reunión mensual de evaluación.

Líder

¿Quién convoca la reunión o quién la dirige?
Ejemplo: Ing. Arturo González

Agenda

¿Qué temas se van a tratar? ¿Orden del día?
Ejemplo:
• Bienvenida
• Objetivos trimestrales
• Evaluación por área
• Asuntos generales

Acción

¿Qué debo hacer para la sesión?
Ejemplo: Traer sus libretas y llenar los formatos enviados.

Información de Soporte

¿Qué información de soporte necesita el destinatario?
Ejemplo: Reporte del primer trimestre

Modelo LAAS de Correo Electrónico
Desactivar Notificaciones
Barra de tareas a la derecha
Configuración Tareas
Personalizar barra de tareas
Agrupar tareas
Ordenar tareas
Tarea sin fecha predeterminado
Categorías 1:1
Próximas acciones estratégicas
Personalizar Categorías
Abrir outlook en calendario
Categorías Calendario
Categorizar cita
Periodicidad
Calendarizar repaso
Formato de reunión
Objetivos y Proyectos
Mas opciones
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