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MANUALES DE PROCESOS, PROCEDIMIENTOS Y FUNCIONES

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on 9 February 2015

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MANUALES DE PROCESOS, PROCEDIMIENTOS Y FUNCIONES
QUE ES UN MANUAL DE PROCESOS
Es una herramienta necesaria para el aseguramiento de la calidad en los servicios o productos que se ofrece en cada secretaria, facilita la identificacion de los elementos basicos de los procesos, especifican los procedimientos que lo integran ya sean insumos, clientes o usuarios de los productos o servicios, los responsables del proceso, la normatividad, asi como los indicadores de exito que determina si el resultado de la dependencia esta o no cumpliendo con los estandares de calidad especificados.
OBJETIVOS DEL MANUAL DE PROCESOS
Extractar en forma ordenada,secuencial y detallada las operaciones que se desarrollan en los procesos y los diferentes procedimientos que lo integran.
definir los estandares de calidad de los procesos de trabajo.
Establecer las politicas y lineamientos generales que deberan observase en el desarrollo de los procesos.
QUE ES MANUAL DE PROCEDIMIENTO
Es un componente del sistema de control interno, el cual se crea para obtener una informacion detallada, ordenada, sistematica e integral que contiene todas las instrucciones, responsabilidades e informacion sobre politicas, funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o actividades que se realizan en una organizacion.
OBJETIVOS Y POLITICAS
El desarrollo y mantenimiento de una lnea de autoridad para complementar los controles de la organizacion.
Una definición clara de las funciones y las responsabilidades de cada departamento, así como la actividad de la organización, esclareciendo todas las posibles lagunas o áreas de responsabilidad indefinida.
Todos los procedimientos que se encuentran dentro del manual deben ser objetiva y técnicamente identificados, dándole la importancia que cada uno merece dentro del proceso productivo u operacional
La existencia de un mecanismo dentro de la estructura de la empresa, conocido como la evaluación y autocontrol que asegure un análisis efectivo y de máxima protección posible contra errores, fraude y corrupción.
La existencia del sistema presupuestario que establezca un procedimiento de control de las operaciones futuras, asegurando, de este modo, la gestión proyectada y los objetivos futuros.
CONTENIDO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Titulo y codigo del procedimiento
Introduccion: explicacion corta del procedimiento.
Organizacion: estructura micro y macro de la entidad.
Descripcion del procedimiento.
objetivos del procedimiento.
Normas aplicables al procedimiento
Requisitos, documentos y archivo.
Descripcion de la operacion y sus participantes.
Grafico o diagrama del funcionamiento.
Responsabilidad: Autoridad o delegacion de funciones dentro del proceso.
Medidas de seguridad y autocontrol: aplicables al procedimiento.
Informes: econimicos, financieros, estadisticos y recomendaciones.
supervision, evaluacion y examen: Justificación del contenido manual de procedimientos frente al control interno
QUE ES UN MANUAL DE FUNCIONES
Es un instrumento o herramienta de trabajo que contiene el conjunto de normas y tareas qe desarrolla cada funcionario, en sus actividades cotidianas y sera elaborado tecnicamente basados en los respectivos procedimientos, sistemas y normas que resumen el establecimiento de guias y orientaciones para desarrollar las rutinas o labores cotidianas.
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