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Habilidades de un Comunicador por Daniel Arroyave Gómez

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by

Daniel Arroyave Gómez

on 24 May 2016

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Transcript of Habilidades de un Comunicador por Daniel Arroyave Gómez

COMUNICADOR
Habilidades de un
HABILIDADES PARA
HABLAR EN PÚBLICO
Es una habilidad que permite actuar con base en sus intereses más importantes, defenderse sin ansiedad, expresar sentimientos honestos o ejercer los derechos personales,
sin negar los de los otros
.
Tomado de: “EL LIBRO DE LAS HABILIDADES DE COMUNICACIÓN” Carlos J. Van-der
Son varias las habilidades que un comunicador, cualquiera que sea su perfil profesional, debe tener para garantizar la idoneidad y calidad de su labor. Estas habilidades a veces brotan de la piel, en otros casos se requiere un trabajo constante para su desarrollo.
LA ESCUCHA ACTIVA
Pasos de la escucha activa:
Esfuerzo
físico
y
mental
de querer escuchar con atención la totalidad del mensaje que se emite.
Exige concentrarse en escuchar, mostrando un interés ante el mensaje y una conducta de colaboración ante el emisor en su tarea de comunicar.

1. El emisor emite el mensaje
2. El receptor escucha con esfuerzo físico y esfuerzo mental:
2.1.
Esfuerzo físico
:
2.1.1. mirarle
2.1.2. inclinarnos o aproximarnos
2.1.3. asentir con la cabeza
2.1.4. parafrasear ("traducción" del mensaje en palabras propias)
2.2.
Esfuerzo mental:
2.2.1. concentrarse en el otro
2.2.2. comprender el mensaje
2.2.3. resumir interiormente
2.2.4. confirmar verbalmente
OBSTÁCULOS DE LA ESCUCHA ACTIVA
-
Atender sólo a lo que nos interesa
(por una
supuesta
e
ficiencia
del tiempo)
-

Los filtros

(los prejuicios dificultan la
escucha
activa, pues en función de ellos valoramos al
emisor y su
mensaje)
-
No permitir expresarse

(hay que dejar que el emisor termine, pues cuando tratamos de adelantarnos "adivinando" su mensaje, así adivinemos tendrá la sensación de NO haber sido escuchado)
-
Ansiedad
(cuando nos sentimos aludidos nos da ansiedad y ésta entorpece la escucha)
-
Barreras del entorno
(ruidos físicos)
-
Realizar sólo esfuerzo físico
(simular que estamos atendiendo sin hacerlo realmente)
Cada vez que nos “ENFRENTEMOS” a un público el objetivo primordial debe centrarse en conseguir la ATENCIÓN de este para así poder cumplir los objetivos secundarios y dar la mejor impresión posible de nosotros mismos y de nuestra empresa o grupo de trabajo que, en ese momento y a través de nosotros, se encuentra representado.
Cuando más se prolonga a lo largo del tiempo una intervención, menor será el grado de atención que a la misma presten los receptores del mensaje.
PAUTAS DE ACTUACIÓN PARA
1. Preparar la intervención
- pensando en el objetivo

(pedagógico- informativo)
- Recoger mayor cantidad de datos de la audiencia
(edad- ocupación- afiliación a grupos- unicidad geográfica)
- Pronosticar reacciones del grupo
(interés- comprensión- actitud hacia el tema- actitud hacia usted como orador)
- Tener en cuenta el TIEMPO
del que disponemos
2. Dé cuerpo a la charla :

ordene el MAPA DE IDEAS, a los tramos monótonos poner EJEMPLOS. Utilice la estructura estándar:
- Introducción:
presentarse- iniciar tema - motivar
- Contenido:
captar la atención en cada inicio y fin de los temas
- y Conclusiones:
recapitular conclusiones intermedias o de los temas
Es una de las situaciones de interacción social MÁS ESTRESANTES a las que no nos llegamos a acostumbrar por más experiencia que tengamos.
Como centrar la atención por todo el tiempo es casi imposible por lo menos CENTRARLA al final de cada uno de los temas.
PAUTAS DE ACTUACIÓN PARA
3. Prepárela ágil y fácil de seguir
- Aspectos verbales y no verbales
- Enunciar estructura
- Realizar preguntas retóricas
(interrogantes que estimulan respuestas mentales)
- Contar anécdotas personales y desarrollar el campo común
(quien escucha desea que reconozcamos su presencia con pronombres personales, proximidad, personalizarle la información)
4. Utilice un soporte adecuado:
(las fichas, son lo más indicado, nos permite recuperar hilo conductor sin leerlas textualmente, las fotocopias dan la impresión de no haber tenido el tiempo de preparar)
5. Ensaye en voz alta
6. Familiarícese con la sala, el lugar de los oradores y las ayudas audiovisuales o aparatos
7. Todos nos ponemos nerviosos pero no se nota
8. Utilice los ojos para contactar a la audiencia, pero con todos (contactar a uno sólo como el docente o a unos cuantos delata nervios y no le da importancia por igual a la audiencia)
- con la mirada acallamos el rumor - si la esquivamos delatamos la ansiedad- ésta nos sirve de feedback. Usar técnica del horizonte y del ping-pong (no un orden establecido, cae en diferentes partes)
9. Cuidado con las manos: reposadas y libres (ayudan a marcar, dar ritmo e ilustrar; NUNCA en los bolsillos, jugando con el cabello o con un objeto)
10. Abra la boca para pronunciar con más propiedad. La ansiedad hace que hablemos más rápido y sin vocalizar
11. Varíe el volumen, la velocidad y el tono para dar ritmo.
12. Observe el lenguaje corporal de la audiencia (feedback)
13. El humor une a la audiencia (utilícelo moderadamente).
RECOMENDACIONES GENERALES
- Llegue temprano,
- Elabore una actitud positiva hacia usted como orador "investigamos, nos preparamos..."
- Comunique con TODO incluso con el espacio y su vestimenta.
- Si va a entregar volantes o memorias, entregar al final, pues la gente deja de prestarle atención.
- NUNCA: todos los integrantes al frente, a no ser que sea un conversatorio (se ve poco profesional y se convierten en ruido)
- ADAPTARSE DE MANERA VISUAL
Las estadísticas demuestran que:
el destinatario de un mensaje
recuerda del
30 al 35 %
de lo que ve
y del
10 al 15 %
de lo que oye
.
Ayudas Audiovisuales
Las estadísticas demuestran que:
el destinatario de un mensaje
recuerda del
30 al 35 %
de lo que ve
y del
10 al 15 %
de lo que oye.

Ayudas Audiovisuales

El auditorio termina prestando más atención a lo que no debe
Hay presentaciones que impactan…
Pero muchas veces no por su contenido
NUNCA ponga efectos prediseñados por PowertPoint
en las diapositivas
(letras cayendo, frenando...)
Originalidad VS. Comprensión

Lo más importante es el mensaje
COMUNICACIÓN ASERTIVA
O DOGMÁTICA
LA COMUNICACIÓN PUEDE SER:
PASIVA

AGRESIVA

ASERTIVA:
donde usted tiene un decálogo de DERECHOS ASERTIVOS:
1.
Juzgar nuestro propio comportamiento, pensamientos y emociones y a tomar la responsabilidad en su iniciación y de sus consecuencias.
2.
A no dar razones o excusas para justificar nuestro comportamiento
3
. A juzgar si nos incumbe la responsabilidad de encontrar soluciones para los problemas de otras personas.
4.
A cambiar de parecer
5.
A cometer errores y a ser responsables de ellos
6.
A decir "No lo sé"
7.
A ser independientes del afecto de los demás para relacionarnos con ellos.
8.
A tomar decisiones ajenas a la lógica
9.
A decir "No lo entiendo"
10.
A decir "No me importa"
TÉCNICAS Y ASERTIVAS
1
Ser persistente y repetir
sin irritarse:
"Si, lo sé, pero mi punto de vista..."
"Sí, pero..."
"Sí, pero yo decía..."
TÉCNICA DEL DISCO RAYADO
Alternativa a la técnica del disco rayado, cuando nuestro interlocutor se muestra asertivo, y ceder terreno no supone doblegarse ante el otro.
TÉCNICA DEL COMPROMISO VIABLE
2
3
TÉCNICA DEL
ACUERDO ASERTIVO
Denominada aserción negativa: consiste en responder a críticas admitiendo que se ha cometido un error pero separándolo del hecho de ser una buena o mala persona, así:
"Sí, me olvide de la cita, por lo general suelo ser más responsable"
También denominada interrogación negativa, se usa cuando hacen una crítica y se pregunta al otro abiertamente qué es lo que no le gusta
o qué le molesta, así:
"¿Qué fue lo que te molestó de él?" "¿Qué hay en mi forma de hablar que te desagrada?"
TÉCNICA DE LA
PREGUNTA ASERTIVA
4
5
TÉCNICA DEL
BANCO DE NIEBLA
También denominada acuerdo parcial, supone que los demás también tiene sentimientos y que pueden tener razones legítimas. Su uso permite aceptar las objeciones, sentimientos, opiniones y deseos aunque no los compartamos, así:
"¿Es verdad lo que dices, pero aún así deseo...?" "Puede que tengas razón, pero..."
6
Desplazar el foco de la discusión hacia el análisis de lo que ocurre entre nuestro interlocutor y nosotros mismos, así: "Nos estamos saliendo de la cuestión..."
TÉCNICA PARA
PROCESAR EL CAMBIO
TÉCNICA DE LA
CLAUDICACIÓN
SIMULADA
Se aparenta ceder terreno sin hacerlo realmente, pues se muestra de acuerdo con el argumento de la otra persona, pero no consiente cambiar de postura: "Es posible que tengas razón, seguramente podría ser más generoso", "Quizá no debería mostrarme tan duro, pero..."
7
8
TÉCNICA DE
IGNORAR
Ignore las razones por las que su interlocutor, o usted mismo, parece estar enfadado y aplace la discusión hasta que se haya calmado: "Disculpa, discutiremos esto luego por que veo que estoy muy alterado"
TÉCNICA DE
QUEBRANTAMIENTO DEL PROCESO
Responda positivamente a la crítica que intenta provocarle con una sola palabra o con frases lacónicas: "Sí...", "No...", "Quizá..."
9
Responda positivamente a la crítica hostil: responda a "Eres un..." con un "Gracias"
TÉCNICA DE
LA IRONÍA ASERTIVA
10
11
Aplace la respuesta a la afirmación que intenta desafiarle hasta que se sienta tranquilo y capas de responder a ella apropiadamente: "No quiero hablar de eso ahora" "si, es un tema interesante..."
TÉCNICA DEL
APLAZAMIENTO ASERTIVO
HABILIDADES ASERTIVAS
Consiste en facilitar información adicional a la directamente empleada en la pregunta, pues nos da algo de qué hablar y además con ello incitamos a los demás a hablarnos de sí mismos:
- "Hola, ¿cómo estás? (la respuesta sin emitir libre información podría ser simplemente:)
- "Bien" (emitiendo libre información la respuesta sería:)
- "Bien, acabo de terminar un trabajo y por fin ya estoy tranquilo"
HABILIDAD PARA EMITIR LIBRE INFORMACIÓN
1
Facilita que la comunicación se realice en forma bidireccional, lo que es fundamental para que no se nos interprete como curiosos sobre temas ajenos sin compartir los propios.
HABILIDAD PARA HACER AUTOREVELACIONES
2
El proceso de la escucha activa, ya descrito en el capítulo anterior, implica estar psicológicamente disponible y atento al mensaje de nuestro interlocutor. Supone la realización de estos pasos:
1. El emisor emite el mensaje
2. El receptor escucha con esfuerzo físico. (utilizando elementos verbales, paraverbales y no verbales)
3. El receptor escucha con esfuerzo mental (concentrarse en el otro, comprender, resumir y confirmar)
HABILIDAD PARA LA ESCUCHA ACTIVA
3
4
HABILIDAD PARA EMPATIZAR
Se trata de escuchar activamente las emociones y sentimientos de nuestro interlocutor y entender los motivos de los mismos. Supone la aplicación de la escucha activa pero adoptando comportamientos no verbales semejantes a la otra persona (expresión de la cara adaptada a los sentimientos del otro), acompañado de frases como: "puedo entender que te sientas así"
Se debe describir con nitidez la situación que resulta incómoda o molesta, es importante que se haga referencia a comportamientos observables: "Cuando tú..." Tras describir la situación, se pasará a describir los sentimientos personales que esa determinada conducta provoca en nosotros: "Yo me siento...", para continuar sugiriendo los cambios que se consideran necesarios: "Me gustaría que...", y se finaliza agradeciendo la aceptación y atención: "Te agradezco..."
HABILIDAD PARA FORMULAR UNA CRÍTICA
5
6
Para solicitar cambios, podemos emplear una estructura de "bocadillo" o sánduche en la cual comenzaríamos por hacer referencia a un comportamiento que se puede considerar positivo, halagando al sujeto por la realización del mismo, para posteriormente introducir la propuesta de cambio, crítica o sugerencia, terminando nuevamente por aludir a otro comportamiento adecuado (o incluso nuevamente al que se hizo alusión al principio).
HABILIDAD PARA SOLICITAR CAMBIOS EN EL COMPORTAMIENTO O EN LA REALIZACIÓN DE TAREAS
HABILIDAD PARA EXPRESAR OPINIONES O CRITERIOS DISTINTOS A LOS DE OTRO MIEMBRO DEL GRUPO
7
Cuando queremos expresar opiniones contrarias de manera asertiva, es decir ni agresiva ni inhibida, se puede hacer al dar inicialmente a la persona parte de la razón sobre la opinión expresada, para a continuación dar nuestra opinión (para ello debemos poner en práctica la escucha activa, haciendo referencia a opiniones que manifestó el otro)
De cara a forzar el posicionamiento de un individuo frente a una determinada situación es planteando una pregunta que en su respuesta tuviese que elegir una de las alternativas: "¿Es correcto suponer que...?" "¿Me equivoco al pensar que...?"
HABILIDAD PARA PEDIR QUE EL OTRO CONFIRME O EXPRESE DESACUERDO
8
HABILIDAD PARA RESUMIR
Con él demostramos nuestro interés e incentivamos a nuestro interlocutor de que siga comunicando. Resumir supone reducir a términos concretos y breves la esencia de un asunto o materia. "Si no te he escuchado mal..."
9
Habilidad utilizada para recoger información o mantener conversaciones, también es útil para generar dudas o invitar a la reflexión. Podemos hacer dos tipos de preguntas: abiertas o cerradas; las abiertas son exploratorias, animan al otro a pensar sobre sus sentimientos y pensamientos, y habitualmente se responden con más de 1 ó 2 palabras. Las cerradas se hacen para obtener información específica y se pueden responder con un sí o un no.
HABILIDAD PARA HACER PREGUNTAS
10
Los "mensajes yo" son aquellos que se envían en primera persona. Se utilizan para definir el origen personal de los sentimientos, las opiniones, y de los deseos y preferencias, todo ello sin evaluar o reprochar la conducta de los demás y facilitando la expresión de las diferencias. Al utilizar estos mensajes, los deseos, opiniones y sentimientos son más dignos de crédito. Estos tiene 3 componentes:
1. descripción de la situación (cuando...)
2. Descripción de las consecuencias (sucede que...)
3. Descripción de los sentimientos ("yo me siento..."
HABILIDAD PARA EMITIR "MENSAJES YO"
11
El elogio es la expresión verbal de las características positivas que vemos en los otros. Su utilización ayuda a mantener buenas relaciones. Al hacer un elogio debemos procurar que sea sincero, justificado y lo más específico posible, por lo que procuraremos describir la conducta que queremos elogiar, en vez de utilizar un calificativo de la persona. Es mejor decir "He pasado un rato muy agradable contigo" que "eres muy simpático"
HABILIDAD PARA HACER
ELOGIOS
12
IMPROPTU:
TIPOS DE PRESENTACIÓN DE UN DISCURSO
Impulsivamente, improvisado y sin preparación. NO adecuado.
MANUSCRITO:
Escrito y leído en voz alta, NO es adecuada, pues quien lo presenta no evidencia su experticia y manejo del tema
MEMORIA:
Escrito y memorizado, NO es adecuada pues además que la memoria puede fallar, la audiencia lo toma como una declamación poco comunicativa.
EXTEMPORÁNEO:
Se prepara, se escribe, se apoya en notas, pero la redacción exacta y las palabras, sólo se dan en el momento de la presentación. REPRESENTA UN ESTILO DE CONVERSACIÓN que muestra entusiasmo (expresión vocal, espontaneidad, fluidez y contacto visual).
Presentación IDEAL.
DANIEL ARROYAVE GÓMEZ
Deja de decir estas 10 frases basura en presentaciones
A veces por vicios adquiridos, por imitación o porque
perdemos el control cuando nos ponemos ante un
público, resulta que utilizamos frases basura en
presentaciones que pueden ser críticas. Las llamamos
frases basura porque realmente sobran, no aportan
nada, ensucian tu discurso y te harías un favor si
las sacaras de tu vida:

Y ya no me refiero a los “ahhh”, “mmm” y “ehhh”
sino a otras expresiones que deliberadamente salen
de nuestra boca y generan un efecto negativo para
la audiencia.

10 frases basura en presentaciones:

1. “Estoy un poco nervioso” o expresiones de tus debilidades que predisponen el público a desconfiar de tu papel como conductor de la sesión. Y de todas maneras, todos nos ponemos nerviosos cuando subimos a un escenario, no hace falta que lo expliques.
2. “Esto no funciona”. Quejarse de que el proyector, la luz, el aire o el audio no funciona sólo sirve para poner el foco en el defecto cuando tu esfuerzo debe dirigirse a mantener la atención en el contenido, en tu mensaje.
3. “Aunque no lo veréis muy bien…” Si sabes que una diapositiva no se va a leer bien o se no se va a ver bien ¡no la pongas! Es una muestra de poca preparación y una falta de respeto que además TÚ te encargas de subrayar.
4. “Como vamos mal de tiempo, esto me lo salto”. Una manera poco adecuada de comunicarle al público que no has ensayado ni tienes control sobre el tiempo. Si es el caso y debes saltarte alguna parte o diapositiva, al menos no lo comentes.
5. “Ya estamos terminando”. Una frase que quita todo el valor al discurso, que te presenta como un obstáculo o problema para conseguir la meta: marcharse. Mejor que tengas más respeto por el tiempo de tu audiencia y termines a la hora sin necesidad de hacer una cuenta atrás.


“No hace falta que apuntéis, luego os enviaré el powerpoint”. El mensaje detrás de estas palabras es “no hace falta que escuchéis; lo importante no soy yo sino el powerpoint; podíamos habernos ahorrado esto si os lo hubiera enviado antes”. Por eso no sé si es peor que lo digas o que te lo sugieran.


“Si tenéis cualquier pregunta, interrumpidme” dando permiso a que sea la audiencia quien escriba el guión de la presentación. Ya hablamos en otro artículo sobre cuándo y cómo deben incluirse las preguntas en una presentación.


“Como veis aquí…“–utilizando el puntero laser. Este modo de llamar la atención sobre algo es totalmente ineficaz. No se ve bien y perdemos más tiempo buscando el punto que fijándonos en el contenido. Si una diapositiva necesita de un puntero para destacar algo, es que la diapositiva está mal construida.


“Evidentemente” y otras palabras de relleno (claramente, obviamente…), que no aportan significado y los oradores más experimentados utilizan en lugar del “ehhh”. Su función sigue siendo la misma: ninguna.


“Como conclusión…”. No hace falta avisar de que llega la conclusión, eso recuerda a tu audiencia que sigues un guión y le sitúa en el rol de espectador. Un mensaje de cierre apropiado tendrá la fuerza suficiente (y la comunicación no verbal ayudará) para que todo el mundo entienda que se ha terminado.


Por ecológicos que nos pongamos, créeme, no vale la pena reciclarlas. Limítate a eliminarlas y tu presentación subirá muchos puntos.
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