Loading presentation...

Present Remotely

Send the link below via email or IM

Copy

Present to your audience

Start remote presentation

  • Invited audience members will follow you as you navigate and present
  • People invited to a presentation do not need a Prezi account
  • This link expires 10 minutes after you close the presentation
  • A maximum of 30 users can follow your presentation
  • Learn more about this feature in our knowledge base article

Do you really want to delete this prezi?

Neither you, nor the coeditors you shared it with will be able to recover it again.

DeleteCancel

Make your likes visible on Facebook?

Connect your Facebook account to Prezi and let your likes appear on your timeline.
You can change this under Settings & Account at any time.

No, thanks

Timemanagement JONG

Training
by

on 15 April 2016

Comments (0)

Please log in to add your comment.

Report abuse

Transcript of Timemanagement JONG

Timemanagement
|
3 _
|
_
12
6
9
|
3 _
|
12
6
De inhoud van deze workshop
Testje
Theorie
Valkuilen timemanagement
Oefening Eisenhouwer
Onderbrekingen, stress en werkdruk
De basis: je werkplek
Documentenstructuur
Outlook: agenda en e-mail
Laatste tips en overwegingen
Vragen?
|
|
_
12
6
9
|
3 _
|
_
12
6
9
Wat is Timemanagement?
Waarom veranderen?
dromen - durven -doen
Ben Tiggelaar
|
3 _
|
_
12
6
9
Timemanagement
Efficiënt en effectief plannen, organiseren en benutten van je tijd

Voorwaarden:
- motivatie
- bereidheid tot het maken van keuzes
- discipline

Conclusie: zelfmanagement
- discipline
- doelgericht werken
|
3 _
|
_
12
6
9
12
6
9
|
3 _
|
_
12
6
9
Het Eisenhouwer-schema
|
3 _
_
12
6
9
|
3 _
|
_
12
6
9
|
3 _
|
_
12
6
9
|
3 _
_
12
6
9
Oefening
Neem jouw meest recente werkdag in gedachten:

Welke werkzaamheden waren belangrijk en dringend?

Welke werkzaamheden waren belangrijk, maar had je kunnen laten liggen, en heb je toch gedaan?

Welke onbelangrijke, maar dringende werkzaamheden heb je verricht?

Welke onbelangrijke en niet dringende werkzaamheden heb je uitgevoerd?
|
3 _
|
_
12
6
9
Pauze
|
3 _
|
_
12
6
9
Begin bij jezelf !
|
3 _
|
_
12
6
9
Stress en werkdruk
Tips:
Overzicht!
Doelen stellen
Prioriteiten stellen
Communiceer!
|
3 _
|
_
12
6
9
|
3 _
|
_
12
6
9
Assertiviteit
Hoe assertief ben jij?
|
3 _
|
_
12
6
9
Assertiviteit-oefening
Inzichtelijk maken van jouw assertiviteit.
|
3 _
|
_
12
6
9
Assertiviteit en stress
Assertieve mensen hebben minder last van stress
Je kan stress beter reguleren
Assertief gedrag valt te leren!
|
3 _
|
_
12
6
9
|
3 _
|
_
12
6
9
Laatste tips
Geniet van het behaalde resultaat

Meer inspiratie nodig: Ben Tiggelaar, David Allen, Anja Wassenaar
|
3 _
|
_
12
6
9
Brand los: vragen?
Voldaan aan verwachtingen?

Bedankt voor jullie tijd en...
Test
... en uitslag
1. Heb je meer dan vijf zaken die aandacht behoeven tegelijkertijd op je bureau of in je mailbox?
2. Neem je beslissingen voor jouw collega’s en/of doe jij het denkwerk voor anderen?
3. Probeer je aan meer dan een ding tegelijk te werken?
4. Laat je het vaak op het laatste moment aankomen?
5. Stel je dingen uit?
6. Ga je van de ene urgente taak naar de andere zonder de eerste af te maken?
7. Wens je regelmatig dat er meer uren in een dag zouden zitten?
8. Wordt er wel eens werk dubbel gedaan, omdat twee mensen dachten dat het hun verantwoordelijkheid was?
9. Moet er regelmatig werk worden overgedaan omdat het niet zo gedaan is als je had gewild?
10. Wordt je werk wel eens onderbroken door anderen?
3
10 x NEE
Gefeliciteerd!
Je hebt de boel goed op orde,
(maar je mag nog niet gaan)
1-5 x JA
Je doet het redelijk! (blijf zitten voor tips)
6-10 x JA
Je hebt 'een beetje' hulp nodig
Ken de VALKUILEN en ga ze te lijf.
Ongeorganiseerde werkomgeving
Onrealistisch plannen
Moeite met nee-zeggen
Uitstelgedrag
Geen prioriteiten
e-mail !
Als je weet waarnaar je op weg bent, kun je de route bepalen. Per jaar, per maand, per week en -als je dat wilt- zelfs per dag.
Onderbrekingen
3 -
De basis:
Hoe ziet jouw werkplek eruit?
|
3 _
|
_
12
6
9
Je bureau
RUIM op en zorgdat je een vaste plek hebt voor dingen
Wil je je vraag neerleggen bij een puinbureau?
Foto's laten zien
Bureaulades gevuld met schrijfgerei en benodigdheden (hoeveel heb je ervan nodig?) en fingertipinformatie (werkdossiers, vergaderstukken) in hangmappen
Bureaublad met postbakjes: Aktie, Afwachten, Lezen, Archief. Geen stapel papieren/hooguit werkdossiers, Maar denk na: kan het digitaal?
Daarbij komen we bij nog een essentieel onderdeel: de computer: orden je documenten (documentenstructuur), weet waar je alles kunt vinden en er van uit kunt gaan dat alles actueel is.
Zorg dat je werkdossier fysiek en digitaal het zelfde geordend en opgeruimd zijn
|
3 _
|
_
12
6
9
|
3 _
|
_
12
6
9
Je agenda
Jaarplanning:
Werktijden, vakanties, verjaardagen, studiedagen invoeren als ‘evenement’

Maand- / weekplanning:
DERK (grote klus), vergaderingen (+voorbereidingstijd),
administratie, opruimen, planning

Dagplanning:
E-mail, telefoon, ad-hoc-zaken en pauze!!

Tip: Breng je werk in kaart
Je e-mail
MOET IK DIT NU DOEN ?
Plan een aantal momenten per dag.

E-mail werkwijze:
Verwijderen
< 5 minuten: doe het nu!
> 5 minuten: verplaatsen
Aktielijst (vlaggetjes)
Agenda (klus, deadline)
Wachten op
Later/misschien (CC, lezen)
Opruimen (project, archief)
Voorbeeld werkdag
Belangrijk?
Omdat we niet weten wat echt belangrijk voor ons is, lijkt alles belangrijk.
Omdat alles belangrijk lijkt, moeten we alles doen.
Andere mensen zien ons alles doen, dus verwachten ze ook dat we alles doen.
Alles doen houdt ons zo bezig dat we geen tijd hebben om na te denken wat voor ons echt belangrijk is.
Netwerkbijeenkomst JONG
d.d. 12 maart 2013

Wat betekent Timemanagement voor jou en wat doe je ermee?
Documentenstructuur
Foto's gemeentehuis
Bureaulades: gevuld met schrijfgerei, overige kantoorbenodigdheden en fingertipinformatie inhangmappen
Bureaublad: met postbakjes o.a. Aktie, Afwachten, Lezen, Archief
Computer: geordende documenten
Verzamelen
Verwerken
Organiseren
Onderhouden
Doen
1. Plan je werk en houdt jezelf daar aan!

2. Maak afspraken over:
- werkplek/deur dicht
- telefoon doorschakelen

3. Moet het nu? of mag ik een afspraak met je maken?
|
3 _
|
_
12
6
9
Je werk in kaart:
•Ik heb ... e-mails in mijn inbox
•Ik krijg ... e-mails per dag binnen
•Ik verstuur ... e-mails per dag
•Ik besteed ... uur per dag aan e-mailen
•Ik word ... keer per dag gebeld gemiddeld ... minuten
Hiervan is ... privé
•Ik bel ... keer per dag gemiddeld ... minuten per gesprek
Hiervan is ... % privé
•Ik luister ... keer per dag mijn voicemail af
•Ik ontvang ... voicemailberichten per dag
•Ik ontvang ... sms’jes per dag
•Ik verstuur ... sms’jes per dag
•Ik surf gemiddeld ... min ... uur per dag op het web
•Ik vergader/overleg gemiddeld ... uur per dag
•Ik word gemiddeld ... keer per dag ‘gestoord’ door collega’s
•Ik besteed ... uur per week aan het lezen van zakelijk leesvoer
Schakel pop-up e-mail uit!
Verzamelen
Verwerken
Organiseren
Maak een heldere structuur in je mappen (cabinet)

Stel regels in voor o.a.:
Nieuwsbrieven, leesvoer
CC's
Afwachten
Geaccepteerde afspraken
Onderhouden
Plan een vast uurtje op het einde van de werkweek en maak je hoofd leeg.
Doen
Beschikbare tijd
Energie (DERK)
Prioriteit
D.E.R.K.
Druk? of Veel te doen?
Nieuwe documentenstructuur
Opruimen en technisch
stap richting zaakgericht werken
Ervaringen?
(via Bestand \
Regels en
waarschuwingen)
Full transcript