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PROCESO BÁSICO DE ESTUDIOS ORGANIZACIONALES.

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by

Yoselin Espinoza

on 9 October 2013

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PROCESO BÁSICO DE ESTUDIOS ORGANIZACIONALES.
Visión del estudio.
Constituye la etapa inicial de un proceso organizacional, a partir de la cual se puede lograr una aproximación a atributos, competencias y aplicaciones esenciales para dimensionar su naturaleza y propósito.
Planificación del estudio.
Consiste en precisar la naturaleza y requerimientos técnicos, es decir, establecer los términos de referencia para orientar su ejecución.
Recopilación de datos.
Debe dirigirse hacia los hechos que permitan conocer y analizar lo que realmente suceden en la organización.
Visión del estudio.
Aproximación a conceptos.
Evolución de una idea.
El desarrollo conceptual y visual del pensamiento permite captar, depurar y fortalecer las ideas para hacerlas madurar.
Depuración de la idea
Consolidación de la idea.
Percepción de la idea
Concepción
Imagen mental que se presenta en forma espontánea como resultado de la experiencia y los conocimientos.
Formulación de preguntas
Cuestionamiento interior que se hace sobre los componentes y las opciones de acción e interacción que agrupa la concepción original de una idea.
Examen preliminar
Revisión e identificación de los puntos claves que servirán como marco referencial para desagregar una idea en términos de factibilidad, orden y dirección.
Organización
Reunión ordenada de todas las ideas y los conceptos que se integran en torno a un pensamiento.
Retroalimentación
Intercambio de imágenes y conceptos con agentes del medio ambiente.
Extrapolación
Determinación de la viabilidad de aplicar en forma práctica las ideas en un contexto y un propósito específico.
Estructuración
Proceso de selección de pensamientos, en el cual la mente se concentra en forma total con el fin de lograr una síntesis de los hechos y las ideas.
Registro
Preparación lógica y clara de un borrador con las ideas central y complementarias.
Exposición
Planteamiento del diseño conceptual estructurado en forma abierta y fluida.
Determinación del factor de estudio.
Identificación de los elementos que deben estudiarse para que la organización pueda cumplir su cometido.
Fuentes de estudio
Investigación preliminar.
Implica revisar tanto la génesis de la organización como la literatura técnica y legal, además de establecer el primer contacto con la realidad que se va estudiar.
Preparación del proyecto de estudio.
Integración del equipo de estudio.
Para este tipo de trabajo la organización debe asignar la responsabilidad a una persona que tenga los conocimientos y experiencias necesarias.
Capacitación del equipo.
Una vez integrado el equipo de trabajo, debe capacitarse; no sólo en lo que respecta al manejo de los medios de investigación, sino en todo el proceso que se seguirá en el para preparar el estudio.
Fuentes internas
Fuentes externas.
Órganos de gobierno.
Nivel directivo.
Nivel medio.
Área afectada.
Otras unidades administrativas.
Unidades de mejoramiento administrativo.
Comisiones, comités o grupos de trabajo.
Recursos de información.
Normativas.
Competidores.
Proveedores.
Clientes o usuarios.
Organizaciones líderes en campo de trabajo.
Organizaciones de otros campos de trabajo.
Es necesario determinar con claridad el objetivo de estudio, el cual debería ser muy específico en canto a los resultados que la organización espera lograr como consecuencia de sus acciones internas y la interacción con el ambiente.
Definición del objetivo de estudio.
Lineamientos para orientar la planificación.
Determinación de las necesidades específicas.
Jerarquización de prioridades.
Descripción detallada del estudio.
Interrelación de las unidades administrativas.
Especificación del tipo de conocimientos.
Estimación del tiempo y los recursos.
Contenido de la investigación.
Información referente a las leyes.
Información sobre el campo de trabajo.
Información de otras organizaciones.
Propuesta técnica:
Programa de trabajo
Identificación.
Responsables.
Áreas.
Clave.
Actividades.
Fases.
Calendario.
Representación gráfica.
Formato.
Reporte de avances.
Periodicidad.
Hay que preparar el documento de partida a fin de ponerlo en práctica.
Naturaleza.
Alcance.
Justificación.
Antecedentes.
Objetivos.
Estrategia.
Acciones.
Recursos.
Costo.
Resultados.
Información complementaria.
Se debe presentar el proyecto al titular de la organización o de la unidad administrativa responsable de su ejecución, para su aprobación.
Autorización para realizar el estudio.
Requisitos básicos que deben reunir los datos.
Técnicas de recopilación de datos.
Específicos.
Completos.
Correctos.
Pertinentes.
Congruentes.
Susceptibles de validarse.
El personal destinado al estudio debe llevar a cabo la labor de investigación sin prejuicios ni opiniones preconcebidas.
Actitud del equipo responsable de la recopilación.
Investigación documental.
Se deben seleccionar y analizar los escritos que contienen datos de interés relacionados con el estudio.
Observación directa.
Permite conocer, no sólo la manera en que operan las unidades administrativas, sino la cultura organizacional predominante.
Consulta a sistemas de información.
Es el acceso a sistemas informáticos que permiten recabar información interna o externa a la organización.
Entrevista
Esta herramienta consiste básicamente en reunirse con una o varias personas con el fin de interrogarse en forma adecuada y obtener información.
Cuestionario
Se utiliza para obtener la información adecuada en forma homogénea.

Cédulas
Representan un recurso valioso para recopilar y ordenar datos, ya que están conformados por formularios cuyo diseño incorpora la facilitación de la agrupación y división del contenido para su análisis.
Pasos para realizar un cuestionario:
Realizar un recuentro de la documentación.
Validar el orden y secuencia a seguir.
Someter las propuestas del cuestionario.
Pasos para construir un cuestionario:
El espacio correspondiente a los datos de la entrevista.
Las instrucciones explicadas de manera sencilla.
Las preguntas o items.
El espacio para respuestas.
El espacio para observaciones.
Integración de la información.
Es recomendable que la información obtenida se incorpore a equipos de cómputo para salvaguardarla y facilitar su manejo.
Clasificación
Resguardo
Antecedentes.
Situación actual.
Objetivos.
Estructura orgánica.
Recursos presupuestarios.
Normas y políticas.

Funciones.
Procedimientos.
Procesos.
Instrumentos jurídico-administrativo.
Infraestructura tecnológica.
Equipo.
Condiciones de trabajo.
Ambiente laboral.
Relaciones con el entorno.
Análisis de datos.
Permite precisar las causas de estudio y ponderar las opciones de acción para su efectiva atención.
Naturaleza y propósito.
Establecer los fundamentos para desarrollar opciones de solución al factor que se estudia, a fin de introducir las medidas de mejoramiento administrativo en las mejores condiciones posibles.
Procedimiento de análisis.
Formulación del diagnóstico.
Mediante el diagnóstico la organización se abre al cambio y es permeable a las recomendaciones para alcanzar cualquier tipo de adaptación.
Técnicas e instrumentos.
Integrados por los recursos técnicos que se emplean para estudiar la información obtenida, con el fin de conocer todos sus aspectos y detalles.
¿Qué trabajo se hace?
Naturaleza o tipos de labores que realizan las unidades administrativas.
¿Para qué se hace?
Propósitos que pretende alcanzar.
¿Quién lo hace?
Unidades que intervienen.
¿Cómo se hace?
Métodos y técnicas aplicados para realizar el trabajo?
¿Con qué se hace?
Equipos e instrumentos que se usan en el trabajo.
¿Cuándo se hace?
Información sobre la estacionalidad y secuencia del trabajo.
Administración por objetivos.
Proceso a través del cual los niveles de decisión de una organización identifican objetivos comúnes.
Análisis FORD
Técnica de análisis que toma su nombre de las palabras Fuerza, Oportunidades, Riesgo y Debilidades.
Análisis marginal.
Técnica de planeación que permite cuantificar el incremento económico como producto de una decisión.
Auditoría administrativa.
Examen integral o parcial de una organización con el propósito de precisar su nivel de desempeño y oportunidades de mejora.
Reingeniería organizacional.
Proceso que replantea y direcciona los procesos, con el objetivo de implantar cambios drásticos y profundos para la organización.
Consideraciones previas.
No hay que perder nunca el objetivo de estudio.
Tomar en cuenta las limitaciones.
La experiencia de trabajos anteriores puede ser valiosa.
Explorar diferentes caminos.
Considerar todos los elementos.
Ponderar soluciones.
Dar referencia a las recomendaciones.
Aprovechar toda la ayuda disponible.
Preparación de recomendaciones.
Elaboración de informe.
Para entregar los resultados del estudio, es necesario redactar un informe que facilite la toma de decisiones de las autoridades y áreas que participan su puesta en práctica.
Presentación de resultados.
Una vez que el informe queda debidamente estructurado, el responsable debe convocar al grupo de trabajo para revisar su contenido.
Formulación de recomendaciones.
Tipos:
De mantenimiento.
De eliminación.
De adición.
De combinación.
De fusión.
De modificación.
De simplificación.
De intercambio.
Implantación
Es el paso clave para incidir efectivamente dentro de la organización.
Fases:
1. Preparación del programa.
2. Integración de recursos.
3. Ejecución del programa.
Programa de implantación.
Consiste en determinar las actividades que deben desarrollarse y la secuencia en su realización.
Integración de recursos.
Una vez estructurado el programa de implantación, deben reunirse el material humano y tecnológico previamente establecido para ponerlo en marcha.
Ejecución del programa de implantación.
Debe implantarse el estudio mediante el método seleccionado y realizando las actividades previamente establecidas, sin apartarse de los lineamientos fijados anteriormente.
Métodos de implantación.
Método instantáneo.
Es uno de los métodos más aceptados en la práctica, por su facilidad y accesibilidad.
Método del proyecto piloto.
consiste en realizar un ensayo de los resultados del estudio, sólo en una parte de la organización, con el fin de medir sus efectos.
Método de implantación en paralelo.
Representa la operación simultánea, por un periodo determinado, tanto de las condiciones tradicionales como de las que se van a implantar.
Método de implantación parcial o por aproximaciones sucesivas.
Es el más adecuado para implantar estudios que implican cambios de gran magnitud.
Combinación de métodos.
Consiste en la aplicación de más de un método para realizar un estudio.
Acciones de apoyo a la implantación.
Evaluación
Es indispensable comprobar el efecto de los o innovaciones.
Mecanismos de información.
Seguimiento de las acciones.
Llevar a cabo y sin contratiempos de conformidad con las proyecciones esperadas.
Realizarse en forma desfasada.
Medición de resultados.
En esta fase se realiza un análisis cuantitativo y cualitativo del desarrollo global de estudio para precisar los avances logrados, luego de la implantación.
Se ponen en práctica con la finalidad de establecer los flujos adecuados para que la información llegue con agilidad y claridad a todas las áreas.
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