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ANÁLISIS Y SOLUCIÓN DE PROBLEMAS: LAS OCHO DISCIPLINAS (8D´S

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Presentaciones Calidad

on 6 February 2015

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Transcript of ANÁLISIS Y SOLUCIÓN DE PROBLEMAS: LAS OCHO DISCIPLINAS (8D´S

ANÁLISIS Y SOLUCIÓN DE PROBLEMAS: LAS OCHO DISCIPLINAS (8D´S)
Objetivo del Curso:
Que los participantes conozcan, entiendan y apliquen la herramienta de 8D

ANÁLISIS Y SOLUCIÓN DE PROBLEMAS: LAS OCHO DISCIPLINAS
Tips para mejorar la compresión
Concentración
Analizar lo que se aprendió
Despejar todas sus dudas
Participar al máximo y con entusiasmo
Anotar todo lo que parezca interesante
Los beneficios esperados son:
Evitar la recurrencia de los problemas reales y potenciales
Reducción de costos
Incremento de la productividad
Incremento de la satisfacción de los clientes (externos e internos)
Incremento de la satisfacción de las partes involucradas (dueños, accionistas)

¿Qué es un problema?

No saber cuál es el problema
Amenaza

Obstáculo
Oportunidad de Mejora
Definición
Es una situación, persona o cosa que es difícil de tratar o controlar
Situación difícil de explicar
Cuestión que se trata de aclarar
Hechos o circunstancias que dificultan la consecución de algún fin.

Un problema es la diferencia (brecha) entre una situación actual y una situación deseada

La solución del problema depende de la calidad de la definición
La solución del problema implica un CAMBIO
La mitad de la solución de un problema es la definición del mismo

La solución
Problema vs. Síntoma
Metodología de 8D
Equipo de trabajo orientados a la solución de problemas
¿Qué es?
¿Qué es y qué no es la metodología de las ocho disciplinas?
No es simplemente un conjunto independiente de ocho disciplinas.
No es una metodología para llenar formatos.
Utilizar procesos específicos para lograr resultados.
La solución de problemas es la utilización de herramientas para facilitar el proceso.
¿Cuándo un 8D es necesario?
Cuando lo solicite como requisito un cliente para solucionar un problema.
Cuando se tiene un problema que consistentemente se presenta y se empieza a considerar como normal.
Cuando se presentan tendencias en parámetros importantes y no se conoce la causa que lo origina, lo que requiere de un análisis para su solución.


¿Cuándo un 8D es necesario?
Basada en el enfoque de EQUIPO
Usada en situaciones donde se DESCONOCE la CAUSA de un problema que le concierne

Debe ser dirigido DE ARRIBA HACIA ABAJO para obtener los recursos adecuados.

Gerencia por HECHOS Y DATOS. “Si no lo puede probar, no lo diga”.
Requiere DOCUMENTACIÓN y PLANIFICACIÓN de acciones para cada paso.

El enfoque debe ser en USAR EL PROCESO efectivamente y no en escribir un informe.

Proporcionan un orden para evitar que se omitan pasos críticos en los procesos de solución de problemas.

D0
Cobrar conciencia del problema.
D1
Usar el enfoque de equipo.
D2
Describir el problema
D3
Acciones de Contención.
D4
Identificación de causa (s) raíz.
D5
Selección y verificación de la acción correctiva

D6
Implementar la acción correctiva permanente

D7
Prevenir la recurrencia
D8
Felicitaciones al equipo
Esta es la parte inicial para la solución del problema. Identificar los efectos del problema y datos generales del mismo.
¿Quién los detecto?
¿Cuándo los detectó?
¿Dónde los detectó?
¿Cómo los detectó?
¿Cuánto detectó?
¿Por qué el lo detectó y no alguien más?
¿Cuál es la situación deseada y cuál es la actual?...Como indicador

Cuando se forme un grupo de trabajo incluir personal de las distintas áreas involucradas
Conocer acerca de varios aspectos del problema
Conocer la metodología a seguir y documentar
Contar con el respaldo de la dirección
Función del Equipo

Investigar las causas raíz que originan el problema
Identificar alternativas de solución a dichas causas raíz
Identificar las necesidades y requerimientos de los clientes externos
Efectuar estudios preliminares
Coordinar la implantación de soluciones
Resolver el problema
Identificar los procesos documentados y costos
Desarrollar un plan de investigación

Los problemas se describen basándose en HECHOS, dimensiones y DATOS
Es importante definir claramente “¿Qué esta pasando?
¿Por qué es un problema? Describe el efecto con el cliente o usuario

Es importante tomar en cuenta los siguientes puntos:
¿Qué otras partes o componentes lo pudieran tener, pero por alguna razón no se han presentado?
¿Dónde más se pudo haber presentado?
¿Puede haber algún otro lugar donde pudo haberse presentado?
¿Qué otras tendencias pudieron haberse visto, pero no fueron detectadas en este momento?

Se debe identificar el problema términos cuantificables de quién, qué, cuándo, dónde, por qué, cómo, cuántos, según aplique al tipo de área de oportunidad.

Ejem.
Identificar el problema
Redacción del Objetivo
El objetivo está en función del problema planteado. Se redacta de manera puntual y de preferencia cuantificable qué es lo que se requiere lograr con la acción generada.

Verbos recomendables:
Asegurar, Garantizar, Mantener, Disminuir, Aumentar, Eliminar, entre otros.

* Nótese que están en presente infinitivo

Es provisional y se retira una vez que se implementa la acción permanente y es verificada.
Hay que tener cuidado de que la acción de contención no vaya a crear más problemas que los que va a resolver.
La efectividad sólo si contiene el problema o reduce el impacto del problema en el cliente.
Algunas de las posibles acciones de contención son:
Inspección al 100% antes de embarcar
Parar la línea y fabricar un lote nuevo
Comunicarse con los clientes potencialmente afectados
Re-trabajar el producto
Ensamblar el producto de manera manual
Incrementar inspección durante el proceso
Hasta la identificación y solución de la causa raíz.

Definición: Técnica sistemática de preguntas utilizada durante la fase de análisis de problemas para buscar las causas principales.
Aplicación: Una vez detectado un problema se empieza a preguntar ¿Por qué es así? o ¿Por qué está pasando esto? y continúa preguntando Por Qué hasta llegar a la causa raíz del problema

Los 5 por qués
Las Causas pueden ser clasificadas en 6 categorías,
llamadas las 6 M’s de la Manufactura, las cuales son:
METODO
MAQUINARIA
MANO DE OBRA
MATERIALES
MEDICIÓN
MEDIO AMBIENTE

Ejemplo de la vida cotidiana en la cocina:

Método:
Receta

Maquinaria:
Horno

Mano de Obra:
Cocinero, ama de casa

Materiales:
Ingredientes

Medición:
Termómetro del horno, recipientes graduados, entre otros.
Medio Ambiente:
Temperatura, % Humedad en la Cocina, condiciones generales de la cocina, etc.

Es el conjunto de actividades donde se indican las fechas y los responsables y están direccionadas a solucionar la causa raíz del problema.

Hay 3 tipos de actividades:

Actividades de contención:
Son las acciones para aislar los efectos del problema hasta que las acciones correctivas son implementadas. Pueden redactarse en el plan de acción mientras se analizan las causas y se determinan acciones para solucionar el problema. También conocida como torniquete.
Actividades para solucionar el problema:
Estas acciones deben documentar las acciones a tomar y asegurar que todos los involucrados conozcan sus responsabilidades
Actividades para evitar la recurrencia:
Actividades que deben revisar si se requieren cambios permanentes en el diseño del proceso o de las partes o componentes, documentar las acciones a tomar, asegurar que todos los involucrados conozcan sus responsabilidades y capacitar / Reforzar los cambios realizados.

Los ejemplos siguientes de la vida cotidiana ilustran perfectamente los errores más comunes sobre el entendimiento de “causa”.
El siguiente ejemplo ilustra una causa correctamente razonada.






Una causa es cualquier evento, razón o situación de la cuál se derivan consecuencias o problemas.
Un error común es pensar en una causa como una actividad, redactando lo que se va a hacer para solucionar el problema.
Por otro lado, existe confusión entre quienes piensan que en la causa se debe redactar el hallazgo o lo encontrado en la auditoría.

Definir actividades que ataquen a TODAS LAS CAUSAS.
Una actividad puede tener relación con dos o más causas, por lo que hay que vincularlas con todas las que le aplican, pero ninguna causa puede estar sin al menos una actividad
Cuando se implementen actividades que impliquen cambios físicos al proceso, al producto, o las actividades rutinarias de las personas, es recomendable que se tomen fotografías antes y después de que se implementaron dichas acciones. El responsable debe ser explícito en la redacción de los cambios realizados, puede anexar fotografías del antes y después.
Cuando es un cambio de materiales o especificaciones, debe contemplarse que esté documentado debidamente, es decir, llevarse a cabo el cambio de documentación y de especificaciones. Al final el personal involucrado debe ser capacitado, por lo que hay que guardar la evidencia de dicha capacitación y preguntar al personal involucrado para validar su entendimiento.

Puntos importantes a Considerar
Documentar las acciones a seguir
Asegurar que todos los involucrados conocen sus responsabilidades
Definir el plan de implementación … paso a paso
Definir los controles y las verificaciones a realizar
Necesidades de recursos

Determinar cuáles van a ser las acciones a seguir para corregir el problema
En esta disciplina se llevan a cabo las actividades planeadas para corregir la no conformidad.
Es de vital importancia que el responsable de la ejecución de la acción correctiva de seguimiento a cada una de las actividades definida para evitar que haya desviaciones
Hay que evitar que no se dejen en el olvido o “para otro momento” la ejecución de las acciones.
Se debe verificar el cumplimiento de cada una de las actividades planeadas.
Documentar en el SGC los procedimientos que sean nuevos o los que sean modificados.
Comunicar los nuevos procedimientos a todos los interesados
Entrenar a todo el personal involucrado en su aplicación
Entregar documentación de la solución del problema.

Esta es una oportunidad para reconocer al personal involucrado en la solución del problema por el buen trabajo realizado
No hay que considerar que todo el éxito de la solución fue del líder de la acción
Todos los créditos que se otorguen deben ser dados de manera honesta, no debe causar controversia.
Felicitar públicamente al equipo que trabajó en la solución del problema
Felicitar a todos los que apoyaron al equipo

Resumen
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