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ARCHIVO Y CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA

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Aina Mauro

on 13 February 2014

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ARCHIVO Y CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA
El archivo en la empresa:
Organización del archivo:
Sistema de ordenación y clasificación de documentación administrativa:

Definimos archivo como un lugar físico donde se guarda la documentación de forma ordenada. Para considerarse archivo a de tener unos criterios previos:

a) Disponer de una serie de documentos.
b) Ordenar dichos documentos mediante unos criterios previos.
c) Guardar y ordenarlos en un lugar determinado.


- Custodiar, guardar y conservar la documentación.
- Ayudar a localizar fácilmente y de forma rápida los documentos.
- Conservar documentos constituyendo un centro activo de información.
- Cumplir con las normativas legales que establecen conservación de los documentos un determinado periodo de tiempo.

Finalidad


Las empresas generan diariamente mucha documentación que es imprescindible que se tenga localizada y ordenada, por dos razones fundamentales:

-Legalmente las empresas están obligadas a guardar ciertos documentos durante un periodo de tiempo.
- Por el propio interés de la empresa es importante tener una base en la información que a tomado la empresa en años anteriores y que puede documentar la historia de la empresa.


Importancia del archivo para la empresa:
Algunos materiales utilizados:
-Carpetas:
*Simple: Cartulina doblada por la mitad.
*Con sistema de sujeción: Se le añade unas argollas dentro de la carpeta para sujetar.
* Carpetas de suspensión: Tiene pequeños enganches laterales para colgarlas de las guías en los armarios o cajones.
- Cajas de archivo: Sirven para guardar en un archivo definitivo la documentación que debemos conservar mientras está vigente.
-Fichas: Sirven para hacer anotaciones.
- Guías: Son los separadores y diferencia a los grupos de documentos y las fichas.
Respecto al mobiliario:
-Ficheros: Es el lugar donde se guardan las fichas o carpetas de tamaño pequeño.
- Estanterías y armarios.

Equipos y materiales para el archivo


Los empresarios deben conservar libros, correspondencia, documentación, y todo tipo de documentos relacionados con su negocio durante seis años.

El periodo de conservación de la documentación se marca en tres grupos:

-Documentación mercantil que debe conservar durante seis años.
- Documentación de carácter interno, no estamos obligados a guardarlo pero, si sigue teniendo utilidad, se pueden guardar con carácter prudencial.
- Documentos especiales relacionados con el patrimonio de la empresa: escrituras, actas notariales, estatutos.., se conservarán de manera indefinida.

Funcionamiento de un archivo:

Para mantener correcto y en buenas condiciones debemos tener en cuenta:

-El acceso: Existe documentación restringida a ciertos usuarios que solo podrán consultar mediante unas medidas de seguridad instalada, como pueden ser claves u otros sistemas de acceso.
-La conservación: Es muy importante en el mantenimiento del archivo que la documentación esté ordenada y guardada.
-La seguridad: La Ley Orgánica de Protección de Datos nos aporta una normativa para la protección de datos de la empresa. Debemos protegerlos tanto de deterioro físico o que puedan caer en manos ajenas a la empresa.

Mantenimiento de un archivo:

Las funciones principales son:

- Guardar, almacenar y proteger la documentación.
- Administrar una localización rápida y eficaz de los documentos.
- Crear un centro de información que sirva como base para consultar la documentación diariamente.
- Cumplir con la normativa legal en relación con la documentación.

Proceso de archivo de un documento:

- Libros oficiales: Contienen información sobre la situación económica y financiera de la empresa:
*Libros obligatorios: Reflejan de forma ordenada las operaciones contables de la actividad de la empresa.
* Libros auxiliares: No son obligatorios pero nos facilitan el almacenamiento de la información.
* Libros de registro: Se conservan las operaciones reflejadas en los documentos.

- Documentación mercantil:
* Documentación mercantil: Son aquellas relacionadas con las operaciones mercantiles sobre derechos y obligaciones de la empresa.
* Documentos de carácter interno: Suele guardarse durante un tiempo prudencial, después se destruyen.
* Documentos especiales relacionados con la constitución de un patrimonio empresarial: Se trata de escrituras de propiedad, estatus de la empresa,..

- Documentos sociolaborales: Documentos como libros de registro del personal.

Normas que regulan la conservación de documentos:

Para eliminar documentos inservibles podemos utilizar dos métodos:

- Vender el papel sobrante a empresas dedicadas al reciclo de papel.
- Destruirlos por medio de una máquina que los convierte en viruta o en pequeños trozos.

Destrucción de los documentos:

La Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, hace referencia a la Ley de Protección de Datos de Carácter personal y su objetivo es proteger y garantizar el correcto tratamiento de datos personales, las libertades públicas y derechos fundamentales de las personas respetando su intimidad y privacidad personal.
Trata de regular el tratamiento de datos y ficheros respetando el derecho de los ciudadanos y obligaciones de los que los crean.

Confidencialidad y seguridad de la información:

- Archivo centralizado: Es centralizar todos los documentos en un mismo lugar para que todos los departamentos puedan acudir a consultarlos en el mismo sitio. Se necesita a una persona que controle la documentación y mantenga el orden del archivo. (Un único archivo central)
- Archivo descentralizado: Se distribuye la documentación en diferentes secciones.
- Archivo mixto: Primero se archiva en el departamento correspondiente y luego al perder la vigencia se pasa al archivo central.

En función del grado de centralización de la información:

- Archivo activo: Se conserva los documentos que se necesitan día a día con fecha reciente
- Archivo semiactivo: Se conserva la documentación hasta que cumpla la fecha legal de conservación o por interés de la empresa.
- Archivo inactivo: Se almacenan los documentos de forma definitiva; los documentos que han perdido su vigencia actual pero se conservan bien por su valor documental o histórico. Se proceden a destruir documentos sin valor por motivos de espacio.

En función de la frecuencia que se use la información:

La elección de la palabra principal debe seguir las siguientes normas:

- Nombres de persona individuales
El primer apellido es la palabra ordenatriz
Con apellidos compuestos: separados por un guion se clasificarán con una sola palabra
Apellidos compuestos por artículos: Si son en castellano pasaremos del artículo y clasificaremos por el apellido De la Rosa, Del Prado… Si son extranjeros se clasificará por el artículo Von, Du…

- Nombres de empresas o instituciones
Si tienen un nombre propio se clasificara por el apellido
Palabras genéricas que conforman el nombre: bar, restaurante… Se deben tomar como referencia el nombre significativo de la empresa ya que bar, restaurante… se pueden confundir con más empresas.
Nombres de organismos oficiales o instituciones: Se clasificara por el nombre genérico; Ministerio de empleo, Banco de España…
Empresas conocidas por sus siglas: Normalmente se clasifica por el nombre completo pero si son muy conocidas por sus abreviaturas las clasificaremos tomando estas como referencia; RENFE, BBC…
Nombre de empresas extranjeras: La palabra clave será la primera que aparezca en el nombre.

Clasificación alfabética:

La clasificación numérica se establece asignando un número a cada documento de forma que los podamos clasificar y ordenar. Al asignar número a los documento se ara por orden de llegada.

Clasificación numérica

Es la mezcla de número y letra; se clasifica por:
- Las letras seguidas de números
- Número seguidos de letras
- Una sola letra y varios números
- Varias letras y varios números

Sistema mixto:

Es un sistema más fácil y sencillo además de uno de los más utilizados. Se usa la fecha para clasificar y se agrupará por años o meses.
Se comienza ordenando por años, después por meses y finalmente por días.

Clasificación cronológica

Se clasifica en función de lugares geográficos asociados a la misma, como puede ser el domicilio, destino, lugar de edición…
Es un sistema compuesto, ya que requiere de varias clasificaciones: Región o zona, provincia, CCAA, localidad…Dentro de cada uno de los grupos de la clasificación debemos ordenarlo mediante el método alfabético siempre teniendo en cuenta que la capital de la provincia es la palabra clave.

Criterio geográfico

Se agrupa la documentación en función de la materia o asunto al que se refiere y después ordenar cada uno de los grupos según su criterio alfabético, numérico, cronológico…
Este método nos permite dos clasificaciones
Por asuntos y otra por otro sistema, lo que nos permite localizar los documentos de forma rápida ya que estarán ordenados por materia. Por ejemplo, si tenemos que buscar a un cliente ce una determinada área, buscaremos primero en dicha área y después por el nombre del cliente.

Clasificación por materias
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