Loading presentation...

Present Remotely

Send the link below via email or IM

Copy

Present to your audience

Start remote presentation

  • Invited audience members will follow you as you navigate and present
  • People invited to a presentation do not need a Prezi account
  • This link expires 10 minutes after you close the presentation
  • A maximum of 30 users can follow your presentation
  • Learn more about this feature in our knowledge base article

Do you really want to delete this prezi?

Neither you, nor the coeditors you shared it with will be able to recover it again.

DeleteCancel

QUY TRINH EXPORT

No description
by

Vinh Ngo

on 20 November 2017

Comments (0)

Please log in to add your comment.

Report abuse

Transcript of QUY TRINH EXPORT

Bước 2
QUY TRÌNH HANDLE HÀNG XUẤT
Email thực hiện
CS thực hiện đơn hàng
- Phản hồi thông tin email để biết đã nhận được đơn hàng
- Tiếp hành liên hệ nhà nhà cung cấp (carrier, coloader) để yêu cầu thực hiện đơn hàng bằng email. Email cc Sales và Quản lý phải thể hiện nội dung (Email No.2):
SUBJECT: BOOKING FOR SHIPMENT 1X20'DC FROM...TO.... ETD:
NỘI DUNG: (thể hiện rõ, đầy đủ yêu cầu từ KH)
Lưu ý
: Thay đổi, bổ sung Subject cho phù hợp suốt thời gian theo dõi đơn hàng
Email thực hiện
CS email báo BKG cho KH
- Email gửi BKG cho KH trên nội dung email từ sales lần trước Cc thêm cho GN nếu đơn hàng có thực hiện thủ tục HQ
- Nội dung Email cần nhấn mạnh lưu ý về thời gian trên BKG
- Mở file làm hàng:
ES1710100
Ops team
- Liên hệ KH xác nhận kế hoạch đóng hàng
- Liên hệ phương án lên tờ khai và truyền hải quan (mượn token hay team view
- Duyệt lệnh hoăc nhờ CS duyệt lệnh, liên hệ báo nhà xe đóng hàng
- Yêu cầu KH gửi chứng từ làm tờ khai xác nhận qua email
- Lên tờ khai nháp cho KH, gửi qua email để xác nhận
- Truyền tờ khai chính thức
CS Submit VGM, SI để làm Bill
Bước 1
: (trước ETD)
- Submit VGM theo thời hạn của BKG
- Submit SI cho hãng tàu để lấy bill Draft

Sales làm dự trù chi phí
- Làm dự trù chi phí (theo mẫu) chuyển bộ phận chứng từ
- Dự trù chi phí phải có chữ ký của Trưởng phòng, BOD trước khi gửi qua Docs
- Dự trù chi phí là 1 bản duy nhất
SALES nhận thông tin KH
- Yêu cầu KH xác nhận email điều khoản, nội dung đơn hàng hoặc gửi thông tin chi tiết đơn hàng
- Nhận thông tin của KH, phản hồi mail
CC bộ phận Exportcs@..., ban QL (Email No.1)
- Nội dung CC bao gồm:
Cám ơn KH, Thực hiện đơn hàng, cam kết nội dung thực hiện
Yêu cầu exportcs lấy BKG như request KH

Bước 1
SALES: theo dõi thông tin BKG để push KH
Docs làm DN gửi KH, chuyển DN cho BP Kế toán
- Làm DN gửi cho KH dựa trên giá bán của Sales, gửi file PDF
CC bộ phận Kế Toán
- Sau khi KH xác nhận,

- Làm đề nghị thanh toán cho Carrier, coloader. Đề nghị thanh toán phải có:
Bill Photo
Dự trù chi phí bảng chính
Phiếu đề nghị thanh toán (theo mẫu)
DN or Hóa đơn Carrier/Coloader
Account Dept
- Lên hoá đơn nháp gửi qua email cho KH xác nhận
- Ký chữ ký sau khi nhận được xác nhận của Kh và gửi lại cho KH bảng final qua email


- Lập lệnh thanh toán cho Carrier, Coloader hoặc tạm ứng tiền mặt cho đơn hàng
Cc Docs sau khi thực hiện bước 3
Chuyển file qua Docs
Ops support lấy Bill & Hoá đơn
Bước 3
Docs gửi Bill cho KH
- Gửi Bill cho KH và xác nhận từ KH





- Sales thu hồi chứng từ bên bộ phận Ops, Docs để làm bảng kê chi phí cho đơn hàng (theo mẫu), sau đó gửi cho KH



Sales tập hợp chi phí
Acc, docs báo cáo đơn hàng dựa trên dự trù & chi phí liên quan
Sales báo cáo hoa hồng về cho Kế toán
DOCS check & confirm BILL

Bước 2
: (ETD)
- Xác nhận với KH hoặc Sales về hình thức Bill (HBL or MBL)
- Kiểm tra draft bill có tình trạng show cước trên bill
- Gửi email Bill draft trên mail đang làm việc với KH để xác nhận các thông tin trên Bill

Bước 3
: (Sau ETD)
- Xác nhận Bill chính thức với hãng tàu
- Yêu cầu DN từ phía hãng tàu cho lô hàng,
- Chuyển file cho Sales làm Dự trù chi phí
CS tiếp tục Chasing đơn hàng
Full transcript