Loading presentation...

Present Remotely

Send the link below via email or IM

Copy

Present to your audience

Start remote presentation

  • Invited audience members will follow you as you navigate and present
  • People invited to a presentation do not need a Prezi account
  • This link expires 10 minutes after you close the presentation
  • A maximum of 30 users can follow your presentation
  • Learn more about this feature in our knowledge base article

Do you really want to delete this prezi?

Neither you, nor the coeditors you shared it with will be able to recover it again.

DeleteCancel

Auditoria Farmacia San Carlos

No description
by

Alejandra Aranda

on 17 February 2015

Comments (0)

Please log in to add your comment.

Report abuse

Transcript of Auditoria Farmacia San Carlos

Farmacia "San Carlos"
Análisis del Caso
Antecedentes

En 1957, dos hermanos fundaron en la ciudad de Aguascalientes la “Farmacia San Carlos”.
En 1960, la farmacia formaliza una alianza de productos con Kimberly Clark, convirtiéndose en el único distribuidor de este tipo de productos en la zona.
En 1965, firma contratos con CDROSA y Henna para introducir todo tipo de aceites y químicos.
E ingresa al mercado de mayoreo y menudeo en gran parte del centro del país.
En 1975, formaliza una alianza con Colgate y Palmolive. Sus ventas se incrementan y duplican la capacidad de sus instalaciones.
En 1980, Abrió la Farmacia Laurel con éxito en la venta de medicinas.
En 1982 El consejo de admón constituye Comercializadora San Carlos. Que les permite:
 Economías de alcance
 Ubicación
 Enfoque en el manejo de pedidos de mayoreo
 Descentralizar las cargas de trabajo
 Optimizar el tiempo de atención a clientes.
En 1999, debido a la muerte de uno de los fundadores, comienzan a surgir ciertas diferencias en el proceso de toma de decisiones, que ocasionan conflictos administrativos y problemas financieros, los cuales, al cabo de dos años, provocan la venta de la empresa.
En 2001, bajo la dirección de un nuevo equipo de trabajo y otro estilo de administración, se puso en marcha un proceso de reestructuración en el que se replantearon estrategias, objetivos, metas y programas de acción.
Cabe destacar que en el giro en que se desempeña la farmacia San Carlos, en la ciudad de Aguascalientes se localizan 135 comercios similares equivalentes a 92% del total de empresas de esta naturaleza. Asimismo, es significativo que del total de empresas en el estado, sólo 2.2% corresponde al giro.
Justificación de la auditoría administrativa
Con base en el tipo de competencia de la empresa, el consejo autorizó la aplicación de una auditoría administrativa para:
Identificar las oportunidades de mejora que le permitan ofrecer un mejor servicio a sus clientes y contar con condiciones de trabajo estables para su personal.

INICIATIVA DE INTRODUCIR LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

Obedece a la necesidad de establecer una infraestructura técnica para mejorar sustancialmente el desempeño de la empresa, garantizar un crecimiento y disponer de una gama de posibilidades para hacer frente de manera congruente a las demandantes condiciones del mercado.

• Responsabilidad
• Servicio
• Honestidad
• Rapidez
• Amabilidad
ADMINISTRACIÓN ESTRATÉGICA
Ser la mejor empresa en el ramo farmacéutico y en el abastecimiento de productos de primera necesidad de toda la región.

Incrementar el bienestar de la sociedad a través de un servicio competitivo que permita satisfacer las necesidades de sus clientes mediante el suministro de medicamentos y productos de alta calidad.
Valores
Misión
Visión
Filosofía
Procurar la satisfacción de la sociedad mediante la venta de productos farmacéuticos y de primera necesidad, alta calidad a precios accesibles, con una atención ágil, amable y personalizada.

Estructura organizacional
Elementos Analizados
Planeación
• La visión de la empresa debe traducirse y transmitirse de manera tangible a los empleados, quienes no la identifican y aprecian plenamente.
• El enunciado de misión no ha logrado influir en la cultura organizacional.
• La medición de los objetivos es sólo cuantitativa.
• Las estrategias y tácticas no descienden hasta los niveles operativos.


• La estructura organizacional es funcional y cumple con su propósito.
• La división y distribución de funciones es congruente con la estructura y el flujo de actividades, aunque no están documentadas de manera puntual las funciones y los procedimientos.
• La cultura organizacional que prevalece deteriora de manera paulatina las condiciones de trabajo.
Organización
• La dirección de la farmacia recae en la gerencia general la cual es reconocida por el ejercicio de su cargo, no por su liderazgo.
• La comunicación formal es adecuada pero existe una gran dosis de rumor.
• La motivación se fundamenta en la evaluación del desempeño más que en el trato personal, lo que frena la creatividad y la innovación.
• El proceso de toma de decisiones reside en los dos niveles superiores del organigrama.

Dirección
Control

• La naturaleza del control de las acciones se concentra en la retroalimentación.

• Los controles operacionales prevalecen por encima de los estratégicos y tácticos.

• El proceso de control contiene un gran número de acciones correctivas basadas en las normas aprobadas.


Viridiana Solís Frias
Alejandra Aranda Vega
Mariana Martínez Jaramillo
Luis Fernando Sandoval A.

GRACIAS!
ESTA ESTRUCTURA LES PERMITIÓ OPERAR POR VARIOS AÑOS.
ACTUALMENTE
La farmacia ha logrado recuperar prestigio y clientes, así como un margen de utilidad aceptable, con una expectativa de crecimiento de su ingreso anual promedio de 20%.
OPORTUNIDAD DE NEGOCIO PARA "SAN CARLOS"

Radica en que consolide una VENTAJA
COMPETITIVA basada en bajos costos,
productos y servicios de calidad, velocidad de
respuesta e innovación.
Conclusiones y Diagnóstico de la empresa de acuerdo a las fases del proceso administrativo.
PLANEACIÓN
DIRECCIÓN
CONTROL
ORGANIZACIÓN
PREGUNTAS
1. ¿Cuáles son las competencias centrales de la farmacia?
Mantener un servicio de calidad al cliente con bajos costos, variedad en sus productos así como la innovación y tiempos de respuesta.

2. ¿En qué forma afecta la sucesión no programada del director de una empresa como la farmacia?
Principalmente en la toma de decisiones porque ya existía una base que estaba brindando resultados y la persona que ocupe su puesto no tendrá la misma experiencia.

3. ¿Qué representa para la farmacia la decisión de aplicar una auditoría administrativa?
Una revisión de los objetivos, planes y programas de la empresa, su estructura y función, sus sistemas, procedimientos y control, con el fin de mejorar su eficiencia.

4. ¿Qué acciones deben tomarse para que los empleados de la farmacia identifiquen y acepten los enunciados de visión y misión?
Al personal nuevo y al que ya lleva varios años laborando en la empresa se le debe establecer una inducción constante sobre la filosofía que maneja la organización, para que se sensibilicen con ella y se identifiquen de tal manera que puedan aplicarla correctamente.

5. ¿De qué manera puede la farmacia afrontar el reto de que sus estrategias y tácticas sean comprendidas por todos los niveles que la componen?
Planificando y estableciendo las estrategias u objetivos de manera conjunta sin distinción de puestos, esto permitirá que todos los trabajadores se sientan involucrados con el compromiso de cumplir las estrategias establecidas.


6. ¿Cómo se puede mejorar la cultura organizacional de la farmacia?
Preguntando a los empleados mediante alguna encuesta lo que quisieran que mejore en su empresa, como quisieran ser tomados en cuenta, que les permitiría trabajar de una manera más eficiente, es importante tomar en cuenta su opinión y estar abierto a las críticas, ya que mediante ellas se puede mejorar.

7.¿Por qué hay un vacío de liderazgo?
Porque los empleados pierden el respeto ante sus líderes ya que estos no tienen la capacidad suficiente para involucrarse con su personal y esto genera que sus empleados pierdan el sentido de su trabajo.

8. ¿Qué haría usted para fortalecer el proceso de toma de decisiones en la farmacia?
Buscar la información más relevante como la situación del mercado, los indicadores, opiniones de los empleados e incluso si se puede acudir con algún consultor.

9. ¿Qué mecanismos de control requiere la farmacia para elevar su desempeño?
Los empleados deben tener bien definidas sus funciones, conocer los procedimientos, trabajar por objetivos como técnica para la motivación, una retroalimentación como la aplicación de evaluaciones de desempeño.

10. ¿Qué aprendiste de este caso?
Los principios básicos de cada empresa por más mínimos que sean deben estar bien establecidos y ser objetivos ya que de eso dependerá en gran parte la obtención de los resultados deseados.



Descripción de la empresa.
Descripción de los hechos
Análisis de los hechos
Descripción de la problemática
Sugerencias, posibles soluciones (argumentar)
Diagnóstico de la empresa de acuerdo a:
Causas, Síntomas y Resultados
Causas
Síntomas
Resultados
1. Cambio organizacional de acuerdo al cambio del medio
y de los factores externos.



2. Falta de planeación para casos de algún cambio repentino





3. Falta de cultura organizacional y liderazgo
1. Comenzaron a aumentar las ventas, se incrementó el volúmen de compra de mercancias y se tuvieron que descentralizar.

2. No supieron adecuarse al cambio cuando falleció uno de los fundadores y en lugar de encontrar alguna forma de seguir creciendo, se comenzaron a tener problemas de organización y administración.

3. Se tiene una cultura burocrática basada en la formalidad, racionalidad y órden.
1. No se supo manejar la situación por lo que hizo que en un principio, con los primeros dueños, no todas las farmacias inaguradas tuvieran el mismo éxito.

2. Se tuvieron que vender las farmacias a nuevos dueños.




3. La dirección de las acciones de la organización está centrada en el cumplimiento de las funciones. Por lo tanto el poder de negociación y la influencia tiene poca empatía, inclusión y colaboración de todos los subordinados.
• Analizar la forma de afrontar el proceso de toma de decisiones para identificar la mejor forma de resolver los problemas. Lo anterior puede hacerse mediante un monitoreo de las condiciones en que opera la farmacia y ver de ésta manera si es desempeño es satisfactorio y si hay problemas o anomalías, poder identificar la causa.

• También agilizar las decisiones que ya se tienen programadas y encarar el reto de las decisiones que no se tienen programadas, comenzando por analizar el problema, después eligiendo e implementando una alternativa que sea viable y tenga una secuencia lógica.

• Tener un mecanismo de control que le permita anticipar, o al menos resolver sus problemas en tiempo real, sin descuidar la cultura de la organización. De igual forma implementar controles que retroalimenten el funcionamiento del personal, como la evaluación del desempeño, asistencia, monitoreo de personal, etc

El buen funcionamiento y el logro de resultados positivos están fuertemente unidos, no sólo con la forma de operar de las empresas, sino con su capacidad para evaluar sus acciones. De hecho, en la medida en que una empresa dispone de mecanismos de control acordes con su posición competitiva, giro industrial y sector de actividad, mayor es la probabilidad de lograr una exitosa incursión en el mercado en el que participa.
La auditoría administrativa es, entonces, una alternativa para provocar y promover un alto rendimiento, para impulsar a las empresas en el camino de un desempeño superior.
Conclusiones
Full transcript