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Automação de Escritório

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by Tiago Renostro on 4 November 2012

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Transcript of Automação de Escritório

AUTOMAÇÃO
DE
ESCRITÓRIO
- AE Automação de escritório é um conceito que envolve o uso de equipamentos de informática e softwares para criar, coletar, armazenar, manipular e retransmitir digitalmente informações necessárias para a realização de tarefas e cumprimento de objetivos em um escritório (local de trabalho)

Armazenamento de dados brutos, transferências eletrônicas e gerenciamento eletrônico de informações de negócios consistem nas atividades básicas de um sistema de automação de escritório. A automação de escritório ajuda a otimizar e automatizar procedimentos administrativos existentes. SURGIMENTO O conceito de automação de escritório surgiu em meados dos anos 1970 nos EUA, como fruto do desenvolvimento de computadores de processamento distribuído (onde vários usuários podiam acessar simultaneamente um único equipamento). Baseava-se num tripé (comunicação, periféricos e inteligência artificial), sobre o qual fizeram-se grandes avanços, mas que ainda não atingiu o estágio ideal imaginado naquela época. Área de Negócios

A rapidez das informações influi diretamente na segurança das decisões, dinamizando os dados vindos de outros níveis gerenciais. A precisão dos dados para a competitividade do mercado é fundamental para a tomada de decisões. Isto significa um aumento de rentabilidade diretamente ligada à velocidade da informação como suporte à tomada de decisões, com melhoria de qualidade e resultados.
A integração de unidades proporciona maior participação ativa dos integrantes de maneira mais eficaz, aumentando a produtividade. Área Administrativa

O profissional da área administrativa é responsável pela centralização e controle do fluxo de informações que servirão de base para a tomada de decisões. Com a informatização, estes profissionais e a empresa poderão ser beneficiados da seguinte forma:

A agilização de envio/recebimento de informações. (economia de tempo);
A redução do volume de papéis, necessidades de cópias, telefonemas, reuniões, etc.;
A diminuição da burocracia é ainda maior com a informatização. Além de diminuir o volume de papéis que circulam na empresa tradicional, permite que a documentação eletrônica seja passível de administração por tempo de retenção; Tarefas como arquivamento e recuperação de documentos exigem uma perda considerável de tempo e motivação. Com estas tarefas informatizadas a perda de tempo é quase inexistente, e a motivação é aumentada com a disponibilidade de tempo para tarefas mais nobres. Isto influi diretamente no aumento de produtividade individual e liberação de tempo;

No conceito tradicional da empresa, a distância entre as entidades "produção" e "escritório" é muito acentuada. Com a informatização estas entidades trabalham mais próximas, devido à facilidade de comunicação entre elas, o que poderá ser traduzido como uma interação a caminho da excelência. FUNÇÕES DE UM SISTEMA DE AE Gerência de Atividades Básicas:

Agenda Eletrônica;
Lembrete Eletrônico;
Gerência de Recursos (salas de reuniões, equipamentos, etc.);
Caixa de Entrada.

Preparação de Arquivos e Recuperação de Documentos:

Processamento de Texto;
Arquivamento / Recuperação de Documentos;
Pesquisa de Documentos. Apoio a Decisão:
Computação Pessoal;
Análise de Dados;
Elaboração de Gráficos;
Consulta de Banco de Dados.


Correio Eletrônico;
Correio de Voz;
Teleconferência;
Vídeo-Conferência. Comunicação: Alguns dos serviços já citados só produzirão os benefícios totais, através de sua integração com o restante da comunidade abrangida pela AE, com ajuda de um outro serviço.
É o caso do processamento de texto associado e complementado por um serviço de correio eletrônico. HARDWARE Os recursos tecnológicos disponíveis para uso em AE inclui:
os computadores (PC´s, Servidores, Laptops, e etc.),
redes de comunicação,
redes locais, impressoras e/ou multifuncionais (integrados impressora, copiadora, aparelho de fax, scanner e etc.),
rede telefônica, e etc. PRINCIPAIS RECURSOS TECNOLÓGICOS SOFTWARE Existe uma variedade enorme de produtos comercializados. Destacamos aqui um conjunto daqueles mais utilizados na preparação de documentos, nas operações básicas de escritório, no apoio à decisão e na comunicação:
Processadores de Texto
Planilha Eletrônica
Programas para Criação de Apresentações
Correio Eletrônico
GED
Sistemas AE

Importante ressaltar a importância de um Sistema Operacional para gerenciar a gama de produtos que serão implementados na organização. Reduzindo tempo e esforços na produção, processamento, distribuição, armazenamento e recuperação de informações.
Fornecendo informações mais rápidas (maior precisão, qualidade no apoio as decisões).
Aprimorando a qualidade, precisão, velocidade e clareza das comunicações organizacionais.
Reduzindo significativamente a utilização do papel e atividades de manuseio, arquivamento, cópias e etc.
Permitindo uma sensível extensão do controle gerencial.
Melhorando a qualidade de vida do profissional nas suas atividades de escritório.
Diminuindo custos e aumentando a flexibilidade empresarial. A utilização dos recursos da tecnologia nas tarefas diárias do escritório pode aumentar a produtividade de seus funcionários da seguinte forma: COMO A AE PODE AUMENTAR A PRODUTIVIDADE? O ganho maior com a implantação da AE é com a simplificação de tarefas EFICIÊNCIA é fazer certo as tarefas.
 
EFICÁCIA é fazer as tarefas certas. A tecnologia funciona melhor quando ela organiza a maneira como o trabalho é realizado, quando o trabalho é feito com eficácia, não apenas com eficiência. ONDE AS EMPRESAS ECONOMIZAM

Pesquisa de mercado estudou 400 companhias para ver onde os sistemas de automação de escritórios cortavam os gastos.Percentual de entrevistados que cortavam custo de 10% ou mais. REFERÊNCIAS pt.wikipedia.org/wiki/Automação_de_escritório
http://www.baeta.info/advogado/Autom.pdf
http://www.din.uem.br/~acarniel/d1499/na/AutoEscr/AutoOffice2007ep.pdf
http://www.batebyte.pr.gov.br/modules/conteudo/conteudo.php?conteudo=386
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