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SAP Software y Sistemas de Gestion Empresarial

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by Gonzalo Marin on 13 January 2014

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Software y Sistema de
Gestión Empresarial

MODULO FICA
TRANSACCIONES SAP
¿Que es SAP?
Sistemas, Aplicaciones y Productos en tratamiento de Datos.

Simple... Maneja los procesos de negocios de las empresas que lo usan, gestionado sus recursos humanos, sus finanzas, el control de sus costos, su logística, sus materiales y las actividades medibles y cuantificables de las organizaciones.
Más sobre SAP....
El sistema SAP está compuesto por módulos, cada módulo se encarga de brindar una solución específica sobre un proceso empresarial determinado.
Algunos Módulos genéricos son:

FI: Finanzas
SD: Ventas y Distribución
MM: Gestión de Materiales
HCM: Planificación y Recursos Humanos.
CS: Servicios
COP: Costos
Estructura General de SAP
Ambiente Pruebas
120
Aquí se realizan las pruebas de los desarrollos, parametrizaciones y transacciones del sistema, al realizar cada una se generan ordenes de transporte que son transferidas al resto de los mandates.
Ambiente Calidad
200
Los objetos generados en el mandante 120 pasan a este ambiente en donde, se realizan pruebas integrales (inter-módulos) para verificar el correcto funcionamiento de los programas.
Ambiente Productivo
400
Aquí están los datos reales y es el ambiente con el que opera la compañía que posee el sistema SAP
Modo de Operación
El módulo de FICA esta creado para manejar las relaciones financieras del cliente con la Compañía, concibiéndolo como un Bussines Partner (BP o Socio de Negocios).

Dentro de este módulo, la información financiera está disponible para cualquier revisión en tiempo real.
Lo Nuevo...
Usuarios
Según sea el cargo que desempeñan las personas en la empresa tienen asignado el Rol en SAP
El módulo FICA se integra y se comunica con otros módulos de SAP como MM (Gestión de Materiales), SD (Ventas y Distribución), CS (Servicios), HCM (Gestión de Recursos Humanos), FI (Finanzas). Esto permite información en tiempo real para toma de decisiones.

Las transacciones de documentos que ocurren dentro de determinados módulos generan apuntes contables a través de las tablas de determinación contable.

Beneficios del Módulo
Optimiza los procesos, recursos y tiempos en la medida que la información generada por Cartera tiene un impacto directo en Contabilidad.
Agiliza la realización de cierres mensuales y anules.
Permite el seguimiento y trazabilidad de las gestiones realizadas.
Facilita el control y seguimiento de los recaudos a la cuenta del cliente.

Permite el manejo independiente de capital e intereses dentro de los contratos.
Facilita la creación de nuevos canales de recaudo electrónico.
Permite el procesamiento masivo de información, especialmente lo relacionado con la identificación y aplicación automática de pagos.
Genera información actualizada y veraz de los registros contables relacionados con los contratos de los clientes.

Usuarios Transaccionales:
Este rol sera utilizado por los auxiliares de cartera tanto de Parques y Funerarias como de Recordar.
Usuarios de Consulta:
Los gestores de cobranza son usuarios que tendrán acceso al Portal de SAP (puente de comunicación entre SAP y el usuario final) dado que dentro de sus funciones no hay manejo transaccional, únicamente de consulta. Administradoras y Coordinadoras de Cartera tendrán acceso a SAP conjugando perfil transaccional y de consulta a través del programa.
Usuario Líder funcional:
Los Directores Nacionales tendrán el Rol de configuración y parametrización de cada módulo, son las personas encargadas del manejo interno del sistema.

El lenguaje de SAP difiere en la terminología que manejamos actualmente.
Lenguaje SAP
CLAVE DE RECONCILIACIÓN: Es un código que el sistema genera teniendo en cuenta variables como tipo de proceso, usuario y fecha de contabilización. A través de dicho código el sistema recoge toda la información que se produce por los eventos contabilizados en FICA y los transfiere al libro mayor.

PARTIDA ABIERTA: Cuenta por cobrar pendiente de pago.

PARTIDA COMPENSADA: Cuenta por cobrar cancelada.

Zona de Ventas: Ciudad

Oficina de Ventas: División Comercial

Grupo de Vendedores: Operación Comercial





INTERLOCUTOR COMERCIAL: Cliente de Parques y Funerarias o Recordar. Se puede clasificar como persona natural o jurídica con quien se poseen relaciones por la prestación del servicio.



CUENTA CONTRATO: Es el objeto que contiene y registra todos actos financieros pertenecientes a un cliente para el cual se aplican los mismos términos de pago y libranza.


REPORTE: Listado, informe o consulta de cualquier conjunto de datos existente en el sistema.
Vía de pago: Es el canal elegido por el cliente para realizar el pago de sus obligaciones, las opciones parametrizadas en SAP son:
Importe: Esta palabra hacer referencia al valor de las negociaciones expresada en pesos colombianos.
Plan de Pagos: Corresponde a la proyección de cuotas de los contratos de Parques y Funerarias, Uno a Uno y Micro, de acuerdo con el plazo pactado en la firma del contrato de venta.
Moneda: Por ser un sistema a nivel Mundial SAP asigna a las monedas de cada País siglas para distinguirse entre sí, por lo anterior la sigla para expresar el peso Colombiano es COP
Operación Principal y Parcial: Todos los movimientos realizados en FICA son transferidos a FI y afectan cuentas contables del PUC, la operación principal y parcial hace referencia a la partida y contrapartida de algún evento especifico que de forma dinámica afecta la contabilidad.

Grupo de Precios: Para la asignación de los precios de venta, SAP los clasificó como Prenecesidad y Necesidad inmediata según las condiciones de cada contrato.
Ejecutar: Todos los movimientos en SAP se producen cuando se ejecuta algún procedimiento, este término reemplaza la palabra “aceptar”, el sistema tiene asignado un icono para su uso exclusivo o tecleando F8.

Centro de beneficio: SAP asigna por ciudad y área de trabajo centros específicos para controlar de forma sistémica los resultados, es por ello que en las transacciones de FICA se debe tener en cuenta este campo dependiendo la transacción que se esta realizando.
La terminología utilizada en el sistema SAP varía respecto del sistema actual, algunos aspectos a tener en cuenta son...
Canal de Distribución / Característica Determinación de cuenta: Las ventas de la empresa están clasificadas por unidad de negocio, SAP creó características propias para cada tipo de venta con el fin de organizar apropiadamente la información.
FPL9
Es una transacción utilizada para detallar los estados de cuenta de los clientes, en ella se visualiza de forma resumida los movimientos financieros, datos del BP, compensaciones.

Desde esta transacción se puede navegar a otras para ver detalladamente la información de cada documento.

ZFC0016
El extracto del crédito es el documento que se entrega al cliente donde aparece el resumen general de los productos adquiridos y la forma como han sido realizados los pagos.

La transacción que genera este documento en SAP esta predeterminada por las letras Z (desarrollo) FC (siglas de la palabra Fica), dos ceros (00) y el número 16: ZFC0016

GENERALIDADES
En SAP se opera por medio de transacciones.

Existen diversas transacciones propias de SAP, y otras que son creadas para cada empresa según sus necesidades.

Las transacciones permiten por ejemplo ingresar facturas, control de ingreso y salida de mercaderías, generación de pedidos, recaudo de pagos de clientes, gestión para la prestación de servicios, etc.

TRANSACCIÓN: Es el conjunto de pasos necesarios para realizar una tarea determinada en un sistema de proceso de datos empresariales. En SAP es un proceso lógico. Desde el punto de vista del usuario, una transacción es una unidad con contenido propio (por ejemplo: Visualizar el estado de Cuenta, crear una cuenta contrato, ejecutar un programa, etc.).

MODO: Durante el proceso de transacciones SAP se pueden ejecutar múltiples operaciones simultáneamente. Para ello, el usuario puede abrir hasta seis “Modos” o “Sesiones” paralelas, cada uno de los cuales es una ventana de transacciones diferente.

SOCIEDAD: Unidad financiera independiente. Elemento organizativo legal de la contabilidad.

Material: Producto o Servicio Contratado / Plan o Alternativa Recordar

Multicash: actual videolínea. Lote de Pago: Grupo de Pagos que se aplican masivamente que corresponden a un canal diferente a Multicash

Clarificación de Pagos: Identificar y aplicar un pago pendiente

Para algunas transacciones SAP ofrece tres posibilidades que se pueden asignar a los usuarios según sus funciones:


Proceso
Visualizar
Modificar proceso
Estructura contratos de Recordar y Parques y Funerarias
Los contratos de ambas sociedades estarán compuestos por dos letras del nombre de la ciudad
+
cod. de la compañia
+
el número de contrato actual.
Cali: CL0269457019722
Barranquilla: BQ010133920
Cartagena: CG0264305002329
Bogotá: BG010310003891

Gestor de Cobranza
Vía de Pago
Estado de Contrato
Zona de Cobranza
Actual
Valledupar: VL026996
Tunja: TJ0101000003118
Pasto: PT0263340002742


Cartera PyF
Cartera Comercial
Cartera Contable
Plan de Pagos
Facturación
Cuenta
Recaudo
Por material
Total
Capital
Intereses
Provisión: Ciudad y año
Provisión: % Mora
Zona de Recaudo
Mensajero
Cierre mensual: Se efectúa desde Contabilidad. Estrictamente Calendario. Cierres fines de semana que coinciden con cierre mensual.

Cuadre con Caja: se suprime

Comisiones e Incentivos: Liquida directamente en Nómina con la ejecución presupuestal. No ajustes manuales.

Procedimiento de identificación de pagos: Se suprime el control en excel de pagos no identificados. Se modifica el procedimiento

Auxiliares y Gestores: No tendrán acceso a grabación de recibos de caja

Unificación de Procesos: algunas actividades se centralizan. Estructura Nacional
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