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ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

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by LUIS RAFAEL GONZALEZ DELGADILLO on 22 February 2013

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ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS El modo formal de colocar una orden de compra es haciéndola por escrito; por lo regular se sigue un consecutivo para archivo con el número de folio de cada orden EL AREA DE COMPRAS SE ORGANIZA DE LA SIGUIENTE MANERA El proceso de compras consta
de las siguientes fases: PROCESO GENERAL DE LAS COMPRAS SEGUIMIENTO DE LA COMPRA La orden de compra debe contener lo siguiente:

1. Fecha en que se colocó el pedido.

2. Nombre del proveedor.

3. Cantidad del material.

4. Precio unitario.

5. Valor total (sin impuesto).

6. Porcentaje de impuesto y su valor.

7. Valor total con impuesto.

8. Descripción de la forma de pago.

9. Fecha de entrega. Es conveniente que se archiven todas las órdenes de compra que se colocan y se tenga un registro que indique la fecha en que el proveedor debe entregar los materiales. Para evitar retrasos en la entrega del material (sobre todo en pedidos foráneos) es pertinente realizar una llamada al proveedor con algunos días de anticipación para confirmar el envío y llegada del material en la fecha programada, utilizando los datos del archivo de órdenes de compra colocadas Los principios de la organización aplicados al servicio de compras El Principio de la Ubicación:
Consiste en definir la posición del departamento de Compras dentro de la estructura organizacional de la empresa, así como sus relaciones con los demás sectores de la misma. El Principio de la Centralización y Descentralización:
Consiste en fijar qué actividades pueden ser centralizadas y cuáles descentralizadas. El Principio de la Sencillez:
La organización del departamento de Compras debe de ser lo más sencilla que sea posible con el fin de que se pueda cumplir con el objetivo. El Principio de la Armonía:
La estructura de la organización debe de funcionar de tal manera que las relaciones que tenga con los demás departamentos de la empresa sean positivas. El Principio de la Flexibilidad:
Durante su funcionamiento el departamento de Compras deberá adaptarse a las cambiantes exigencias de la empresa. El Principio de la Eficiencia:
Es el resultado de todos los principios indicados anteriormente. 1. Adquisiciones:
Acción que consiste en adquirir los insumos, materiales y equipo, necesarios para el logro de los objetivos de la empresa, los cuales deben ajustarse a los siguientes lineamientos: precio, calidad, cantidad, condiciones de entrega y condiciones de pago; una vez recibidas las mercancías es necesario verificar que cumplan con los requisitos antes mencionados, y por último aceptarlas. 2. Guarda y Almacenaje:
Es el proceso de recepción, clasificación, inventario y control de las mercancías de acuerdo a las dimensiones de las mismas (peso y medidas). 3. Proveer a las demás áreas:
Una vez que el departamento de compras se ha suministrado de todos los materiales necesarios, es su obligación proveer a las demás áreas tomando en cuenta: la clase, cantidad y dimensiones de las mismas. Las compras comprenden un proceso complejo que va más allá de la negociación y del trámite burocrático Con una buena gestión de compras la empresa consigue ahorrar costes, satisfacer al cliente, en tiempo y cantidad, y obtener beneficios empresariales directos, pues la gestión de compras y aprovisionamiento son decisivas para que la empresa tenga éxito o fracaso. Planificación de las compras:
Consiste en hacer un estudio anticipado de las necesidades para estar preparado antes de que surja la necesidad. Análisis de las necesidades:
El departamento de compras recibe los boletines de solicitud de materiales y analiza la prioridad de las peticiones para tramitar su gestión. Solicitud de ofertas y presupuesto:
Es un paso obligado para evitar tomar decisiones que puedan afectar a la economía de la empresa. Evaluación de las ofertas recibidas:
Una vez recibidas las ofertas hay que estudiarlas, analizarlas, compararlas y examinarlas. Selección del proveedor:
Los factores que se comparan durante la fase de selección son el precio, la calidad, las condiciones y las garantías personales de la empresa que suministrará el producto. Negociación de las condiciones:
Durante esta fase se comentan y especifican algunos puntos de la oferta que pueden ser negociables. Solicitud del pedido:
Cuando el comprador y el vendedor llegan a un acuerdo deben formalizar un documento que comprometa a ambas partes (contrato de compraventa o pedido en firme). Seguimiento del pedido y los acuerdos:
Se hace para verificar que hemos recibido todo el material solicitado, que se corresponde a las características detalladas en el pedido y que se han suministrado a tiempo. El proceso puede variar de una empresa a otra debido a la actividad principal.
La empresa industrial centra sus compras en los materiales que utiliza para elaborar el producto.
La empresa comercial, por su parte, busca conseguir el producto a un precio competitivo.
Por último, para la empresa de servicios la variable principal es satisfacer las necesidades del cliente. PROCESO DEL ABASTECIMIENTO A ) "Fijar especificaciones para los productos a adquirir" dentro de la empresa(manufacturera, de servicios, distribuidora, etc.) B ) "Decisiones de mercadeo" en empresas distribuidoras. cuales artículos tienen aceptación y venta entre nuestros clientes (bienes que serán fuente para abastecerse.) C ) "Ciclo de manejo físico de los productos", desde el embarque por el proveedor, transporte, recepción, almacenaje y venta o requisición. D ) "Ciclo administrativo de las compras". Autorización de las solicitudes y órdenes de compra, colocación de las mismas con el proveedor seleccionado, recepción de mercancías, pago y contabilización de los bienes. E ) "Políticas y procedimientos de control de las existencias" que permiten conocer el momento en que deba reabastecerse cierto producto en el almacén. F ) "Políticas de control de calidad" en que se fijan estándares, se valúa la capacidad de los proveedores y se verifica el cumplimiento de la calidad requerida. G) "Procedimientos financieros" involucran presupuestos, créditos, inversión en inventarios, desembolso y pago de facturas. H) "Cálculo de necesidades" Es una actividad propia del planeamiento logístico,las necesidades de abastecimiento involucran todo aquello que se requiere para el funcionamiento de la empresa, en cantidades específicas para un determinado período de tiempo, para una fecha señalada, o para completar un determinado proyecto. I) "Compra o adquisición" Esta actividad tiene por objetivo realizar las adquisiciones de materiales en las cantidades necesarias y económicas en la calidad adecuada al uso al que se va a destinar, en el momento oportuno y al precio total más conveniente. J) "Obtención" La obtención empieza con el pedido y tiene por finalidad contribuir a la continuidad de las actividades, evitando demoras y paralizaciones, verificando la exactitud y calidad de lo que se recibe. K) "Almacenamiento" Este implica la ubicación o disposición, así como la custodia de todos los artículos del almacén, que es la actividad de guardar artículos o materiales desde que se producen o reciben hasta que se necesitan o entregan. L) Despacho o distribución: Consiste en atender los requerimientos del usuario, encargándose de la distribución o entrega de la mercadería solicitada. M) "Control de stocks" Como objetivo de esta actividad debemos plantear el asegurar una cantidad exacta en abastecimiento en el lugar y tiempo oportuno, sin sobrepasar la capacidad de instalación. GRACIAS POR SU ATENCION
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