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ESTUDIO SOBRE PROPIEDAD Y REGISTRO DE VEHICULOS AUTOMOTORES Y MAQUINARIA AGRICOLA

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by MARVIN SIBAJA on 9 November 2012

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Transcript of ESTUDIO SOBRE PROPIEDAD Y REGISTRO DE VEHICULOS AUTOMOTORES Y MAQUINARIA AGRICOLA

Estudio 06-2012, relativo a la Propiedad y Registro de Vehículos Automotores y Maquinaria Agrícola Origen del estudio Cumplimiento del Plan de Auditoría Universitaria 2012,

Perspectiva de Procesos de Gestión en el Eje de Administración Eficiente y Eficaz, área mejora de procesos y uso de recursos establecido en el PIDE de la UTN 2011-2021, para la Dirección de Control de Bienes e Inventarios (DCBI)

Artículo 8 y transitorios II y V de la Ley 8638, relativos al traspaso de activos y pasivos de las instituciones fusionadas en la UTN Objetivo General Verificar si la DCBI, ejecuta los procedimientos relativos al registro y control administrativo relacionado con los vehículos automotores, incluida
la maquinaria agrícola, de manera integral y consistente de acuerdo con el Registro Nacional de Costa Rica y las directrices y normativas aplicables Alcance Se verificó la totalidad (censo) de los vehículos automotores, incluida la maquinaria agrícola, a través de consultas al Registro Nacional, conforme con la lista de bienes obtenida de los registros de la DCBI al 31 de diciembre del 2009. CONCLUSIONES Se determinó que no existe consistencia en el registro de los vehículos automotores, incluida la maquinaria agrícola, entre las citas de inscripción del Registro Nacional y los registros de la UTN, existen bienes a nombre de las instituciones fusionadas que no han sido objeto de traslado o registro en la UTN, así como, se encuentran bienes registrados por la UTN que no corresponden a la propiedad de las instituciones fusionadas, entidad que efectúo la donación o traslado del vehículo.

El resultado obtenido indica que se debe realizar un mayor esfuerzo para actualizar las cuentas denominadas Equipo de Transporte, así como, Maquinaria y Equipo para los vehículos trasladados o donados por las instituciones fusionadas, conforme con el artículo 3 del Reglamento de Control de Bienes de la UTN, el cual, establece entre otras responsabilidades de la Dirección y Encargados de Control de Bienes e Inventarios, mantener un registro auxiliar actualizado. 1° Conclusión específica La UTN no ha podido inscribir la totalidad de los vehículos procedentes de las instituciones fusionadas, debido a que el Registro Nacional, no tiene claridad sobre el derecho a la exoneración que tiene la UTN.

Por otra parte la DCBI, no dispone de todos los informes de traslado, excepto la Sede del Pacífico. 2° Conclusión Específica Las inscripciones en el Registro Público muestran que dieciocho vehículos están involucrados en treinta infracciones en donde tres presentan gravámenes por demandas contravencionales y lesiones culposas.

Es importante mencionar que la mayoría de estas infracciones, están prescritas y que solo se requiere la gestión administrativa con la asesoría jurídica para el levantamiento respectivo. Sin embargo, existen otros casos que requieren de una atención administrativa especial por la responsabilidad que pueda generar. UTN Objetivo específico 1 Verificar si la Universidad inscribe ante el Registro Público de la Propiedad, los vehículos y maquinaria agrícola en forma completa y conforme con los registros de la Universidad Técnica Nacional y con el informe de traspaso de activos de las instituciones fusionadas al 31 de diciembre del 2009. Objetivo específico 2 Verificar si las inscripciones de los vehículos se encuentran libres de gravámenes y anotaciones ante el Registro Público y litigios. Objetivo específico 3 Verificar si el Departamento de Transportes o similar constata la existencia de los vehículos y maquinaria agrícola, conforme con las citas de inscripción del Registro Nacional y para aquellos que se encuentran en funcionamiento y operación, cuentan con los seguros, derechos de circulación vehicular y revisión técnica vigente Limitaciones Asistencia de Asesoría Jurídica limitada
Proceso de inscripción de vehículos no ha sido efectivo
Ausencia de un Manual Contable
Avatar en implementación Comentario
INSTITUCIÓN FUSIONADA CANTIDAD MONTO

CURDTS (Vehículos) 10 ¢ 100.998.922,50
CURDTS (Maquinaria) (£) 4 26.266.719,62
ECAG (Vehículos ) 24 92.143.876,67
ECAG (Maquinaria ) (£) 6 4.510.800,00
CUNA (Vehículos) 5 42.110.259,00
CEFOF (Vehículos) (&) 10 15.118.000,00
CIPET (Vehículos) 5 30.610.240,00
CUP (Vehículos) (£) (µ) 13 102.305.723,12
TOTAL 77 ¢ 414.064.540,91 Vehículos y Maquinaria agrícola trasladada de las entidades fusionadas a la UTN, al 31-12-2009 (&) Incluye dos carretillas £) Incluye una chapeadora (µ) Incluye dos bicicletas Comentario Institución Fusionada Bienes Automotores Bienes Automotores Bienes Automotores Bienes Automotores
Inscritos a nombre de inscritos y Trasladados inscritos y no Donado (traspaso)
fusionadas efectivamente trasladados a la UTN

CURDTS (Vehículos) 10 10
CURDTS (Maquinaria) 3 3
Total 13 13
ECAG (Vehículos) 22 24 (¥)
ECAG (Maquinaria) 4 5 (¥)
ECAG (Otros vehículos) (&) 5 0 5
Total 31 29 5
CIPET (Vehículos) 4 5 (¥)
CIPET (Otro vehículo) (π) 1 0 1
Total 5 5 1
CUP (Vehículos) 8 7 1 (V)
CUP (buque“panga”) (°) 1 0 1
Total 9 7 1 1
CUNA (Vehículos) 5 5 0 0
CEFOF (Vehículos) 2 8 (¥) 0 0

TOTAL 65 67 7 1 (¥) Incluye bien o bienes inscritos a nombre de otro (&) Traslado no incluye 3 motocicletas y 2 autobuses (π) Traslado no incluye un vehículo (°) Traslado no incluye un buque “panga” (V) Vehículo traspasado por el CUP a la UTN Cantidad de Bienes Automotores Inscritos en el Registro Nacional a nombre de las Instituciones Fusionadas y trasladados o no a la UTN al 1 de enero de 2010 Comentario Institución Informe de Traslado Propietario registral Disminución por Vehículos disponibles
de Vehículos al 01-01-2010 corrección en reg. originalmente trasladados

CURDTS 10 10 0 10
ECAG 22 21 10 11
CUNA 5 5 0 5
CEFOF 8 2 0 2
CIPET 5 4 0 4
CUP 7 7 0 7
UTN 1 1 0 1
MEP 7 1 6
Embajada Británica 1 0 1
Total 58 58 11 47 EN CUANTO A VEHÍCULOS, tenemos:

Las instituciones fusionadas trasladan 58 vehículos a la UTN.
La disminución de vehículos se debe a que uno fue devuelto al MEP antes del traslado, el cual, por error fue registrado y trasladado por el CIPET a la UTN, en el mes de noviembre 2011.
Se remataron diez vehículos ubicados en la Sede Atenas, UTN.
Existe una situación de riesgo jurídico en cuanto a la propiedad de varios vehículos que han sido trasladados a la UTN, cuyo propietario registral no corresponde a la institución fusionada, en esa situación se encuentran seis vehículos a nombre del MEP y uno de la Embajada Británica. Traspaso del CURDTS

BUEN REGULAR MAL TOTAL
ESTADO ESTADO ESTADO
CANT. MONTO CANT. MONTO CANT. MONTO CANT. MONTO

Vehículos 6 78.185.055,00 2 9.300.290,00 2 13.513.577,50 10 100.998.922,50
Maquinaria 2 22.171.764,00 1 3.500.000,00 0 - 3 25.671.764,00
Otros 1 594.955,62 1 594.955,62
Totales 8 100.356.819,00 3 12.800.290,00 3 13.513.577,50 14 127.265.642,12 Traspaso de LA ECAG

BUEN REGULAR MAL REMATADOS TOTAL
ESTADO ESTADO ESTADO
CANT. MONTO CANT. MONTO CANT. MONTO CANT. MONTO CANT. MONTO

Vehículos 7 59.011.413.67 6 16.542.463.00 1 800.000.00 10 15.790.000.00 24 92.143.876.67
Maquinaria 1 550.000.00 1 550.000.00 - 3 2.100.000.00 5 3.200.000.00
Otros 1 1.310.800.00 1 1.310.800.00
Totales 8 59.561.413.67 7 17.092.463.00 2 2.110.800.00 13 17.890.000.00 30 96.654.676.67 Traspaso del CUNA

BUEN REGULAR MAL TOTAL
ESTADO ESTADO ESTADO
CANT. MONTO CANT. MONTO CANT. MONTO CANT. MONTO

Vehículos 4 41.970.259.00 1 140.000.00 5 42.110.259.00 Traspaso del CEFOF

BUEN REGULAR MAL TOTAL
ESTADO ESTADO ESTADO
CANT. MONTO CANT. MONTO CANT. MONTO CANT. MONTO

Vehículos 4 5.670.000.00 4 9.360.000.00 8 15.030.000.00
Otros 2 88.000.00 2 88.000.00
Total 6 5.758.000.00 4 9.360.000.00 10 15.118.000.00 Traspaso del CIPET

BUEN REGULAR MAL TOTAL
ESTADO ESTADO ESTADO
CANT. MONTO CANT. MONTO CANT. MONTO CANT. MONTO

Vehículos 2 20.411.740.00 2 3.788.500.00 1 6.410.000.00 5 30.610.240.00 Traspaso del CUP

BUEN REGULAR MAL TOTAL
ESTADO ESTADO ESTADO
CANT. MONTO CANT. MONTO CANT. MONTO CANT. MONTO

Vehículos 8 101.435.723.12 8 101.435.723.12
Otros 1 34.000.00 2 836.000.00 3 870.000.00
Total 9 101.469.723.12 2 836.000.00 11 102.305.723.12 Sede de Guanacaste 6 Vehículos procedentes del antiguo CURDTS, presentan 10 infracciones :

Placa CL-153811 = 3 infracciones, lesiones culposas y gravamen
Placa CL-163849 = 1 infracción
Placa 298-1 = 2 infracciones
Placa 298-3 = 2 infracciones
Placa 298-7 = 1 infracción
Placa 298-9 = 1 infracción 5 Vehículos procedentes del antiguo ECAG, presentan 10 infracciones :

Placa 302-21 = 2 infracciones
Placa 302-31 = 3 infracciones
Placa 302-33 = 3 infracciones
Placa 302-35 = 1 infracción
Placa 302-36 = 1 infracción Sede de Atenas 1 Vehículo procedente del antiguo CIPET, presenta 2 infracciones :

Placa 13-155 = 2 infracciones, embargo simple y demanda contravencional CFPTE 4 Vehículos procedentes del antiguo CEFOF, presentan 4 infracciones :

Placa 13-255 = 1 infracción
Placa 13-248 = 1 infracción
Placa 13-262 = 1 infracción
Placa 23-526 = 1 infracción Administración Superior 1 Vehículo procedente del antiguo CUP, presenta 1 infracción:

Placa 312-2 = 1 infracción y demanda contravencional Sede del Pacífico RESUMEN La UTN tiene 18 vehículos involucrados en 30 infracciones Sede de Guanacaste Los tractores no son sujetos de revisión técnica, y los vehículos en mal estado la última revisión técnica con que cuentan data del año 2009,
El vehículo Pick up blanco doble tracción, Placa CL-153811, está pendiente la revisión técnica por mal estado de las placas.
Los demás vehículos cuentan con la revisión técnica al día.
Los vehículos están con el seguro al día, excepto aquellos que no circulan por mal estado (Placas 298-1 y 298-2). Asimismo los vehículos adquiridos posteriormente al traspaso cumplen con los derechos de circulación, revisión técnica y pago de póliza de seguros al día. Sede de Atenas Se verificó la existencia de los vehículos traspasados al 31 de diciembre del 2009 y el que se adquirió en el año 2011 excepto los que se remataron. Los vehículos cumplen con los derechos de circulación, revisión técnica y seguros al día. Los tractores ya no requieren cumplir con los requisitos de revisión técnica y pago de marchamos. Sede Central y Adm. Superior Todos los vehículos que están bajo la responsabilidad de la administración de la Sede Central y Administración superior, se verificaron físicamente, cuentan con la revisión técnica y pago de marchamo al día y la póliza de seguros que cubren los vehículos se encuentran al día. De los vehículos traspasados al 31 de diciembre del 2009, se verificó físicamente su existencia y los mismos se encuentran con la revisión técnica y pago de marchamos al día, así mismo con la cobertura de pólizas del INS al día. No se verificó el estado físico del vehículo Placa PE-13-264 Microbús Mercedes Benz, debido a que fue traspasado al Ministerio de Educación Pública. CFPTE Sede del Pacífico Se realizó un inventario de Vehículos y todos vehículos traspasados fueron localizados, los mismos se encuentran con la revisión técnica al día, pago de marchamo y póliza de seguros al día. 3° Conclusión Específica En materia de revisión técnica, pago de marchamos cuando corresponde y seguros de los vehículos, los Departamentos de Transportes o similar no presentan inconveniente con la circulación de la flotilla vehicular, la revisión efectuada obtuvo resultados satisfactorios.

Una de las actividades de control interno que debe ser reforzado es la existencia de un expediente individual para cada vehículo automotor, en donde se evidencie el registro y control administrativo llevado a cabo por los Departamentos de Transportes o similares. RECOMENDACIONES Directora General Administrativa
1 Establecer un procedimiento para definir las acciones a seguir por los funcionarios de la UTN, en caso de colisión de un vehículo institucional o una infracción a la Ley de Tránsito por Vías Públicas Terrestres.

2. Girar las directrices necesarias a las instancias competentes para conformar, de manera uniforme y consistente, el expediente de cada vehículos automotor y maquinaria agrícola, para ello se sugiere considerar los siguientes elementos: copia de la factura de adquisición, copia del registro de la propiedad, copia de los marchamos, copia de la revisión técnica, seguro de vehículos, formularios o bitácora de uso de vehículo, tipo de infracción, gravámenes, notificaciones de procesos judiciales por accidentes, hoja de control de mantenimiento vehicular, informes sobre uso, rendimiento y consumo de combustible, otros. (Ver comentarios 2.2)

3. Informar a esta Dirección General de Auditoría de los resultados obtenidos en el acatamiento de las recomendaciones emitidas en este Informe. A la Directora de Control de Bienes e Inventarios

Efectuar un estudio técnico administrativo detallado y completo que permita establecer el estado real y las diferencias registrables entre los vehículos automotores inscritos en el Registro Nacional a nombre de las instituciones fusionadas y los vehículos incluida la maquinaria agrícola efectivamente trasladados, registrados y contabilizados en la UTN, el estudio debe generar un informe escrito que contenga los siguientes aspectos:

a) Vehículos inscritos a nombre de la institución fusionada y disponible en buen uso y funcionamiento en la Sede o Centro respectivo.

b) Vehículos inscritos a nombre de la institución fusionada en estado de desecho comprobable.

c) Vehículos inscritos a nombre de la institución fusionada que hayan sido rematados o se encuentren en proceso de remate, conforme con la documentación que así lo sustenta.

d) Vehículos inscritos o no a nombre de las instituciones fusionadas que se encuentran en una situación especial, conforme con la documentación que así lo sustenta.(Ver comentarios 2.1.2.2. - 2.1.3.2. - 2.1.3.3. - 2.1.3.4. - 2.1.3.5. - 2.1.3.6. - 2.1.4.2. - 2.1.5.2. - 2.1.5.3. - 2.1.6.3. - 2.1.6.4. - 2.1.7.2. - 2.1.7.3. ) Al Director General de Asuntos Jurídicos

1Asesorar en materia jurídica a la Dirección de Control de Bienes e Inventarios y al señor Rector, a partir del estudio técnico administrativo solicitado en la recomendación 4.2.1 de este Informe, para determinar la propiedad registral de los bienes inscritos por las instituciones fusionadas y que han sido objeto de registro administrativo y contable por parte de la UTN, así como, asesorar de oficio sobre otros requerimientos necesarios para actualizar los registros de vehículos y maquinaria agrícola, todo con el propósito de coordinar y efectuar los trámites registrables de propiedad (inscripciones, des-inscripciones, correcciones y otros)que correspondan conforme a derecho, para dar por concluido el traspaso total de los bienes automotores registrables de las instituciones fusionadas a la UTN, de acuerdo con el artículo 8 y el Transitorio V de la Ley Orgánica de la UTN, N. 8638.

2 Efectuar un estudio registral y de resoluciones judiciales de la situación actual de los gravámenes, anotaciones, infracciones y colisiones de todos los vehículos automotores que se encuentran inscritos a nombre de las instituciones fusionadas en la UTN, así como, los vehículos inscritos a nombre de la UTN, con el propósito de asesorar y recomendar jurídicamente al Rector en la toma decisiones, para coordinar y gestionar ante el Registro Nacional su levantamiento registral conforme a derecho, o bien, señalar la fase del proceso judicial o ejecución de la sentencia en que se encuentra. Este estudio debe ser remitido en forma escrita a la Dirección de Control de Bienes e Inventarios y a la Dirección General Administrativa, para las acciones administrativas que corresponda.(Ver comentarios 2.1.3.3. – 2.1.3.4. – 2.1.3.5. – 2.1.3.6. – 2.1.5.3. – 2.1.6.3. – 2.1.6.4. – 2.1.7.3. – 2.2.) Al Departamento de Contabilidad UTN

Efectuar un estudio técnico contable para determinar los asientos contables (ajuste o reclasificación) que se requieran en las partidas de Equipo de Transporte, así como, Maquinaria y Equipo y otras cuentas relacionadas, producto de los resultados obtenidos y comentados en este Informe, así como, con base en el resultado final del estudio técnico administrativo solicitado en la recomendación 4.2.1. (Ver comentarios Ns. 2.1.2.2. - 2.1.3.2. - 2.1.3.3. - 2.1.3.4. - 2.1.3.5. - 2.1.3.6. - 2.1.4.2. - 2.1.5.2. - 2.1.5.3. - 2.1.6.3. - 2.1.6.4. - 2.1.7.2. - 2.1.7.3.) MUCHAS GRACIAS ...... En relación a gravámenes y anotaciones sobre vehículos .... En relación al traspaso e inscripción de vehículos ... En relación con la existencia, seguros, revisión técnica y derechos de circulación
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