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Formation BCDI / Esidoc

Formation BCDI - 18 juin 2014 - Canopé DIJON
by CDI Brazey Collège on 23 September 2014

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Transcript of Formation BCDI / Esidoc

Harmoniser sa base
Trouver les notices qui n'ont pas d'exemplaires
Harmoniser sa base
Trouver les exemplaires qui n'ont pas de notices
2ème étape

faire le récolement

Mettre à jour sa base
Mettre en cohérence les fiches auteurs, éditeurs, collections
Mettre à jour sa base
Supprimer les ressources isolées
1ère étape

Harmoniser sa base BCDI
Formation BCDI / Esidoc
18 juin 2014

Mettre à jour sa base
Supprimer les fiches auteurs, éditeurs, collections non rattachées à une notice
Harmoniser sa base
Trouver les exemplaires
qui n'ont pas de cote
et qui sont rattachés
à une notice avec cote
et inversement
Les opérations indispensables
en fin d'année
- Harmoniser sa base
- Faire le récolement du fonds
- Faire le désherbage du fonds
- Éditer les statistiques
- Faire son bilan de fin d'année
- Préparer la base emprunteur
Harmoniser sa base
Pour trouver les exemplaires qui n'ont pas de cote mais qui sont rattachés à une notice avec cote
Entrer l'équation suivante :

Cote E. = vide et Cote = rempli puis cocher chercher : fonds documentaire
Procéder à un changement par lot :
Champ à modifier, sélectionner
Cote E.


Penser à cocher valeurs : vide
Dans l'onglet valeurs de remplacement, remplacer par un autre champ, sélectionner Notice puis cote
Harmoniser sa base
Pour trouver les notices qui n'ont pas de cote mais qui sont rattachées à un exemplaire avec cote
Entrer l'équation suivante : cote=vide et Cote E. = rempli et cocher chercher : notices générales
Procéder au changement par lot.
Entrer l'équation suivante :
Nb. Exe. = vide sauf Type Doc. =~Ressource en ligne~ et cocher chercher : notices générales
Entrer l'équation suivante :

Titre NG = vide puis cocher chercher : fonds documentaire
Le récolement est une opération de contrôle de la présence physique des documents
Récolement des supports cotés
Récolement des périodiques
Gestion du fonds > Récolement > des périodiques
Gestion du fonds > Récolement > des supports cotés
Récolement avec douchette
Gestion du fonds > Récolement > avec douchette
Pour utiliser le récolement avec douchette il faut s'assurer que tous les exemplaires sont munis de codes-barres.

Saisir avec la douchette tous les codes-barres des exemplaires du rayon pour lequel on procède au récolement - le plus avoir un ordinateur portable (ou une tablette) sur lequel on branchera la douchette et qui nous permettra d'accéder facilement aux rayons - et enregistrer le fichier texte avec tous les exemplaires.

Dans le menu, Gestion du fonds - récolement - avec douchette, rappeler le document texte créé.

BCDI créé alors un rapport qui indique :

- Les exemplaires inexistants dans la base
- les exemplaires absents
- les exemplaires mal rangés
- les exemplaires présents mais non retournés dans la base

3ème étape

le désherbage
Le désherbage est l'ensemble des opérations visant à :
- sélectionner des ouvrages devenus inutilisables par les usages du CDI (selon des critères bien précis)
- éliminer ces documents du fonds de façon définitive (pour destruction ou pour don) physiquement et informatiquement
Désherbage
Gestion du fonds > Désherbage > des supports cotés
Entrer dans le cadre prévu, les numéros d'exemplaires (un seul numéro par ligne) et lancer la recherche.
Sélectionner les exemplaires à désherber puis cliquer sur préparer la mise au pilon.
On peut spécifier le motif de mise au pilon (par défaut le motif est "périmé").
Cliquer sur le bouton Mettre au pilon.
4ème étape

éditer les statistiques
Les acquisitions

Bans BCDI, cliquer sur « indicateurs d’activités »

Dans l’onglet, « activité de gestion du fonds », cliquer sur « Acquisitions » puis sur « répartition par support et cote »

Répartition par support et par cote

Répartition par support et par cote

Choisissez la période sur laquelle vous souhaitez travailler (par exemple une année scolaire)

Répartition par support et par cote

Un tableau s’affiche avec la répartition des achats par support (ligne) et par cote (colonne).

Répartition par support et par cote

Répartition par support et par cote

Pour transférer ce tableau dans un tableur, cliquer sur le bouton « Voir » puis cliquer sur « tableur ».

Enregistrer le document puis l’ouvrir avec un tableur.
On obtient alors ceci :

Répartition par support et par cote

Il faut désormais retravailler les statistiques sur le tableur pour obtenir un tableau plus clair et, éventuellement, un graphique.

Répartition par support et par cote

Bans BCDI, cliquer sur « indicateurs d’activités »

Dans l’onglet, « activité de gestion du fonds », cliquer sur « Acquisitions » puis sur « répartition par support et par type nature »

Répartition par support et par type nature

Répartition par support et par type nature

Choisissez la période sur laquelle vous souhaitez travailler (par exemple une année scolaire)


Répartition par support et par type nature

Répartition par support et par type nature

Un tableau s’affiche avec la répartition des achats par support et par cote type nature.

Répartition par support et par type nature

Enregistrer le document puis l’ouvrir avec un tableur.
Il faut désormais retravailler les statistiques sur le tableur pour
obtenir un tableau
plus clair et,
éventuellement,
un graphique.


Répartition par support et par type nature

Pour transférer ce tableau dans un tableur, cliquer sur le bouton « Voir » puis cliquer sur « tableur ».

Le prêt
Bans BCDI, cliquer sur « indicateurs d’activités ».

Dans l’onglet, « activité des publics », cliquer sur « Documents empruntés » puis sur « Documents les plus empruntés».

Les documents les plus empruntés

Les documents les plus empruntés

Une fenêtre de recherche experte s’ouvre.

La recherche porte par défaut sur Type notice = notice générale.

Il est possible de préciser la recherche, pour ne chercher que les documentaires, les fictions, les livres, etc…

Les documents les plus empruntés

Les documents les plus empruntés

Cliquer sur l’œil pour voir le résultat de la recherche.
Dans la fenêtre de paramétrage qui s’ouvre, mettre « 1 » ou plus dans « nombre minimum », sinon la liste contiendra tous les documents sans prêts.
Choisir ensuite la période sur laquelle porteront ces statistiques (année scolaire, année civile, plusieurs années,…)

Les documents les plus empruntés

Les documents les plus empruntés

Bans BCDI, cliquer sur « indicateurs d’activités ».

Dans l’onglet, « activité des publics », cliquer sur « Prêts » puis sur « Répartition des prêts».


Cliquer ensuite sur « Répartir par … classe ».

Répartition des prêts par classe

Répartition des prêts par classe

Répartition des prêts par classe

Préparer un tableau de ce type dans un tableur

Taux de nouveautés parmi les prêts

Pour compléter le tableau, entrer les formules suivantes dans BCDI,
« Recherche », « Recherche gestionnaire », « Prêts ».


Taux de nouveautés parmi les prêts

Taux de nouveautés parmi les prêts

5ème étape

Le bilan de fin d'année
Bilan de fin d'année
C'est un outil d'évaluation et de communication.
Il comprends au minimum les données suivantes :

- Statistiques de fréquentation
- Statistiques de prêt
- Bilan des acquisitions
- Bilan des activités pédagogiques menées au CDI

6ème étape

Préparer sa base emprunteur
Rappel : Délibération n° 99-27 du 22 avril 1999 concernant les traitements automatisés d'informations nominatives relatifs à la gestion des prêts de livres, de supports audiovisuels et d'œuvres artistiques et à la gestion des consultations de documents d'archives publiques

- Informations relatives à l'identité des emprunteurs :
Elles sont conservées tant qu'ils continuent à participer au service de prêts. La radiation intervient d'office et dans tous les cas à l'issue d'un délai d'un an à compter de la date de fin de prêt précédent.

- Informations concernant chaque prêt : Elles sont conservées jusqu'à la fin du quatrième mois suivant la restitution de l'objet du prêt. Au-delà de ce délai, les informations sur support magnétique sont détruites ; elles ne peuvent être
conservées sur support papier que pour les besoins et la durée d'un contentieux éventuel.

Rendre les prêts anonymes
Créer au préalable un emprunteur anonyme.

Cliquer sur Gestion du prêt / Gestion des emprunteurs / Voir, saisir.

Dans la fenêtre qui s'ouvre choisir un nom pour l'emprunteur (par exemple prêts2013-2014) et choisir Type emprunteur = Anonyme
Rendre les prêts anonymes
Rendre les prêts anonymes
Cliquer sur Gestion du prêt / Rendre anonyme / Prêts

Indiquer les dates de Début de période (par défaut est indiquée la date du plus ancien prêt non rendu anonyme) et de Fin de période (par défaut, la date du jour).
- Cocher le statut Élève et cliquer sur le bouton « Rendre anonyme ».
Vous pouvez laisser la coche « Confirmer chaque changement », afin de vérifier les premiers changements. Vous pourrez ensuite accepter le changement pour l’ensemble des fiches, comme un changement par lot classique.
NB : seuls les prêts retournés sont rendus anonymes


Procéder de la même façon pour rendre les réservations anonymes.
Bon courage pour cette fin d'année
et à bientôt !
1ère partie

Les opérations de fin d'année avec BCDI
2ème partie


Esidoc
Insérer du contenu multimédia
sur le portail Esidoc
Le document très riche qui suit a été réalisé par Florence Marcadent, professeur-documentaliste au collège Fraissinet de Marseille (voir https://www.ac-aix-marseille.fr/pedagogie/jcms/c_418919/fr/repertoire-des-principales-insertions-dans-un-portail-documentaire-comme-e-sidoc-exemples-et-procedures
E. Roussel
Canopé Dijon
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