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Alfresco: Gestión de Contenidos

Presentación Gestión de Contenidos con #Alfresco -28/02: Workshop Gestión de Documentos Electrónicos y Contenidos Empresariales -25/09: Charla LaBN-Biblioteca Nacional. - Presentación comercial: exclusiva de Sergio Gómez
by Sergio Gómez on 28 October 2014

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Transcript of Alfresco: Gestión de Contenidos

Qué solución necesita?
Sketches
Qué es Alfresco?
La plataforma de

código abierto

para Gestión contenido empresarial y colaboración.
Para quién es Alfresco?
Para aquellos
que quieren hacer un
gran trabajo.
Cómo se Usa?
Alfresco es para
almacenar,

acceder
y
compartir
contenido
Cómo trabaja?
Alfresco le permite a usted y a su contenido moverse del
escritorio a la nube
y del pc al
smatphone.
Qué es Alfresco?
Alfresco
es la plataforma conectada a la nube que le permite
trabajar en cualquier lugar, en cualquier dispositivo, con las aplicaciones de su elección
1
Plataforma de Contenidos de Negocios Críticos
En la nube, local o ambos
Tablets y Smartphones: Espacios de trabajo
En la nube, local o ambos
Estándares Abiertos: API para aplicaciones de contenido
En la nube, local o ambos
En la nube
Múltiples instancias SaaS
Local
Plataforma ECM completa
Ambos
Sincronización con la nube
Contará con una plataforma de contenidos que es
segura
,

flexible

y se puede
integrar
con otros sistemas.
Prioridadades de los
Usuarios
... y de
IT
Cloud y SaaS
ECM y Colaboración
Smartphone y Tablets
Security
Retorno de la Inversión
Eso es esencial para su negocio
Coste/tiempo
Alfresco se amortiza en 10 meses, ayudando a los clientes a evitar costos de licenciamiento de software
Reutilizar recursos de IT existentes.
Desplegar plataformas Abiertas
Poner en marcha más rápido
toda la solución
El enfoque de
Alfresco
es proporcionar
MÁS
valor por
MENOS
precio.
Alfresco es
HÍBRIDO
Alfresco es diferente. Dispone de la
capacidad completa de un ECM tradicional
para que las empresas gestionen sus documentos y procesos de alto valor
Más un elemento
cloud,

fácil
y
rápido
de desplegar
Alfresco permite
Seguridad
Colaboración
Mobilidad
Documental
Qué tiene Alfresco?
?
?
?
?
?
?
?
?
?
Alfresco
es:
4
7
Millones de Usuarios
3.000
Empresas
180
Países
Comunidad Activa
+100
+300
Desarrolladores
Partners
Documentos
Los mayores despliegues en el mundo, tienen una media de más de 60 millones de documentos, superando en algunos casos los 100 mil.
10.000 +
Usuarios
Los mayores despliegues en el mundo, tienen una media de 7 mil usuarios, superando en algunos casos los 10 mil.
10.000 +
Docs/hora
Una Agencia Federal de USA carga en el sistema más de 10 mil registros médicos por hora en Alfresco
Algunos beneficios
de
Alfresco
Document Managent
De código Abierto
Está gestionando su información de forma centralizada?
El correo Electrónico?
las versiones de los documentos
El trabajo Compartido?
Dónde está el contenido crítico de su negocio?
Smartphones
Tablets
USB
CDs
Papel
Nube
Discos Duros Externos
Carpeta compartida
Web
Los procesos aún no han sido automatizados?
Captura
Gestión
BMPN
Procesos de Negocio
Workflow
Transferencia
V2
V2.0
Versión 10
Versión 3.1.1.1....
Versión final
Versión casi la última
Control de versiones
Cuando muchas personas están trabajando sobre un mismo documento puede ser difícil saber cuál es la última versión. Alfresco ofrece un completo control de versiones que permite saber quién cambio, qué y cuándo. Permite versiones mayores (versión 1, versión 2...) y versiones menores (versión 1.1, versión 1.2)
Previsualizador
Podrá consultar online sus documentos. Sin necesidad de descargarlos para abrirlos en otra aplicación. Este previsualizador está disponible para la mayoría de los formatos comúnes (documentos de office, pdf, fotografías, audio, video, documentos escaneados.
Flujos de trabajo
Alfresco tiene incluido un poderoso motor de flujos de trabajo, 100% configurable, lo que permite gestionar todos sus procesos de negocio. Ya un simple flujo de revisión o aprobación o uno más complejo con un número determinado de decisiones.
Propiedades y Aspectos
Alfresco proporciona por defecto un conjunto de propiedades sobre los documentos (nombre, título, descripción) Sin embargo usted podrá crear diferentes tipos de aspectos de acuerdo a sus necesidades. Estos aspectos (propiedades) se convierten en una forma de clasificación adicional.
Búsqueda
Facilitar las búsquedas (basadas en el motor de búsqueda Apache Solr) permite que los usuarios encuentren fácilmente los documentos que son importantes para ellos, por medio de una búsqueda simple (contenido, atributos) o una búsqueda avanzada, lo que permite hacer más específica la búsqueda.
Arrastrar y Soltar
Enviar documentos de su escritorio es tan fácil como arrastrar y soltar.
Clasificación
Con Alfresco podrá gestionar la información por medio de una estructura de carpetas y sub carpetas con los debidos niveles de seguridad (roles, permisos, metadatos, pistas de auditoría)
Colaboración
Moderna Interfaz social
Opción "
me gusta
" sobre los contenidos.
Ordenar por
popularidad
Comentar
post y todo tipo de contenido
Seguir
a otros usuarios
Ver
y
filtrar
los flujos de actividad.
Notificaciones
de estado y actividades
Publica
contenido
En las
Redes
Sociales
Directamente
Desde Alfresco
Credenciales de administación.
Agrega publicación de contenido en redes sociales a su flujo de trabajo.
Agregue múltiples canales.
Publicar contenido y actualizaciones de estado de forma vinculada.
Historial de publicación - Dónde y cuándo
Sitios de
Colaboración
Cree sitios de trabajo colaborativo (para proyectos por ejemplo) invite a miembros del equipo para que trabajen y compartan contenidos
Wiki, Blog, lista de tareas, preguntas Fecuentes y Enlaces
Amplie las funciones de colaboración con algo más que una biblioteca de documentos. Con la wiki podrá compartir ideas, hacer y responder preguntas
Comentando
comente (como en facebook) los contenidos publicados en el sitio.
Notificaciones y feed de actividad
Las notificaciones mantienen a los usuarios informados de la actividad en el sitio de colaboración.
Sincronice con la nube
Necesita trabajar con alguien fuera de la organización? simple, sincronice el contenido y comparta con otros de forma segura.
Mobile
Su tablet o smartphone es inútil si no tiene acceso al contenido corporativo que necesita para trabajar.
Alfresco Mobile es una aplicación gratuita para gestión de documentos en smartphones y tabletas iOS y Android que le permite:
Ver
Editar
Colaborar
Abrir
Documentos
Iniciar
completar
revisar
Flujos de
trabajo
asignar
supervisar
Y mucho más...
Buscar
Navegar
Descargar
Ver
Editar
Compartir
Email
Cargar
Metadatos
Ver actividades
Ipad
Iphone
Android
Open Source
Qué puede hacer Alfresco Mobile?
Accesibilidad
Seguridad
Colaboración
Flujo de trabajo
Integraciones
Docs to Go
Alfresco mobile
Alfresco Mobile
Record Management 2.0
Algunas diferencias
Entre Alfresco DM y RM
Con alfresco soporte completo al ciclo de vida de los documentos
DM y Colaboración
Record Management
Flujos de trabajo.
Versiones
Comentarios
Controles de Acceso
Seguridad
Disposición
Auditoría
Alfresco: Un sólo sistema
Eliminadas las restricciones del DoD 5015,2
Soporte para File Plan multinivel
Posibilidad de guardar búsquedas
Mejor Rendimiento
Modelos de datos extensibles
Aprovechamiento de las mejoras de Alfresco 4.0.2
File Plan
Antiguo
Nuevo
Tipos
Soporta electrónicos y físicos
Múltiples tipos de registros electrónicos
por default.
Escaneado.
Imágenes digitales.
PDF.
Web.
Una carpeta puede contener registros electrónicos y físicos
Calendario de disposición
Se aplica en
"Records Category"
Se aplica a las categorías y registros debajo de.
Control
de registros
Retención
Disposición
Una serie de
pasos
(procedimientos)
CutoffTransferRetainAccessionDestroy
Security-Roles
Roles
predefinidos
Administrator
Manager
Power User
Security Officer
User
Es una forma de agrupar capacidades
Se puede
extender
de acuerdo a sus
necesidades
Búsqueda
Buscar
en:
Documento, contenido y sus propiedades.
Calendario de disposición.
Valores calculados (fechas por ejemplo)
Estado del documento
Propiedades personalizadas
Resultados
configurables
De acuerdo a los valores devueltos.
Reordenar las columnas.
Guardar
la búsqueda
para uso posterior
para re-editar
Auditoría
Pista de auditoría de
todas
las
acciones
Opción de
filtro
por usuario, evento o fecha (
personalizable
)
Las búsquedas pueden ser
exportadas,

archivadas
o
declaradas
como registro
Dashlet de Administración
Dashlet-lo puede usar cualquier
usuario
Permite el acceso a la
consola de administración
Las funciones de administración
estarán disponibles basadas en los roles definidos
Licencias empresariales

Precio por usuario

Altas tarifas de mantenimiento

Complejo

Código cerrado
ECM tradicional
Solución soportada

Parches y actualizaciones

Escalabilidad

Garantía/indemnización

Bajo costo

Partners Certificados

Código Abierto

Comunidad
Enterprise Edition
Solución gratis-sin soporte de Alfresco

Comunidad para solucionar problemas



Código abierto
Community Edition
Cómo funciona?
Cómo funciona?
Análisis Alfresco: Gestor de Contenidos Empresariales
Archivista-Especialista Gestión de Archivos Digitales UEMC
Twitter: @sghomez
Billones de Archivos
100.000 +
Sergio Gómez
Protocolo de SharePoint
DM
El esquema de clasificación es definido por los usuarios y los cambios a lo largo del tiempo por lo general representan los cambios de estructura jerárquica.
Los documentos se crean en cualquier momento y por cualquier razón
Los documentos se pueden modificar tantas veces como sea necesario.
Los documentos se guardan o se eliminan de acuerdo a las necesidades del usuario.
RM
El esquema de clasificación se define por la organización y no pueden ser alterado por los usuarios, lo que sucede es que a menudo prescribe.
Los documentos sólo se crean como parte de un proceso de negocio o transacción
Una vez que un documento se "declara" no podrá ser modificado, salvo algunas excepciones.
Los documentos se conservan durante periodos de tiempo predeterminados y se eliminan una vez este tiempo expira.

2.300
Empresas
Lo que viene... Alfresco Records Management 2.1
Cuándo: Oct-Nov
Lo nuevo: ......
Alfresco workdesk
Es la
interfaz de usuario
orientada a
procesos
, es la forma más rápida para realizar
procesos de negoci
o basados en
DOCUMENTOS
Casos de uso
Crea aplicaciones de negocio en cualquier dispositivo
Permite implementar rápidamente

procesos de negocio
mediante configuración,
sin desarrollos
y funcional en
desktop, web y mobile
Expediente electrónico
Gestiona expedientes desde el
punto de vista de negocio
y no documental. Workdesk hace la
conversión
a Gestión Documental
internamente
por ti.
Una vista de negocio, múltiples repositorios
Workdesk gestiona
múltiples opciones de repositorio
(alfresco, IBM...) y cualquiera
compatible con CMIS.
El usuario ve los expedientes y documentos
independientemente de la ubicación
de sus archivos
Casos de uso
Implementa tus propios procesos
Con
Workdesk
puedes configurar varios
tipos de documentos
,
flujos
y
tipos de expedientes
, por ejemplo:

Expedientes de créditos y cartera.
Reclamaciones de pólizas.
Facturación y contratos.
Recursos Humanos.
Informes financieros.
Gobierno
¿Por qué Alfresco
Workdesk?
1
Gestión de Contenido transaccional
eFile-management, mailroom-automation
Proceso de Facturas...
2
Case Management
Reclamaciones de seguros, contratos, registros, expedientes...
3
Coexistencia
Desde FileNet, Documentum, Open Text, SharePoint?
Alfresco Workdesk
Vs.
Alfresco Share
La suite Alfresco Workdesk
Alfresco Workdesk
Con cualquier navegador
Orientado en usabilidad y procesos repetitivos
Alfresco Office Workdesk
Para usarlo como cliente de escritorio en aplicaciones.
MS Word, Acrobat, otros.
Alfresco Mobile Workdesk
Para iOS
* Ya está la RoadMap de Workdesk para Android y W. Phone. Pronto se definirán las fechas de lanzamiento
¿Por qué es diferente?
Puntos clave de Workdesk
Puntos clave
Basado en estándares, sin inversión inicial de licenciamiento, Open Source.

Separación de las aplicaciones de negocio
y documentales
Carpetas virtuales y vistas de negocio
Web, desktop, mobile
Soporte de diferentes plataformas
Configuración Desarrollo
Vs.
Workdesk está pensado para
configurar
las
pestañas,
los
contenidos,
los
flujos de trabajo
.
Actúa como un
gestor
de mantenimiento con base
documental
Al ser
configuración
, las actualizaciones no requieren
revisión
.
Multi-Repositorio



Multi-BPM
Soporte nativo para otros repositorios importantes ECM de IBM como IBM FileNet, P8 v5.x o CMIS
Workdesk permite una única versión de varios procesos ejecutados en diferentes motores de workflow
Workdesk puede trabajar con más de un repositorio documental a la vez.
Soporta cualquier repositorio compatible con el estándar CMIS
Gestión de expedientes
Soporte para direccionamiento de los documentos.
Vistas consolidadas para cumplir contextos específicos de negocios con diferentes tipos de información: Documentos, expedientes, carpetas, tareas y otros tipos de objetos
Plantillas base para casos de negocio (ej. Contratos)
Generador de Id´s únicos.
Herencia de Metadatos
Administración de tareas:
Crea un expediente y sus tareas asociadas.
Edición directa de un determinado eFile en el menú contextual de la tarea.
Ver lista de tareas asociadas con un eFile.
USABILIDAD
Sección 508 (accesibilidad)
Multi-idioma
Múltiples zonas horarias
Drag&Drop, Copy&Paste
Uso del teclado para navegación
Botón izquierdo
http://www.manolo.net/508i.htm
serghio.gf@gmail.com
serghio.gf@gmail.com
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