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Manejo Efectivo de Reuniones.

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by Alejandra Guzmán on 12 June 2012

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Transcript of Manejo Efectivo de Reuniones.

Agenda.
Línea de contenido.
Manejo Efectivo de Reuniones.
San Francisco
Budapest
(cc) photo by Metro Centric on Flickr
(cc) photo by Franco Folini on Flickr
(cc) photo by jimmyharris on Flickr
Stockholm
(cc) photo by Metro Centric on Flickr
¿Para qué hacer una reunión?
¿Qué estrategias se van a utilizar?
¿Cuál es el personal que debe estar presente?
¿Cómo hacer una reunión efectiva?
Primer paso:
Anticipar.
1.- Anticipar efectivamente.
-Es el primer paso en un proceso
de calidad.
-Es comenzar con el fin en mente.
2.-Definir que es lo más importante.
- Fijar los objetivos que apoyan la
meta general.
2:00pm – 2:05pm Inicio (Moreno O).
2:05pm – 2:40pm Ponencia (Guzmán A y Pérez A.).
2:40pm – 2:50pm Intermedio .
2:50pm – 3:05pm Ponencia del Experto. (Salinas H)
3:05pm – 3:30pm Dinámica Grupal.
3:30pm – 3:40pm Preguntas y Conclusiones.
1.- Definición de
Reunión Efectiva
.
2.- Antes de la Reunión:

-Anticipar efectivamente
-Definir qué es lo más importante.
-Justificación de la reunión.
-Objetivos y prioridades.
-Miembros.
-Invitación.
3.- Durante la Reunión:

-Código de conducta.
-Ejecución de aspectos de
contenidos.
-Desempeño del Facilitador.
-Manejo de indecencias.
-Cierre de la reunión.
4.- Después de la Reunión:
-Líder.
-Miembros del equipo.
-Registrador.
3.- Justificación de la reunión.
-Hacerse preguntas para la justificación de la reunión.
4.- Objetivos y prioridades.
- Revisar su meta.
- Tormenta de ideas.
- Asignarle tiempo a cada punto.
- Prioridades de acuerdo a los -objetivos
5.- Identificar a los miembros del equipo y sus responsabilidades.
- Quién debe asistir a la reunión.
- Usar los recursos humanos de forma
sabia.
6.-Aspectos Logísticos.
-Puede ser el factor de éxito o fracaso de su reunión.
- Ubicación, tiempo, materiales, arreglo del salón y de las sillas.
7.- Invitar a las personas y distribuir agenda.
- Convocatoria.
- Determinar el medio por el cual se debe convocar.
¿Qué debemos hacer
DURANTE
la reunión?
1.- Código de Conducta.

-Motive a su organización a desarrollar un código de conducta para sus reuniones.


Ventajas:

1.-Todos operan a partir de una serie común de expectativas de una reunión .

2.-Las personas pueden medir su conducta así como la conducta de otros contra el código.
Matriz de Métodos de Reunión
.

NOTA:
Ver cuadro de Matriz de reunión, dentro de la CARPETA.
2.- Ejecución de aspectos de contenido.

- Desarrollo del mensaje o tema de la reunión.

-Preparar de manera anticipada tomando en consideración la audiencia y el objetivo de la reunión.
3.-Discutir Todo.

- Si discutir bien es un arte hacerlo en las reuniones lo es mucho más.

- Ser flexible no es ningún signo de debilidad sino una forma de acercar posiciones.
4.-Resolución de Problemas .

1. Describir de forma precisa el problema o resultados observables, no las causas.

2. Describir el resultado deseado.

3. Evaluar el problema en términos de valor creado o destruido, tiempo seguridad, calidad de vida Y preguntar ¿ vale la pena resolver el problema?

4. Hacer tormenta de ideas.

5. Adherirse a la solución recomendada.

6. Elegir soluciones.
5.-Desempeño del Facilitador.

- Persona que dirige la reunión y se encarga de que se siga la agenda y se logren los objetivos de la reunión.

-Desempeño del facilitador en tres aspectos.

Energía , manejo de preguntas, manejo de conflictos.

6.- Manejo de indecencias.

- Argumentos y propuestas a favor o en contra de lo que se había preparado.

- Temas fuera del objetivo de la reunión.
7.-Cierre de la reunión.


-Definir los acuerdos o decisiones alcanzados por el grupo.


-Establecer las tareas y fechas de culminación de las mismas.


-Registrar en un documento lo dicho en la reunión
(minuta o acta de reunión).


-Dejar constancia de los participantes que asistieron.
¿Qué hacer
DESPÚES
de la reunión?
1.-Completar la acción.

-Verificar que todos los objetivos hayan sido completados.
Líder:
Se encarga de…

1.Conducir a una revisión formal e informal de la reunión.

2.Completar la acción con los miembros del equipo.

3.Distribuir la minuta de la reunión.
Miembros del equipo:

1.-Revisar las minutas para asegurar
su exactitud.

2.-Completar y reportar las asignaciones a tiempo.

3.-Obtener ayuda inmediata si se requiere.
Registrador.

Transcribir notas.

2. Revisarlas.

3. Reunirse con el Líder.
INTERMENDIO


10 min...
Ponencia del Experto.



Lic. Hernán Salinas.
Dinámica Grupal

.
Recomendaciones.

1.- Hacer las reuniones en un horario y lugar adecuado.
2.- Planificar la reunión con tiempo.
3.- Realizar la agenda y tomar en cuenta:
-Los puntos a tratar.
-Tiempo para cada punto.
4. Manejar la reunion con cuotas de humor.
5. Prevenir la formación de bandos entre los asistentes.
6. Concretar las ideas de la reunión.
7. Asegurarse que todos los miembros de la reunion tengan el derecho de hablar.
8. Mantener siempre el orden de la reunión.
9. Evitar desviarse del tema y el objetivo.
10. Antes de terminar la reunión, asegurarse que los participantes hayan entendido todo.
11. Dividir las responsabilidades entre los miembros.
12. Resolver los problemas.
Fuentes Consultadas.

FUENTES BIBLIOGRÁFICAS:

-Definiciones, disponibles en: Robbins R, Coulter M.(2005). Administración. Distrito Federal, México: Pearson Educación.

-Definiciones, disponibles en: Covey, S.(2006). Los siete hábitos de la gente altamente efectiva. Lima, Perú.
FUENTES VIRTUALES:

Discutir Todo, disponible en:
http://eltrasterodepalacio.wordpress.com/2012/01/26/el-arte-de-discutir-y-su-influencia-en-las-reuniones.

Puntualidad, disponible en:
en:http://mba.americaeconomia.com/articulos/reportajes/8-pasos-para-una-reunion-de-trabajo-exitosa.
¡ GRACIAS !
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